今回は、PowerPointの「ノート」機能を使って、発表用原稿をきれいに印刷する方法と、余白を調整するコツについて紹介します。
プレゼンテーションの本番では、スライドに表示しきれない補足説明や、話す内容の台本をまとめた「ノート」が不可欠です。
PowerPointには、各スライドの下部にこのノートを入力する機能があり、スライドの画像と原稿をセットにして紙に印刷することができます。
しかし、初期設定のまま印刷すると、スライドの画像が小さすぎたり、無駄な余白が多すぎて文字が読みにくかったりすることがあります。
ここでは、発表時の手元資料として見やすいノートを作成するための印刷設定と、レイアウトの調整方法について見ていきます。
ノートを印刷するための基本的な手順
まずは、入力したノートを含めて印刷するための基本操作を確認しましょう。
通常のスライド印刷とは少し異なる設定を選ぶ必要があります。
「ノート」形式で印刷を指定する
ノートの印刷は、印刷画面のレイアウト設定から行います。
- 画面左上の「ファイル」タブをクリックし、「印刷」のメニューを開きます。
- 「設定」という項目の下にある、印刷レイアウトを選ぶドロップダウンリスト（初期状態では「フルページサイズのスライド」となっている部分）をクリックします。
- 「印刷レイアウト」の項目の中にある「ノート」を選択します。
これで、画面右側のプレビューに、ページの上半分にスライドの縮小画像、下半分に入力したノート（原稿）のテキストが配置されたイメージが表示されます。
問題がなければ、そのまま印刷ボタンを押すことで手元用の資料として出力できます。
白黒印刷で見やすさを優先する
発表用の原稿として自分が見るだけの資料であれば、カラー印刷にする必要はありません。
むしろ、カラーのスライドをグレースケールで印刷すると、背景が濃い色で文字が潰れてしまうことがあります。
プレビュー画面の下にある「カラー」のドロップダウンリストから、「単純白黒」や「グレースケール」を選ぶと、インクの節約になるだけでなく、テキストの視認性も向上するためおすすめです。
ノートのレイアウトと余白を調整するTips
標準のノートレイアウトでは使いにくいと感じる場合、「ノートマスター」という機能を使うことで、スライドのサイズやテキストエリアの位置を自由に変更できます。
見やすい原稿を作るためのカスタマイズ方法を紹介します。
ノートマスターでレイアウトを編集する
ノートマスターは、ノート印刷時の全体のひな型（テンプレート）を編集できる画面です。
- 画面上部の「表示」タブを開きます。
- 「マスター表示」グループの中にある「ノートマスター」をクリックします。
- ノート印刷時のレイアウト画面が表示されます。
この画面には、スライドの画像が入る枠（プレースホルダー）と、ノートのテキストが入る枠が配置されています。
それぞれの枠をクリックして選択し、四隅にある丸いハンドルをドラッグすることで、サイズを大きくしたり小さくしたりすることが可能です。
余白を減らして文字を大きく表示する
ノートを印刷した際、「文字が小さくて読みづらい」という場合は、ノートマスターでテキスト枠を広げて対応します。
初期設定ではページの下部に日付やページ番号の枠があるため、テキスト枠の下に広い余白ができています。
必要なければ、これらの不要な枠を選択して削除（Deleteキー）してしまいましょう。
その後、テキスト枠を下に向かって目一杯広げることで、原稿を書けるスペースが大きくなります。
同時に「ホーム」タブに戻り、枠内の文字のフォントサイズを「14」や「16」など少し大きめに設定しておくと、薄暗いプレゼン会場でも原稿が読みやすくなるでしょう。
編集が終わったら、「ノートマスター」タブの「マスター表示を閉じる」をクリックして元の画面に戻ります。
ノート機能に関する便利な使い方
ノート機能は、印刷する以外にもプレゼンテーションの準備を助けるいくつかの使い方があります。
本番の環境に合わせて活用したいポイントをまとめました。
発表者ツールで画面に表示する
もし、プレゼン本番で自分の手元にパソコンの画面を置ける環境であれば、紙に印刷しなくてもノートを活用できます。
スライドショーを実行する際、「スライドショー」タブから「発表者ツールを使用する」にチェックを入れておきます。
プロジェクターをつないだ状態でスライドショーを開始すると、スクリーンにはスライドだけが映り、手元のパソコン画面にはスライドの縮小画像とノートのテキスト、経過時間などが表示されます。
この機能を使えば、ペーパーレスでスマートに発表を進めることができ、文字の大きさも画面上のボタンで簡単に調整できるため非常に便利です。
Wordにエクスポートして編集する
ノートの内容を大幅に書き換えたり、複雑なレイアウトの配布資料を作ったりしたい場合は、Wordの機能を使うのが効率的です。
「ファイル」タブの「エクスポート」から「配布資料の作成」を選び、「Microsoft Word で配布資料を作成」をクリックします。
「スライド横にノート」などのレイアウトを選んでOKを押すと、スライドの画像とノートがWordの文書として自動的に変換されます。
Word上でフォントや段落を整えれば、社内共有用のしっかりとしたマニュアルや議事録のベースとしても活用できるでしょう。
まとめ
今回は、PowerPointのノート機能を印刷する方法と、レイアウトを調整するコツについて紹介しました。
印刷画面でレイアウトを「ノート」に変更するだけで、スライドと原稿をセットにした発表用資料を簡単に出力できます。
また、「ノートマスター」を使って不要な余白を削り、テキスト枠を広げることで、本番でも読みやすい文字サイズの原稿を作ることが可能です。
紙の資料として準備するのはもちろん、発表者ツールやWordへの書き出しなど、状況に合わせた活用方法を知っておくことで、プレゼンテーションの準備がさらにスムーズになるでしょう。