今回は、PowerPointの発表者ツールを使ってプレゼンテーションのリハーサルと本番を成功させるコツを紹介します。
発表者ツールとは？
プレゼンテーションの本番では、スクリーンにスライドを映し出しながら話を進めますが、その際、手元のパソコン画面にはスライド以外の情報を表示できることをご存知でしょうか。それを実現するのが、PowerPointの「発表者ツール」です。
発表者ツールを使うと、プロジェクターなどの外部ディスプレイにはスライドの全画面のみを映し、手元のパソコン画面には現在のスライド、次のスライド、発表用のカンペ（ノート）、経過時間などを同時に表示させることができます。
これにより、次にどんな話をするのかをあらかじめ確認でき、時間配分を気にしながら余裕を持ってプレゼンテーションを進めることが可能になります。
ノート機能を活用してカンペを作成する
発表者ツールで最も役立つのが、スライドの下に用意されている「ノート」領域です。ここに入力したテキストは、本番のスクリーンには映し出されず、手元の画面にだけ表示されます。
- 話す内容の要点をまとめる：一言一句を台本のように書き出すのではなく、絶対に伝えたいキーワードや、話の構成の軸となるポイントを箇条書きにしておくのがおすすめです。
- 数値を正確に伝える：暗記するのが難しい具体的なデータや金額、日付などを記載しておくと、自信を持って正確な情報を伝えることができます。
- 質疑応答の準備：スライドに関する補足データや、予想される質問への回答案をメモしておくと、不意な質問にも慌てずに対応できます。
文字のサイズは発表者ツールの画面上で調整できるため、自分が一番読みやすい大きさに設定しておきましょう。
リハーサル機能で時間配分をチェックする
充実したスライドとノートが完成したら、本番を想定したリハーサルを行います。PowerPointの「リハーサル」機能を使うと、スライドの切り替えにかかった時間を自動的に記録してくれます。
- 「スライドショー」タブから「リハーサルの設定」をクリックします。
- タイマーが起動し、スライドショーが始まります。本番と同じように話しながら進めます。
- 最後まで終わると、プレゼンテーション全体にかかった時間が表示されます。
この機能を使うことで、予定の持ち時間に収まっているか、特定のページで時間を使いすぎていないかを客観的に確認できます。時間がオーバーしている場合は、内容を削るか、話すスピードを調整するといった対策を練ることができます。
本番で役立つ便利な機能
発表者ツールには、プレゼンテーションをより魅力的にするための便利な機能が備わっています。
たとえば、ペンツールやレーザーポインターを使えば、スライド上の重要な箇所を画面上で指し示したり、丸で囲んだりして強調することができます。また、画面の一部を拡大表示する機能を使えば、細かい図表や小さな文字を一時的に大きく見せることも可能です。
これらの機能をリハーサルの段階から試しておき、本番でスムーズに操作できるように準備しておくことが大切です。
まとめ
PowerPointの発表者ツールとリハーサル機能は、プレゼンテーションの成功率を大きく引き上げるための心強い味方です。
ノート機能で正確な情報を手元に置き、リハーサル機能で時間配分を体に覚え込ませることで、本番の緊張や不安をやわらげることができます。これらの機能を積極的に活用し、聞き手を惹きつける自信に満ちたプレゼンテーションを実現してみてください。