今回は、Wordで論文やレポートなどの長文を作成する際、画像や表に付ける「図表番号（図1、表1など）」を自動で連番にし、後から図を追加・削除しても番号が自動更新されるようにする機能について紹介します。
手入力での図表番号付けの限界
Wordで資料を作成する時、挿入した画像の下に「図1：〇〇のグラフ」「図2：△△の構成図」といったキャプション（説明文）を付けることがよくあります。
これをキーボードから直接「図1」と手入力していると、後になって「図1と図2の間に、もう一つ新しい図を追加したい」となった場合、それ以降のすべての番号を「図3」「図4」と手作業で書き直さなければなりません。この作業は非常に手間がかかり、直し忘れによる番号のズレ（図が3つあるのに番号が図4になっている等）といったミスを誘発します。
このようなトラブルを防ぐために、Wordの「図表番号の挿入」機能を使います。
図表番号を挿入する手順
この機能を使うと、Wordが図や表の順番を記憶し、自動的に「1, 2, 3…」と連番を振ってくれます。
画像や表にキャプションを付ける
- 番号を付けたい画像、または表を選択（クリック）します。
- リボンの「参考資料」タブを開きます。
- 「図表」グループの中にある「図表番号の挿入」をクリックします。
- ダイアログボックスが開きます。「ラベル」のドロップダウンリストから、図の場合は「図」、表の場合は「表」を選びます。
- 上の「図表番号」というテキストボックスに「図
1」と自動で表示されるので、その後ろに続けてタイトルのテキスト（例：「：売上推移」など）を入力します。 - 「位置」のプルダウンで、選択した項目の上に配置するか、下に配置するかを選び、「OK」をクリックします。
これで、画像の下（または表の上）に、自動連番の付いたキャプションが挿入されます。次の画像で同じ操作をすると、自動的に「図 2」として挿入されます。
図を追加・削除した際の自動更新
この機能の最大のメリットは、途中に図を挿入したり、既存の図を削除したりした時に発揮されます。
番号を最新の状態に更新する
例えば、図1と図2の間に新しい図を挿入し、先ほどの手順で図表番号を付けると、新しい図が「図2」となり、元々「図2」だったものは自動的に「図3」に押し出されます。
ただし、Wordの画面上ですぐに番号が切り替わらない場合（特に本文中で番号を参照している場合など）があります。その時は、以下の操作で文書全体の番号を強制的に最新の状態に更新します。
- キーボードの「Ctrl」キーを押しながら「A」キーを押し、文書全体を選択状態にします。
- その状態で、対象の図表番号の上（または本文中のどこか）で右クリックします。
- 表示されたメニューから「フィールド更新」をクリックします。（または、キーボードの「F9」キーを押します）
これで、文書内にあるすべての図表番号が、現在の並び順に合わせて正しく振り直されます。
本文中から図表番号を参照する（相互参照）
図表番号を自動化したなら、本文の文章もそれと連動させるのがベストです。
本文中に「詳細は図2を参照してください」と書く際、この「図2」も手入力してしまうと、図の番号が図3に変わった時に本文の辻褄が合わなくなります。
相互参照機能の使い方
- 本文中の、「詳細は」のあとにカーソルを置きます。
- 「参考資料」タブの「図表」グループにある「相互参照」をクリックします。
- 「参照する項目」を「図」にします。
- 「相互参照の文字列」を「番号とラベルのみ」にします。
- 下のリストから参照したい図（例：図2：売上推移）を選んで「挿入」をクリックします。
このように入力しておけば、先ほどの「フィールド更新（F9キー）」を行った際、本文中の「図2」という文字も、図の並び順の変更に合わせて「図3」などと自動的に更新されるようになります。
まとめ
Wordの「図表番号の挿入」と「相互参照」機能を組み合わせて使うことで、図や表の追加・削除に伴う番号の振り直し作業から完全に解放されます。ページ数が多く、図解がたくさん入ったマニュアルやレポートを作成する際には、最初からこの機能を使ってキャプションを管理する習慣をつけると、修正の手間とミスを劇的に減らすことができます。