【PowerPoint】スライドマスターで会社テンプレートを整える方法

今回は、PowerPointのスライドマスターを使って、会社テンプレートを整える方法を紹介します。

会社テンプレートにスライドマスターを使う理由

PowerPointで社内資料や提案資料を作るとき、資料ごとにフォント、色、ロゴ位置、フッターがばらばらだと、同じ会社の資料でも印象がそろいません。スライドマスターを使うと、資料全体で共通するデザインや配置をまとめて管理できます。

スライドマスターは、会社テンプレートの共通ルールをまとめて設定する場所です。表紙、章扉、本文、比較表、まとめなど、よく使うレイアウトをあらかじめ作っておくと、作成者が迷わず資料を作れます。

会社テンプレートでは、見た目の統一だけでなく、作業しやすさも大切です。ロゴやフッターを毎回手作業で置くのではなく、マスター側で設定しておくと、資料作成の負担を減らせます。

スライドマスターを編集する前に、テンプレートを何に使うのかを決めます。営業資料、社内報告、研修資料、採用説明、役員会資料では、必要なレイアウトが違います。用途を決めずに作ると、使わないレイアウトが増えたり、必要なレイアウトが不足したりします。

用途別に用意したいレイアウトは次の通りです。

すべてを1つのテンプレートに詰め込むより、用途ごとに必要な型を絞ると使いやすくなります。作成者が選ぶレイアウトが少ないほど、資料のばらつきも抑えやすくなります。

会社テンプレートでは、ロゴ、ページ番号、日付、資料名、機密区分などの位置を決めておきます。これらを通常のスライド上に置くと、作成中に動かしてしまうことがあります。マスター側に置くと、各スライドで位置がそろいやすくなります。

設定時に確認したい点は次の通りです。

表紙にはページ番号やフッターを出さず、本文から表示する運用もあります。会社のルールに合わせて、表紙用レイアウトと本文用レイアウトを分けて作ると扱いやすくなります。

テンプレートでは、フォントと色のルールを決めておきます。タイトル、見出し、本文、注記、グラフの色が毎回違うと、資料全体が散らかって見えます。テーマのフォントやテーマの色を設定しておくと、作成者が標準機能を使ったときも統一しやすくなります。

フォントと色で決めたい項目は次の通りです。

色は増やしすぎないほうが扱いやすくなります。メインカラー、アクセントカラー、グレー系の文字色を決め、強調したい箇所だけに色を使うと、資料全体が整います。

スライドマスターでは、複数のレイアウトを作成できます。会社テンプレートでは、実際によく使う構成を先に用意しておくと、作成者が白紙から悩む時間を減らせます。

用意すると便利なレイアウトは次の通りです。

レイアウト名も分かりやすくします。「レイアウト1」「レイアウト2」のままだと、作成者が選びにくくなります。「表紙」「本文_2カラム」「比較表」「章扉」のように、使う場面が分かる名前にしておくと便利です。

会社テンプレートでは、文字や画像を入れる場所をプレースホルダーで用意しておくと、作成者が配置をそろえやすくなります。画像用プレースホルダーを使えば、写真を差し替えても指定した範囲に収まりやすくなります。

プレースホルダーを使う場面は次の通りです。

通常のテキストボックスだけで作ると、後からレイアウトを適用したときに扱いにくくなる場合があります。テンプレートとして使うなら、可能な範囲でプレースホルダーを使うと運用しやすくなります。

テンプレートを作ったら、実際に数枚の資料を作って試します。見た目だけでなく、作成者が迷わず使えるか、文字が収まるか、画像を差し替えやすいかを確認します。

配布前のチェック項目は次の通りです。

社内に配布する場合は、使い方の説明を長くするより、レイアウト名や初期配置を分かりやすくしておくほうが使われやすくなります。

PowerPointのスライドマスターを使うと、会社テンプレートのロゴ、フッター、フォント、色、レイアウトをまとめて管理できます。用途を決め、よく使うレイアウトを用意しておくことで、資料作成のばらつきを抑えられます。

プレースホルダーを活用し、レイアウト名を分かりやすくすると、作成者が迷わず使えます。配布前には実際に資料を作って試し、文字の収まり、画像の差し替え、フッター表示を確認しましょう。