今回は、ExcelのTEXTJOIN関数を使って、文字をきれいに結合する方法を紹介します。
TEXTJOIN関数は複数の文字をまとめられる
Excelで名簿、住所録、商品リスト、メモ欄を作っていると、複数のセルに分かれた文字をひとつにまとめたい場面があります。姓と名をつなぐ、郵便番号と住所をまとめる、複数の項目を区切り文字付きで並べるといった作業です。
従来は「&」を使って文字を結合する方法がよく使われますが、結合するセルが多いと数式が長くなります。TEXTJOIN関数を使うと、区切り文字を指定しながら複数のセルをまとめられます。空白セルを無視できるため、入力状況がばらつく表でも扱いやすい関数です。
基本の使い方を理解する
TEXTJOIN関数では、区切り文字、空白セルを無視するかどうか、結合したい文字列を指定します。たとえば、複数のセルに入った項目を読点やスラッシュで区切ってひとつのセルにまとめられます。
区切り文字には、スペース、カンマ、読点、ハイフン、改行などを指定できます。住所なら空白なし、タグ一覧ならカンマ区切り、担当者一覧なら読点区切りのように、用途に合わせて選びます。
基本を押さえるために、次の点を確認します。
- どのセルを結合するか決める
- 区切り文字を入れるか決める
- 空白セルを無視するか決める
- 結合後の文字が長くなりすぎないか確認する
- ほかの列で使う予定があるか考える
最初に結合後の形をイメージしておくと、区切り文字を選びやすくなります。
空白セルを無視して見た目を整える
TEXTJOIN関数の便利な点は、空白セルを無視できることです。たとえば、住所の建物名が入力されている行と空欄の行が混ざっている場合でも、空白を無視すれば余計な区切り文字が入りにくくなります。
「&」で結合すると、空白セルがあると不要なスペースや記号が残ることがあります。TEXTJOIN関数で空白を無視する設定にすれば、入力されている項目だけを自然につなげられます。
名簿や住所録では、入力欄のすべてが埋まるとは限りません。部署名、役職、建物名、補足など、行によって有無が分かれる項目は、TEXTJOIN関数と相性がよいです。入力が欠けても形が崩れにくい結合を作れるのが利点です。
住所や氏名を結合する
TEXTJOIN関数は、住所や氏名の整形に使いやすい関数です。姓と名をスペースでつなぐ、都道府県から番地までをひとつにする、部署名と氏名を並べるなど、実務でよくある表作成に向いています。
氏名では、姓と名の間に全角スペースを入れるか、空白なしにするかを決めます。住所では、郵便番号、都道府県、市区町村、番地、建物名をどの順に並べるかを確認します。後から宛名やラベルに使う場合は、表記をそろえておくことが大切です。
住所のように項目が多いデータでは、区切り文字を入れすぎるとかえって読みにくくなることがあります。必要に応じて、郵便番号と住所を別セルにする、建物名だけ別に残すなど、使い道に合わせて結合範囲を決めます。
複数項目を一覧形式にする
TEXTJOIN関数は、複数の項目をひとつのセルにまとめるときにも便利です。たとえば、参加可能な曜日、担当できる業務、対象商品のカテゴリなどを、カンマ区切りや読点区切りで表示できます。
チェック用の列が複数ある場合は、条件に合う項目だけを結合する方法もあります。必要な項目だけを表示できれば、確認用の一覧がすっきりします。関数を組み合わせる場合は数式が長くなりやすいため、補助列を使って段階的に作ると管理しやすくなります。
一覧形式にするときは、読み手が区切りを理解しやすい記号を選びます。社内メモなら読点、システム取り込み用ならカンマ、画面表示用ならスラッシュなど、後工程に合わせるとよいです。
改行を含めて結合する
セル内で項目を行ごとに分けたい場合は、TEXTJOIN関数で改行を区切り文字にする方法があります。複数のメモや住所の各要素を、ひとつのセル内で縦に並べたいときに使えます。
改行を使う場合は、セルの折り返し表示を有効にします。折り返し表示が無効だと、改行を入れても見た目が分かりにくいことがあります。また、行の高さが足りないと一部が隠れるため、表示後に確認します。
改行で結合したセルは見やすい一方で、コピーやCSV出力の際に扱いが変わることがあります。印刷用や確認用なら便利ですが、別システムへ取り込むデータでは、改行を使ってよいか確認します。
結合後のデータを値として使う
TEXTJOIN関数で作った結果は数式です。元のセルを変更すると、結合結果も変わります。これは便利ですが、完成した一覧をほかの人へ渡す場合や、別システムに貼り付ける場合は、値として貼り付けたほうがよいことがあります。
値貼り付けを行うと、数式ではなく文字列として固定できます。提出用の名簿や取り込み用データを作る場合は、元データの変更で内容が変わらないように、必要に応じて値化します。
ただし、値にすると元データとの連動はなくなります。修正が入る可能性がある段階では数式のまま残し、提出直前に別シートへ値貼り付けするなど、作業段階に合わせて管理します。
区切り文字の選び方に注意する
TEXTJOIN関数では区切り文字を自由に選べますが、後でどう使うかによって適した記号は変わります。人が読む一覧なら読点やスラッシュが分かりやすいことがあります。CSVのように別システムへ渡す可能性があるなら、カンマを使うときに項目内のカンマと混ざらないか確認します。
住所や氏名のように自然な文章として見せたい情報では、区切り文字を入れないほうがよい場合もあります。反対に、タグや担当業務のように項目を分けて見せたい情報では、区切りを入れることで読みやすくなります。結合後のセルを読む人や使う先を考えて区切り文字を決めると、再修正を減らせます。
元データの表記をそろえる
文字を結合する前に、元データの表記も確認します。全角と半角、余計な空白、部署名の表記ゆれがあると、結合後の文字列にもそのまま残ります。TEXTJOIN関数は文字を整えて結合する機能ではないため、必要に応じて元のセルを修正します。
入力欄が複数人で更新される表では、入力規則や選択式のリストを使うと表記をそろえやすくなります。結合後の見た目だけを直すより、元データを整えるほうが、次回以降も使いやすい表になります。
まとめ
ExcelのTEXTJOIN関数は、複数のセルに分かれた文字を、区切り文字付きでまとめられる関数です。空白セルを無視できるため、住所、氏名、項目一覧のように入力状況がばらつくデータでも形を整えやすくなります。
使うときは、区切り文字、空白セルの扱い、結合後の用途を先に決めることが大切です。改行を含めた表示や値貼り付けも組み合わせれば、確認用にも提出用にも使いやすい表を作れます。Excelで文字結合を行うときは、TEXTJOIN関数を使って、読みやすく管理しやすいデータに整えましょう。