ビジネスメールの返信は、適切な言葉遣いや表現を考えることが重要です。今回は、ビジネスメールの返信における基本的なマナーと具体的な例文を紹介します。
ビジネスメールの返信マナー
ビジネスメールの返信には、以下の基本的なマナーがあります。
- 迅速な返信: 受け取ったメールにはできるだけ早く返信することが重要です。理想的には24時間以内に返信しましょう。返信が遅れる場合は、受領した旨を先に伝え、詳細は後ほど送ると良いでしょう。
- 営業時間内に返信: 先方の営業時間内に返信するのが基本です。やむを得ず時間外に返信する場合は、「夜分遅くに失礼いたします」などの一言を添えましょう。
- 件名の「Re:」は消さない: 件名に「Re:」を残すことで、返信メールであることが一目でわかります。やり取りが続く場合は、件名を変更せずに返信しましょう。
- 名前や社名を間違えない: 先方の名前や社名を間違えるのは失礼にあたります。送信前に必ず確認しましょう。
- CCで受け取ったメールには返信しない: CCに入っている場合は基本的に返信しないのがマナーです。ただし、内容に応じて返信が必要な場合は、送信者のみに返信するか、全員に返信するかを判断しましょう。
具体的な返信例文
以下に、ビジネスメールの返信例文を紹介します。
相手に返信を催促したいとき
急ぎの用件ではない限り、丸2日ほど待ちましょう。3日以降も返信がない場合は、まずメールが相手に届いているか確認し、催促メールを送ります。催促メールは午前中に送信すると良いでしょう。
件名: Re: ○○について
株式会社〇〇
〇〇様
お世話になっております。
株式会社△△の□□です。
先日お送りしたメールについて、まだご返信をいただいておりません。
お忙しいところ恐縮ですが、ご確認のほどよろしくお願い申し上げます。
何卒よろしくお願い申し上げます。
署名
相手の要望や提案を断りたいとき
相手からの要望や提案を断る場合でも、配慮が大切です。「できない」などの直接的な表現は避け、「大変恐縮ですが」などのクッション言葉を活用しましょう。
件名: Re: ○○の件
株式会社〇〇
〇〇様
お世話になっております。
株式会社△△の□□です。
この度はご提案いただき、誠にありがとうございます。
大変恐縮ですが、現状ではご要望にお応えすることが難しい状況です。
何卒ご理解賜りますようお願い申し上げます。
署名
退職や担当者変更の連絡に返信する
取引先からの担当者変更や退職の連絡に対する返信例文です。これまでの感謝と今後の活躍をお祈りする言葉を添えましょう。
件名: Re: 退職のご連絡
株式会社〇〇
〇〇様
お世話になっております。
株式会社△△の□□です。
お忙しい中、退職のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。
〇〇様には長期にわたり大変お世話になりました。
突然のご報告に非常に残念な思いではありますが、
今までのお力添えに深く感謝いたします。
〇〇様のより一層のご活躍をお祈りしております。
またご縁がありましたら、何卒よろしくお願い申し上げます。
署名
まとめ
ビジネスメールの返信は、内容だけでなく、相手との関係を考えた文章作成が重要です。迅速な返信、適切な言葉遣い、そして相手への感謝を忘れずに記載することで、良好なビジネス関係を築くことができます。