今回は、PowerPointのアウトラインからスライド機能を使って、Word文書の取り込みを行い、スライドのたたき台を作る方法を紹介します。
企画書や報告書の内容をプレゼンテーションにまとめるとき、Wordの文章をコピーしてスライドに1枚ずつ貼り付けていくと、時間がかかるうえに貼り付け漏れも起こりがちです。PowerPointには、Wordで作ったアウトライン（見出しの階層）を読み込み、見出しごとにスライドを自動で作る機能があります。構成をWordで練ってからスライドに移したい場合に役立ちます。
この記事は、Windows版のデスクトップ版PowerPointとWord（Microsoft 365、2024、2021、2019、2016）を前提にしています。Mac版とWeb版は画面や手順が異なる場合があるため、ここでは扱いません。
Word文書をPowerPointに取り込む2つの方法
WordのコンテンツをPowerPointで使う方法には、大きく分けて次の2つがあります。目的に合わせて選びましょう。
- アウトラインとして取り込む：Wordの見出しの階層をもとに、スライドのタイトルと箇条書きを自動で作ります。文章の内容をスライドの文字として編集したい場合に向いています。
- オブジェクトとして挿入する：Word文書をスライド上に貼り込みます。1ページ程度で画像を含む文書を、そのままの見た目で載せたい場合に向いています。
この記事では、主にアウトラインとして取り込む方法を説明し、後半でオブジェクトとして挿入する方法も紹介します。
Word側でアウトラインを準備する
アウトラインからスライドを作るときは、Word側の準備が仕上がりを左右します。PowerPointは、Wordの段落に設定されたレベルを手がかりに、どの段落をスライドのタイトルにし、どの段落を箇条書きにするかを判断します。
アウトライン表示でレベルを設定する
- Wordで取り込みたい文書を開き、[表示]タブの[アウトライン]を選びます。
- アウトライン表示に切り替わったら、スライドのタイトルにしたい段落を選び、[アウトライン]タブのレベルの一覧で[レベル 1]を選びます。
- スライドの箇条書きにしたい段落を選び、[レベル 2]を選びます。
- すべての段落のレベルを設定したら、[ファイル]タブの[上書き保存]で保存し、[閉じる]で文書を閉じます。
アウトライン表示では、段落の階層が字下げで示されるため、どの段落がどのスライドに入るかを確認しやすくなります。
見出しスタイルで準備してもよい
普段からWordで見出しスタイルを使っている場合は、それを活用できます。PowerPointは、[見出し 1]の段落ごとに新しいスライドを作ります。スライドのタイトルにしたい段落には[見出し 1]、箇条書きにしたい段落には[見出し 2]を付けておくと、アウトライン表示でレベルを付け直す手間が省けます。
注意したいのは、見出し 1や見出し 2のスタイルが1つもない文書を取り込んだ場合です。このときPowerPointは、段落ごとに1枚ずつスライドを作ります。長い文章をそのまま読み込むと、大量のスライドができてしまうので、取り込む前にレベルを確認しておきましょう。
スライド向けに文章を短くしておく
Wordの本文は、文章として読むことを前提にしているため、そのままスライドに載せると文字が多くなりがちです。取り込む前に、次のような整理をしておくと、取り込み後の手直しが少なくなります。
- タイトルにするレベル1の段落は、1行に収まる短い言葉にする。
- レベル2の段落は、1項目1つの内容に絞り、長い説明は別の段落に分けるか削る。
- スライドに載せない本文は、別の文書にコピーしてから削除する。
元の文書を残しておきたい場合は、スライド用に別名で保存したコピーを作り、そちらでレベルを調整すると安心です。
PowerPointでアウトラインからスライドを作る
Word側の準備ができたら、PowerPointで取り込みます。
- 取り込む前に、Word文書が閉じていることを確認します。開いたままだと取り込めません。
- PowerPointを開き、[ホーム]タブの[新しいスライド]の下向き矢印を選びます。
