今回は、Wordのハイパーリンク機能と相互参照を活用して、読者が情報にアクセスしやすい文書を作る方法を紹介します。
ハイパーリンクで外部情報とつなぐ
Wordで作成した案内状やマニュアルをPDFや電子データとして配布する際、関連するウェブサイトのURLやメールアドレスを記載することがあると思います。単に文字としてURLを記載するだけでなく、クリック（またはタップ）するだけで直接そのウェブサイトを開けるように設定するのが「ハイパーリンク」機能です。
読者が自らURLをコピーしてブラウザに貼り付ける手間を省けるため、とても親切な文書になります。
ウェブサイトへのリンクを設定する
URLの文字列にそのままリンクを貼ることもできますが、文章の中の特定の言葉（例えば「当社のホームページはこちら」の「こちら」の部分など）にリンクを埋め込むと、見た目がすっきりとします。
- リンクを設定したい文字（例：詳細ページ）をドラッグして選択します。
- 選択した文字の上で右クリックし、メニューから「リンク」または「ハイパーリンク」を選びます。
- 「ハイパーリンクの挿入」という画面が開きます。左側の「リンク先」で「ファイル、Webページ」が選ばれていることを確認します。
- 画面下部の「アドレス」という入力欄に、飛ばしたいウェブサイトのURL（http://〜など）を入力（または貼り付け）します。
- 「OK」をクリックすると、選択した文字が青色になり、下線が引かれます。これがリンクが設定された合図です。
メールアドレスへのリンクを設定する
お問い合わせ先としてメールアドレスを記載する場合も同様です。
先ほどの「ハイパーリンクの挿入」画面で、左側の「リンク先」から「電子メールアドレス」を選びます。宛先のメールアドレスと、必要であれば件名を入力して「OK」を押します。読者がそのリンクをクリックすると、パソコンやスマートフォンのメールソフトが自動的に立ち上がり、宛先が入力された状態で新規作成画面が開くため、問い合わせのハードルが下がります。
相互参照で文書内を移動しやすくする
数ページで終わる文書なら問題ありませんが、数十ページに及ぶような長い報告書やマニュアルの場合、「詳細は15ページを参照してください」と記載しても、読者がそこまでスクロールして探すのは大変です。
このような時に役立つのが「相互参照」です。相互参照を使うと、文書内の別の見出し、図表、脚注などの場所へ、クリック一つでジャンプできるリンクを作ることができます。
見出しへのジャンプを設定する
相互参照を利用するには、ジャンプ先となる場所に「見出しスタイル」が設定されているか、「ブックマーク」が登録されている必要があります。今回は、見出しスタイルが設定されている前提で手順を進めます。
- 「詳細は〇〇をご覧ください」のように、ジャンプ元となる文章を入力し、クリックさせたい場所（〇〇の部分）にカーソルを合わせます。
- リボンの「挿入」タブを開き、「リンク」グループの中にある「相互参照」をクリックします。
- 「相互参照」ダイアログボックスが開きます。「参照する項目」のプルダウンメニューから「見出し」を選びます。
- その下の「相互参照の文字列」では、文書上にどのように表示させるかを選びます。例えば「見出し文字列」を選ぶと、見出しのタイトルがそのまま挿入されます。「ページ番号」を選ぶと、その見出しがあるページ番号（「15」など）が挿入されます。
- 下部の「見出しの選択」リストから、ジャンプ先にしたい見出しを選びます。
- 「ハイパーリンクとして挿入する」にチェックが入っていることを確認し、「挿入」ボタンをクリックして閉じます。
これで、挿入された文字列をCtrlキーを押しながらクリックすると、一瞬で指定した見出しの場所まで画面が移動するようになります。
相互参照を使う大きなメリット
手入力で「詳細は15ページへ」と書いた場合、後から文章を追加したり削除したりしてレイアウトが変わると、目的の場所が16ページや14ページにずれてしまうことがあります。その都度、手作業でページ番号を直すのはミスのもとになります。
しかし、相互参照を使っておけば、ページがずれたり見出しのタイトルが変わったりしても、リンク先の情報が自動的に更新されます（更新されない場合は、全選択してF9キーを押すか、印刷プレビューを開くと最新の状態に書き換わります）。変更漏れを防ぎ、常に正確な案内ができるのが相互参照の最大の強みです。
まとめ
Wordのハイパーリンクや相互参照は、紙に印刷するだけでは活かしきれない、電子データならではの便利な機能です。参考情報への導線をスムーズにすることで、読者にとってストレスのない、使い勝手の良い資料を作成できると思います。案内文書やマニュアルを作る際には、ぜひこれらのリンク機能を盛り込んでみてはいかがでしょうか。