今回は、Wordで文章の文字数をカウントし、特定の制限内で執筆を進めるための工夫について紹介します。
レポートや応募書類、Web記事の原稿などを作成する際、「○○文字以内でまとめること」といった条件が設定されていることがあります。指定された文字数に合わせて内容を過不足なくまとめるのは、文章作成においてよく求められるスキルの一つです。Wordには、入力した文字数をリアルタイムで確認できる機能が備わっており、これを活用することで、文字数制限のある文書作成をスムーズに進めることが可能になります。
Wordの文字数カウント機能の基本
Wordには、文書全体の文字数や、選択した一部分だけの文字数を簡単に確認できる機能が標準で用意されています。まずは、この基本的な使い方を押さえておくことが大切です。
ステータスバーでの確認方法
最も手軽に文字数を確認する方法は、Wordの画面下部にある「ステータスバー」を見ることです。
- Wordの画面の一番下にある細い帯状の領域（ステータスバー）を確認します。
- そこに「○○文字」という表示があれば、それが現在の文書全体の文字数を示しています。
もし表示されていない場合は、ステータスバーの空いている場所で右クリックし、表示されたメニューの中から「文字数カウント」にチェックを入れることで表示されるようになります。執筆を進めながら、画面の隅で常に現在の文字数を把握できるため、目安として役立ちます。
特定の部分だけをカウントする
文書全体ではなく、ある特定の段落や、書き上げたばかりの一部分だけの文字数を知りたい場面もあるかと思います。
- 文字数を知りたい部分のテキストをドラッグして選択状態にします。
- 画面下部のステータスバーを見ると、「○○ / △△文字」といった形式で表示が変わります。
- 左側の「○○」が現在選択している部分の文字数、右側の「△△」が文書全体の文字数を表しています。
この機能を使うことで、「この段落だけで何文字使っているか」「指定の文字数に対して、あとどのくらい余裕があるか」を部分的に把握しながら書き進めることができます。
文字数カウントの詳細な設定
ステータスバーの表示だけでも目安にはなりますが、文字数制限のある書類では、「空白（スペース）を文字数に含めるかどうか」といった細かいルールが設けられていることがあります。そのような場合は、より詳細なカウント機能を使用します。
「文字カウント」ダイアログボックスの使い方
詳細な情報を確認するには、専用のダイアログボックスを開きます。
- 画面上部のメニューから「校閲」タブを開きます。
- 「文章校正」のグループにある「文字カウント」のボタンをクリックします。
- 「文字カウント」という小さなウィンドウが表示されます。
ここには、ページ数、単語数、文字数（スペースを含めない）、文字数（スペースを含める）、段落数、行数といった詳細な情報が一覧で表示されます。
スペースの扱いに関する注意点
指定された文字数制限において、スペースが1文字として数えられるのか、それともカウントから除外されるのかは、提出先によって異なることが多いようです。「文字カウント」ダイアログボックスでは、「文字数（スペースを含めない）」と「文字数（スペースを含める）」の両方が表示されるため、ルールに合わせて適切なほうの数値を確認することが大切です。
また、ウィンドウの下部にある「テキストボックス、脚注、文末脚注を含める」というチェックボックスもあります。図形の中に書いた文字や、ページ下部の注釈部分も文字数制限に含まれる場合は、ここにチェックを入れておく必要があります。
文字数制限に合わせて文章を整えるTips
文字数を把握する方法がわかったところで、実際に制限内で文章をまとめるためのちょっとした工夫やテクニックをいくつか紹介します。
アウトラインを作成して文字数を割り振る
いきなり本文を書き始めるのではなく、まずは文書の構成（アウトライン）を作り、それぞれの項目にどのくらいの文字数を割り当てるかを大まかに決めておく方法です。
例えば、全体で2000文字の制限がある場合、「導入部分に300文字、本題の3つの見出しにそれぞれ500文字ずつ、まとめに200文字」といったように目安を設定します。このように全体像を描いておくと、特定の項目だけが長くなりすぎて、他の項目を書くための文字数が足りなくなってしまうといった事態を避けることができます。
削るべき言葉を見つける視点
文字数が制限を超えてしまった場合、内容を損なわずに文章を短く削る作業が必要になります。その際、以下のような点を見直すことで、すっきりとした文章に整えやすくなります。
- 重複している表現の省略：同じ意味の言葉が連続して使われていないか確認します。
- 冗長な言い回しの変更：「～することができる」を「～できる」に、「～ということになっている」を「～となっている」に直すなど、簡潔な表現に置き換えます。
- 接続詞の整理：「また」「さらに」「そして」などの接続詞が多すぎないか確認し、文脈から判断できる場合は思い切って削ってみます。
- 修飾語の整理：意味を伝える上で必須ではない、過度な修飾語を見直します。
文字数が足りない場合の広げ方
逆に文字数が足りない場合は、無理に言葉を飾り立てて引き伸ばすのではなく、内容の具体性を高める方向で加筆するのが効果的と考えられます。
- 具体例の追加：説明している内容に対して、実際のケースや具体的な事例を交えて説明を補足します。
- 背景や理由の深掘り：なぜその結論に至ったのか、その背景にある状況や理由をもう少し丁寧に説明します。
- 想定される疑問への回答：読み手が疑問に感じそうな点について、先回りして解説を加えます。
まとめ
Wordの文字数カウント機能を活用することで、制限文字数に対して今自分がどの地点にいるのかを把握しながら執筆を進めることができます。ステータスバーでの簡易的な確認と、「文字カウント」機能での詳細な確認を使い分け、ルールに沿った文書作成を行うことが大切です。文字数をコントロールする作業は、結果として無駄のない、読み手に伝わりやすい文章を作ることにも繋がります。日頃から文字数を意識する習慣をつけてみてはいかがでしょうか。