今回は、Excelで作成した資料を印刷する際、プレビューと実際の印刷結果がズレてしまう現象の対処法について紹介します。
Excelで表やグラフをきれいにレイアウトし、いざ印刷しようとしたら、文字がセルからはみ出していたり、ページの端が切れてしまったりした経験はないでしょうか。
画面上の「印刷プレビュー」では完璧に収まっていたのに、紙に印刷すると微妙にレイアウトが崩れてしまうというトラブルは、多くの人が直面する問題です。
これは、Excelの画面表示の仕組みと、プリンターが持つ解像度や余白設定の違いから生じる現象です。
ここでは、このような印刷のズレを防ぎ、イメージ通りに出力するための調整方法について見ていきます。
印刷のズレが生じる原因と基本的な対策
Excelは、Wordのような文書作成ソフトと異なり、最初から「紙に印刷すること」を前提としたレイアウト画面になっていません。
そのため、画面上の見た目と印刷結果に差が出やすくなっています。
まずは、このズレを最小限に抑えるための基本的な設定を確認しましょう。
「ページレイアウト」表示で確認する
普段作業している「標準」の表示モードでは、印刷時の実際のイメージを正確に把握することが難しい場合があります。
印刷前に表示モードを切り替えることで、ズレを事前に発見しやすくなります。
- 画面右下のステータスバーにあるアイコンのうち、真ん中の「ページレイアウト」アイコンをクリックします。
- または、上部の「表示」タブを開き、「ブックの表示」グループにある「ページレイアウト」を選択します。
この表示モードにすると、余白やヘッダー・フッターを含む、実際の紙に近いイメージで編集できるようになります。
文字が切れていたり、セルからはみ出していたりする箇所がないか、この画面で最終確認を行うのがおすすめです。
プリンターの設定を先に行う
Excelのレイアウトは、選択されているプリンターの性能（解像度）に合わせて文字の幅やセルのサイズを計算しています。
そのため、作業の途中でプリンターを変更すると、レイアウトが崩れる原因になります。
資料を作成し始める前に、「ファイル」タブの「印刷」メニューを開き、実際に印刷で使用するプリンターをあらかじめ選んでおくと、ズレが発生するリスクを減らすことができます。
ズレを防ぐためのレイアウト調整Tips
表示モードを工夫しても微妙なズレが気になる場合は、Excelの印刷設定機能を使って、強制的に1ページに収めるなどの調整を行うと効果的です。
「すべての列を1ページに印刷」を活用する
横に長い表を印刷する際、右端の列だけが次のページに押し出されてしまうことがあります。
この場合、列の幅を少しずつ調整するよりも、印刷設定で一括指定するほうが簡単です。
- 「ファイル」タブから「印刷」の画面を開きます。
- 一番下にある「拡大縮小なし」と書かれたドロップダウンリストをクリックします。
- メニューの中から「すべての列を1ページに印刷」を選択します。
これにより、Excelが自動的に縮小率を計算し、表の横幅が用紙サイズにぴったり収まるように調整してくれます。
フォントと行の高さに余裕を持たせる
画面上ではセルの中に文字が収まっているように見えても、印刷すると最後の一文字が切れて「＃」のような表示になってしまうことがあります。
これは、画面とプリンターでのフォントの描画にわずかな差があるためです。
この問題を回避するためには、セルのサイズを文字に対してギリギリにするのではなく、少し余裕を持たせるのがコツです。
行の高さや列の幅を、文字のサイズよりも一回り大きめに設定しておくことで、印刷環境が変わっても文字切れを防ぎやすくなります。
PDFを活用して確実に印刷する方法
さまざまな設定を試しても、どうしてもプリンターによってレイアウトが変わってしまう場合は、PDFファイルを経由するというアプローチが有効です。
一度PDFファイルとして出力する
PDFは、作成したレイアウトをそのまま「固定」して保存できるファイル形式です。
Excelのデータを直接プリンターに送るのではなく、一度PDFに変換してから印刷することで、画面と紙のズレをほぼなくすことができます。
「ファイル」タブの「エクスポート」から「PDF/XPS ドキュメントの作成」を選ぶか、「名前を付けて保存」からファイルの種類を「PDF」にして保存します。
作成されたPDFファイルをAdobe Acrobat Readerなどの専用ソフトで開き、そこから印刷を実行します。
社外の人に資料を送る際や、複数の異なるプリンターで同じレイアウトを出力したい場合には、PDFを経由する方法が最も確実で安全と言えるでしょう。
まとめ
今回は、Excelで印刷プレビューと実際の印刷結果がズレる現象の原因と、その対処法について紹介しました。
画面と紙の出力形式の違いがズレの主な原因であるため、事前に「ページレイアウト」表示で確認したり、使用するプリンターを先に設定したりすることが大切です。
また、列を1ページに収める設定や、セルに余裕を持たせる工夫で、レイアウト崩れを最小限に抑えることができます。
どうしても崩れてしまう場合は、PDF形式に変換してから印刷する方法を取り入れると、イメージ通りのきれいな資料を出力できるでしょう。