今回は、Microsoft TeamsでPowerPointのスライドを共有・発表する方法と、オンライン発表をスムーズに進めるための活用術を紹介します。
TeamsでPowerPointを共有する方法
画面共有でスライドショーを見せる方法
TeamsのWeb会議中にPowerPointのスライドショーを参加者に見せる方法として、最も一般的なのが「画面共有」です。
- Teams会議の画面下部にある「共有」ボタンをクリックします。
- 「ウィンドウ」または「画面全体」を選択します。
- 「ウィンドウ」を選ぶと、開いているPowerPointのウィンドウだけを共有でき、他の画面は参加者に見えません。
- PowerPointでスライドショーを開始します（F5キーまたは「スライドショー」タブから）。
ウィンドウ単位で共有することで、メモや他のアプリが参加者に見えてしまうリスクを防げます。
PowerPointファイルを直接Teamsで共有する方法
TeamsにはPowerPointファイルを直接開いて発表できる機能があります。
- Teams会議中に「共有」→「PowerPoint Live」を選択します。
- OneDriveやSharePointに保存されているPowerPointファイルを選択します。
- ファイルが読み込まれ、参加者の画面にスライドが表示されます。
「PowerPoint Live」を使うと、発表者は発表者ビューを使いながら参加者はスライドを見られるという、通常のスライドショーと同じ体験をオンラインで再現できます。また、参加者が自分のペースでスライドをスクロールしたり、翻訳機能を使ったりすることも可能です。
PowerPoint Liveの便利な機能
発表者ビューを活用する
PowerPoint Liveを使った発表中は、発表者だけが「発表者ビュー」にアクセスできます。発表者ビューでは、現在のスライド・次のスライドのプレビュー・スピーカーノートが一覧表示され、本番中でも落ち着いて進行の確認ができます。
スライドへの書き込み機能
Teamsでの発表中、スライド上にペンツールを使って書き込みやアンダーラインを入れられます。重要なポイントを強調したいときに役立ちます。書き込んだ内容は発表終了後に保存するかどうかを選択できます。
参加者によるスライド操作を制御する
PowerPoint Liveでは、参加者が独自にスライドをスクロールして先のスライドを見られる設定が標準でオンになっています。全員に同じスライドを見てもらいたい場合は、「発表者に追従する」設定をオンにするよう参加者に案内するか、発表者側が設定を管理します。
Teamsでの発表をスムーズにするコツ
事前にテスト発表を行う
本番前に同じ環境でテスト発表を行い、スライドが正しく表示されるか、アニメーションが動作するかを確認しておくと安心です。特に動画や音声を含むスライドは、共有方法によって音が参加者に届かないケースがあるため、事前に確認が必要です。
動画の音声を参加者に届けるには、画面共有時に「コンピューターの音声を含める」オプションをオンにする必要があります。
スライドをチャットで共有する
発表後に参加者がスライドを手元で確認できるよう、TeamsのチャットにPowerPointファイルを添付して共有するのも効果的です。資料のURLをOneDriveやSharePointのリンクとして貼り付けると、参加者がブラウザから直接閲覧・ダウンロードできます。
バーチャル背景とカメラ設定を整える
発表者が映り込む場面では、Teamsのバーチャル背景やぼかし機能を活用して、背景が気になる場合でも清潔感のある印象を保てます。「設定」→「デバイス」からカメラ・マイクの品質も事前に確認しておくと、発表中のトラブルを減らせます。
PowerPointとTeamsを連携させる際の注意点
- ファイルの保存場所：PowerPoint
LiveはOneDriveまたはSharePointに保存されているファイルを使用します。ローカルのPCにのみ保存しているファイルは事前にクラウドにアップロードが必要です。 - フォントの埋め込み：特殊なフォントを使用している場合は、他の環境で開いたときに文字化けすることがあります。「ファイル」→「オプション」→「保存」から「ファイルにフォントを埋め込む」をオンにしておくと安心です。
- アニメーションの確認：PowerPoint
Liveではアニメーション機能に一部制限がかかる場合があります。複雑なアニメーションを多用している場合は、通常の画面共有での発表が安定することもあります。
まとめ
TeamsでPowerPointを共有・発表する方法には、画面共有とPowerPoint Liveの2種類があります。PowerPoint
Liveを使うと発表者ビューやペン書き込みなど、対面発表に近い体験をオンラインで実現できます。発表前のテスト・音声設定・フォント埋め込みなど、準備をしっかり整えることで、スムーズなオンラインプレゼンテーションが行えます。