今回は、Wordで作成した見積書や社外秘の企画書など、重要な文書をPDF化する際に、パスワードを設定してセキュリティを高める方法について紹介します。
なぜPDFにパスワードを設定するのか
Wordで作成した文書を他人に送る際、内容が勝手に改ざんされないようにPDF形式に変換して送るのが一般的です。しかし、メールの誤送信や、USBメモリの紛失など、予期せぬトラブルでファイルが関係のない第三者の手に渡ってしまうリスクは常に存在します。
そのような万が一の事態に備え、PDFファイル自体に「パスワード（暗号化）」をかけておくことが重要です。パスワードを知らない人はファイルを開くことすらできないため、機密情報の漏洩を未然に防ぐことができます。Wordには、PDFに変換する操作と同時に、このパスワードを設定する機能が標準で備わっています。
Wordから直接パスワード付きPDFを作成する手順
専用のPDF編集ソフトを使わなくても、Wordの「エクスポート」機能から簡単にパスワード付きのPDFを作成できます。
- Wordで文書が完成したら、「ファイル」タブをクリックします。
- 左側のメニューから「エクスポート」を選択します。
- 「PDF/XPS ドキュメントの作成」をクリックし、右側の「PDF/XPS の作成」ボタンを押します。
- 保存先を指定するダイアログボックスが表示されたら、保存ボタンのすぐ上にある「オプション」ボタンをクリックします。
- オプション画面の下部にある「ドキュメントをパスワードで暗号化する」という項目にチェックを入れ、「OK」を押します。
パスワードの入力と設定
「OK」を押すと、パスワードを設定するための専用のダイアログボックスが表示されます。
- 「パスワード」の欄に、設定したい任意の文字列（半角英数字など）を入力します。
- 確認のため、「パスワードの再入力」の欄にも同じ文字列を入力します。
- 「OK」をクリックし、元の画面に戻ったら「発行（または保存）」ボタンを押してPDFを作成します。
これで、指定した保存先にパスワード付きのPDFファイルが生成されます。
パスワード設定時の注意点
セキュリティを高めるためのパスワード設定ですが、運用方法を間違えると効果が半減したり、後で自分が困ったりすることになります。
適切なパスワードの選び方
「1234」や「password」、あるいは会社の電話番号など、推測されやすい単純なパスワードは避けるべきです。大文字、小文字、数字を組み合わせた推測されにくい文字列を設定することが、セキュリティの基本となります。
また、パスワードを設定したPDFファイルをメールで相手に送る際、同じメールの本文内に「パスワードは〇〇です」と書いてしまっては、誤送信した際に意味がありません。ファイルが添付されたメールとは別に、もう1通パスワードだけを知らせるメールを送るか、チャットツールや電話など別の手段でパスワードを伝えるのが安全な運用方法です。
パスワードを忘れた場合の対処
設定したパスワードは、絶対に忘れないように管理してください。
Wordの機能で暗号化されたPDFは、パスワードを忘れてしまうと、作成した本人であっても開くことができなくなります。Word側から「パスワードを解除して開く」といった救済措置はないため、特に重要なデータの場合は、暗号化する前の元のWordファイル（.docx）を安全な場所にしっかりと保存しておくことが不可欠です。
PDFの印刷や編集の制限について
Wordの標準機能で設定できるのは、「ファイルを開くためのパスワード（オープンパスワード）」のみです。つまり、パスワードを知っている人であれば、ファイルを開いた後に自由に印刷したり、PDFのテキストをコピーしたりすることができます。
もし、「ファイルを見ることは誰でもできるが、印刷やコピーは禁止したい」といった、より細かな権限設定（権限パスワード）を行いたい場合は、Wordの機能だけでは対応できないため、Adobe
Acrobatなどの専用のPDF編集ソフトウェアを併用する必要があります。用途に合わせてツールを使い分けるとよいでしょう。
まとめ
Wordで作成した重要な文書をPDFで共有する際、エクスポートのオプションから「パスワードで暗号化」する設定を行うことで、情報漏洩のリスクを大きく減らすことができます。操作自体は数回のクリックで完了するため、見積書や個人情報が含まれるデータを扱う際は、この機能を習慣化しておくことをおすすめします。同時に、パスワードの伝達方法や元ファイルの保管にも気を配り、安全な情報のやり取りを心がけましょう。