今回は、PowerPointの「セクション」機能を使って、スライドを効率的に整理し、スムーズにプレゼンテーションを進行するコツを紹介します。
増えすぎたスライドを整理する悩みを解決
企画書や提案書など、内容が充実してくると、PowerPointのスライド枚数も数十枚、時には百枚を超えることがあります。スライドの枚数が増えると、「あの図表を入れたスライドはどこだったかな？」と探すのに手間取ったり、全体構成の流れが把握しにくくなったりします。
また、プレゼンテーションの最中に、質疑応答で以前のスライドに戻る際、目的のスライドをすぐに見つけられず、もたついてしまうことも起こりがちです。
このような「スライド迷子」を防ぎ、大量のスライドをスッキリと管理するために役立つのが、セクション機能です。
セクション機能でスライドをグループ化
セクション機能とは、複数のスライドを「章（チャプター）」のようなグループにまとめることができる機能です。本に目次があるように、プレゼンテーション全体を意味のあるまとまりで区切ることで、構成が視覚的にわかりやすくなります。
セクションを追加するには、画面左側のサムネイルペイン（スライドが小さく並んでいる部分）で、区切りたい場所を右クリックし、「セクションの追加」を選択するだけです。
- 分かりやすい名前を付ける：追加したセクションには、「導入」「市場分析」「提案内容」「まとめ」「参考資料」といった具体的な名前を付けられます。
- 折りたたみと展開：セクション名の横にある小さな三角マークをクリックすると、そのセクションに含まれるスライドを折りたたんだり、展開したりできます。
不要な部分を折りたたんでおくことで、画面がすっきりし、現在作業している部分に集中しやすくなります。
セクションを活用した編集の効率化
セクションでグループ化しておくと、スライドの編集作業も大幅に効率化されます。
- 順番の入れ替えが簡単：「市場分析」の章全体を「提案内容」の後ろに移動させたい場合、スライドを1枚ずつ移動させる必要はありません。セクションの見出しをドラッグ＆ドロップするだけで、そのセクションに含まれるスライドをまとめて移動できます。
- 一括操作が可能：セクション見出しをクリックすると、その中のスライドがすべて選択された状態になります。この状態でデザインテーマを変更したり、アニメーションを一括で削除したりと、グループ全体に対する編集を一度に行うことができます。
- 印刷の指定がラク：印刷する際、「参考資料のセクションだけを印刷する」といった指定が可能になり、必要な部分だけを素早く印刷できます。
プレゼン本番をスムーズにする「ズーム」機能との連携
セクション機能の真価は、プレゼンテーション本番でも発揮されます。PowerPointの新しいバージョンに搭載されている「ズーム」機能（サマリーズーム）を使うと、設定したセクションの先頭スライドを並べた、目次のようなスライドを自動で作成できます。
本番中、この目次スライドの画像をクリックすると、そのセクションへ滑らかにズームインしてジャンプします。聞き手の関心に合わせて話す順番を柔軟に変えたり、質疑応答で特定の章に素早く戻ったりできるため、非常にスマートな進行が可能になります。
まとめ
PowerPointのセクション機能は、長編のプレゼンテーション資料を作成する上で、構成の整理と作業の効率化に欠かせない機能です。
スライドを意味のあるグループに分けることで、作成者自身が全体像を把握しやすくなるだけでなく、ズーム機能と組み合わせることで、聞き手にとっても分かりやすく、魅力的なプレゼンテーションを実現できます。スライドの枚数が多いと感じたら、ぜひセクション機能を取り入れてみてください。