- 表示された一覧の下部にある[アウトラインからスライド]を選びます。
- [アウトラインの挿入]ダイアログボックスで、準備したWord文書を選び、[挿入]を選びます。
取り込みが終わると、レベル1（または[見出し 1]）の段落ごとに新しいスライドが作られ、その下のレベル2の段落が箇条書きとして入ります。
テンプレートを先に決めておくと手直しが減る
社内のテンプレートや使いたいデザインがある場合は、そのプレゼンテーションを開いた状態で取り込むと、最初からテンプレートのレイアウトにスライドが追加されます。表紙だけ先に作っておき、2枚目以降をアウトラインから作る、という流れにすると作業を進めやすくなります。
取り込んだ後に整えるポイント
アウトラインから作ったスライドは、あくまでたたき台です。次の点を確認しながら仕上げていきましょう。
- 空のスライドや不要なスライド：Wordの空の段落や、意図せずレベル1になっていた段落から、余分なスライドができていないかを確認します。不要なものは、スライド一覧で選んで削除します。
- 文字の書式：Word側の書式が残って、スライドごとにフォントや文字サイズがそろわないことがあります。その場合は、対象のスライドを選び、[ホーム]タブの[リセット]を選ぶと、プレースホルダーの書式がスライドのレイアウトの設定に戻ります。
- 文字量：1枚に箇条書きが多く入った場合は、スライドを分けるか、表現を短くします。
- 表紙とまとめ：タイトルスライドや最後のまとめのスライドは、必要に応じて手動で追加します。
構成を直したいときはWord側で修正して取り込み直す
取り込んだ後に大きく構成を変えたくなった場合、スライドが少ないうちはWordのアウトラインを直して取り込み直すほうが早いこともあります。取り込み直すと新しいスライドとして追加されるため、事前に、前回作ったスライドを削除しておくと重複を防げます。デザインの調整や画像の配置は、構成が固まってから行うと、やり直しが少なく済みます。
Word文書をオブジェクトとして挿入する方法
文章を編集するのではなく、Word文書の見た目をそのままスライドに載せたいときは、オブジェクトとして挿入します。
- Word文書を配置するスライドを選びます。
- [挿入]タブの[オブジェクト]を選びます。
- [オブジェクトの挿入]ダイアログボックスで[ファイルから作成]を選びます。
- [参照]を選んで挿入したいWord文書を選び、[OK]を選びます。
- [リンク]と[アイコンで表示]のチェックボックスがオフになっていることを確認して、[OK]を選びます。
この方法では、文書の内容がその時点の状態でスライドに挿入されます。挿入した後に元のWord文書を変更しても、スライドの内容は変わりません。
用途に応じて、次のオプションも使えます。
- [アイコンで表示]をオンにする：スライドにはアイコンが表示され、アイコンを選ぶとWordで文書が開きます。補足資料として文書を添えておきたい場合に便利です。
- [リンク]をオンにする：挿入したオブジェクトが元のWord文書へのショートカットになります。元の文書と結び付いた状態にしたい場合に使います。
まとめ
PowerPointのアウトラインからスライド機能を使うと、Word文書の取り込みによってスライドのたたき台を短時間で作れます。ポイントを振り返ります。
- Wordの[表示]タブの[アウトライン]で、タイトルにする段落をレベル 1、箇条書きにする段落をレベル 2に設定する。
- [見出し 1]・[見出し 2]のスタイルでも準備でき、[見出し 1]ごとに1枚のスライドが作られる。
- 見出しスタイルが1つもない文書は、段落ごとにスライドが作られるので注意する。
- 取り込む前にWord文書を閉じ、PowerPointの[ホーム]タブ、[新しいスライド]、[アウトラインからスライド]の順に選ぶ。
- 見た目をそのまま載せたい場合は、[挿入]タブの[オブジェクト]から文書をオブジェクトとして挿入する。
構成づくりはWord、見せ方の調整はPowerPointと役割を分けると、資料作成の流れが整理しやすくなります。次にプレゼンテーションを作るときは、Wordで見出しだけの骨組みを作るところから始めてみてください。