今回は、Wordを使ってマニュアルや契約書のような長文を作成する際に役立つ、アウトライン機能を使った見出しの整理と、自動で番号を振る方法について紹介します。
アウトライン機能とは
何十ページにもなるような長い文書を作成する際、最初から本文を書き始めると、途中で話の構成が崩れたり、全体の見通しが悪くなったりすることがあります。そのような時に便利なのが「アウトライン（階層構造）」という考え方です。
Wordには、文書の骨組みとなる見出し（大見出し、中見出し、小見出しなど）を階層化して管理できる機能があります。これにより、章や節の順番を入れ替えたり、目次を自動作成したりするのが非常に簡単になります。
アウトライン表示で構成を練る
文書の構成を考える段階では、通常の印刷レイアウトよりも「アウトライン表示」を使うと作業がしやすくなります。
- 「表示」タブを開き、「アウトライン」ボタンをクリックします。
- 画面の表示が切り替わり、アウトライン用のタブが表示されます。
- ここで「第1章」などの大見出しを入力し、Enterキーを押します。
- 次の行でTabキーを押すと、一段階下がった中見出し（レベル2）として入力できます。
- Shift + Tabキーを押すと、階層が上がり大見出し（レベル1）に戻ります。
このようにして、まずは本文を書かずに、見出しだけで全体の構成（骨組み）を作り上げていくと、論理的でまとまりのある文書になりやすいです。
見出しに自動で番号を付ける（アウトライン番号）
見出しの階層が整理できたら、次に「第1章」「1.1」「1.1.1」のように、各見出しに連番を振っていく作業があります。これを手入力で行うと、後から途中に章を追加したり削除したりした際に、すべての番号を振り直さなければならず、大変な手間がかかります。Wordの「アウトライン機能（多階層リスト）」を使えば、この番号付けを自動化できます。
アウトライン番号を設定する手順
見出しと紐づいた番号を設定するには、以下の手順で操作します。
- 番号を付けたい見出しの段落を選択、または文書全体を選択します。
- 「ホーム」タブの「段落」グループにある「アウトライン」のアイコン（1.の次に1.1が続くようなマーク）をクリックします。
- 表示されたリストライブラリの中から、「見出し1」「見出し2」といった文字が薄く書かれているデザインを選びます。
これを選ぶだけで、レベル1の見出しには「第1章」や「1」、レベル2の見出しには「1.1」といった番号が自動で割り振られます。
途中で章を入れ替えても番号が自動更新される
この自動番号付けの最大のメリットは、文書の修正に強い点です。
例えば、第2章と第3章の順番を入れ替えたい場合、ナビゲーションウィンドウ（表示タブでチェックを入れて表示）を開き、見出しをドラッグ＆ドロップで上下に移動させるだけで、中身の文章ごと移動します。そして、移動した後の状態に合わせて「第2章」「第3章」という番号も瞬時に正しく振り直されます。手作業での修正漏れを防ぐことができるため、ミスのない正確な文書作りに繋がります。
独自の番号スタイルにカスタマイズする
Wordに用意されている「1.1」や「第1章」といった基本のスタイルだけでなく、自社の規定に合わせた独自の番号の振り方を作りたい場合もあるかもしれません。
新しいアウトラインの定義
番号の見た目や、前後の文字を細かく設定することが可能です。
- 「ホーム」タブの「アウトライン」アイコンをクリックし、「新しいアウトラインの定義」を選びます。
- ダイアログボックスが開いたら、左上の「変更するレベル」で1（大見出し）を選びます。
- 「番号書式」の欄で、自動で振られる数字の前に「第」、後ろに「部」と入力すれば、「第1部」という表示に変更できます。
- 同様にレベル2を選び、番号のスタイルを「ア、イ、ウ」などに変更することも可能です。
この設定を保存しておけば、文書全体の見出しのスタイルが一瞬で統一され、プロフェッショナルな仕上がりになります。
まとめ
Wordのアウトライン機能を活用して見出しを階層化し、自動で番号を連動させることで、長文の作成が驚くほどスムーズになります。章の追加や順番の変更にも柔軟に対応できるため、構成の修正にかかる時間を大幅に減らすことができます。論文やマニュアル、企画書など、ボリュームのある文書を作成する機会がある場合は、書き始める前にまずアウトラインと番号付けの設定を済ませておく方法を試してみてはいかがでしょうか。