今回は、ExcelのF4キーを使って直前の操作を繰り返す方法と、日々の作業で使いやすい場面や注意点を紹介します。
この記事は、Microsoft 365のExcel（Windows版デスクトップアプリ）を前提にしています。Mac版ではショートカットキーが異なり、Command+Yで直前の操作の繰り返しを行います。Web版のExcelは基本的な元に戻す・やり直しが中心のため、この記事の操作はデスクトップ版で試すことをおすすめします。
F4キーの「繰り返し」とは
Excelでは、セルの塗りつぶしや行の挿入など、直前に行った操作をもう一度実行できる繰り返しの機能があります。この機能を呼び出すキーがF4です。Ctrl+Yでも同じように繰り返しができます。
たとえば、あるセルを黄色で塗りつぶしたあと、別のセルを選んでF4を押すと、そのセルも同じ黄色で塗りつぶされます。リボンのボタンを何度もたどる必要がなくなるため、同じ操作が続く作業で手間を減らせます。
F4キーが反応しないときは
ノートパソコンなどでは、F1～F12のキーに音量や画面の明るさなどの機能が割り当てられていることがあります。F4を押しても繰り返しにならない場合は、Fnキーを押しながらF4を押すか、キーボードのF-Lockキーを切り替えてから試してください。それでも使いにくい場合は、Ctrl+Yを使う方法もあります。
F4キーが役立つ場面
繰り返しの機能は、同じ操作を離れた場所に何度も行うときに力を発揮します。代表的な使い方を紹介します。
セルの書式を離れたセルにそろえる
- 最初のセルを選び、塗りつぶしの色やフォントの色、太字などを設定します。
- 次に書式を付けたいセルを選びます。
- F4を押すと、直前と同じ書式が適用されます。
- 同じように、セルを選んではF4を押す操作を続けます。
なお、繰り返されるのは直前の1つの操作です。塗りつぶしをしてから太字にした場合、F4で再現されるのは太字だけです。複数の書式をまとめて再現したいときは、［セルの書式設定］ダイアログ（Ctrl+1）で塗りつぶしやフォントなどを一度に設定してから閉じると、その設定が1回の操作として扱われ、F4でまとめて適用しやすくなります。
行や列の挿入・削除を続けて行う
表の途中に何か所か空白行を入れたいときも、F4が便利です。
- 行番号を右クリックして［挿入］を選び、1行目の空白行を入れます。
- 次に行を入れたい位置の行を選びます。
- F4を押すと、同じように行が挿入されます。
削除も同様に、1回目を手作業で行えば、2回目以降はF4で繰り返せます。不要な行がばらばらの位置にある場合に作業がスムーズになります。
罫線を同じ形で引く
［罫線］ボタンから「外枠」や「下罫線」などを設定したあと、別の範囲を選んでF4を押すと、同じ種類の罫線が引かれます。表の小計行だけに罫線を付けるといった作業で使えます。
列幅や行の高さをそろえる
［書式］メニューから［列の幅］を開いて数値を指定したあと、別の列を選んでF4を押すと、同じ幅が適用されます。離れた列の幅をそろえたいときに便利です。
F4キーを使うときの注意点
繰り返せない操作もある
すべての操作が繰り返せるわけではありません。たとえば、セルに関数を入力するような操作は繰り返しの対象になりません。繰り返しができない場合は、F4を押しても何も起こらないか、意図とは違う結果になることがあります。
思った結果にならなかったときは、Ctrl+Zで元に戻してから、手作業で操作し直してください。
数式の編集中は別の働きになる
セルを編集していて、数式の中のセル参照にカーソルがある状態でF4を押すと、繰り返しではなく参照の形式の切り替えになります。「A1」が「$A$1」「A$1」「$A1」と順に切り替わる動きです。
同じF4キーでも、セルを選んでいるだけの状態なら繰り返し、数式を編集している状態なら参照の切り替え、と覚えておくと混乱しにくくなります。
間に別の操作をはさまない
F4で再現されるのは、あくまで「直前の操作」です。書式を付けたあとに値を入力したり、別のボタンを押したりすると、繰り返しの対象がその操作に変わります。同じ操作を続けたい間は、セルの選択とF4だけで進めるのがコツです。
作業をさらに効率よくするコツ
複数のセルを先にまとめて選ぶ
同じ書式を付ける場所が事前に分かっている場合は、Ctrlキーを押しながらセルや範囲をクリックして複数選択し、一度に書式を設定する方法もあります。場所が少しずつ決まっていく作業ではF4、最初から対象が決まっている作業では複数選択、と使い分けると便利です。
繰り返しボタンをクイックアクセスツールバーに追加する
Excelでは、繰り返しのボタンは初期状態ではクイックアクセスツールバーに表示されていません。マウスで操作したい場合は、ボタンを追加しておくと使いやすくなります。
- クイックアクセスツールバーの右端にある下向き矢印を選び、［その他のコマンド］を選びます。
- ［コマンドの選択］で［リボンにないコマンド］などを選び、一覧から［繰り返し］を探します。
- ［追加］を選び、［OK］で閉じます。
ボタンにマウスポインターを合わせると、何を繰り返すかが表示されるため、F4を押す前に内容を確認したいときにも役立ちます。
やり直しとの違いを知っておく
Ctrl+Yは、Ctrl+Zで元に戻した直後にはやり直しとして働きます。元に戻した操作をもう一度実行したいときはやり直し、新しく別の場所に同じ操作をしたいときは繰り返し、と状況によって役割が変わります。
F4キーを使った作業の流れの例
ここでは、月ごとの売上表で、確認が必要な行だけに色を付け、区切りの位置に空白行を入れる作業を例に、F4キーを使う流れを紹介します。
- 確認が必要な最初の行を選び、［ホーム］タブの［塗りつぶしの色］で薄い色を設定します。
- 次に確認が必要な行を選び、F4を押します。同じ色が付きます。
- 対象の行がなくなるまで、行を選んでF4を押す操作を続けます。
- 次に、区切りを入れたい位置の行を選び、右クリックから［挿入］で空白行を1行入れます。
- 以降は、区切りを入れたい行を選んでF4を押すだけで空白行を追加できます。
ポイントは、1種類の操作をまとめて終わらせてから、次の種類の操作に移ることです。色付けと行の挿入を交互に行うと、その都度最初の操作をやり直す必要があります。同じ操作を固めて行う順番を意識するだけで、F4キーを使える回数が増えます。
なお、行を挿入すると下の行の位置がずれるため、空白行を入れる作業は表の下のほうから上に向かって進めると、目的の位置を見失いにくくなります。
まとめ
ExcelのF4キーを使うと、直前の操作を繰り返して、同じ作業を何度も行う手間を減らせます。
- F4またはCtrl+Yで直前の操作を繰り返せる（Mac版はCommand+Y）
- 書式の設定、行や列の挿入・削除、罫線、列幅の変更などで使いやすい
- 繰り返されるのは直前の1つの操作なので、複数の書式はダイアログでまとめて設定すると再現しやすい
- 数式の編集中にF4を押すと、参照の形式の切り替えになる
- 繰り返せない操作もあるため、結果がおかしいときはCtrl+Zで戻す
まずは塗りつぶしや行の挿入など、普段よく行う操作で試してみてください。セルを選んでF4を押す流れに慣れると、表の整形作業がスムーズに進むようになります。