今回は、複数ページにわたるExcelの表を印刷する際、すべてのページに見出し行を自動で印刷する「印刷タイトル」の設定方法を紹介します。
複数ページの印刷で困りがちなこと
Excelで縦に長い名簿や売上データなどを作成し、いざ紙に印刷してみると、2ページ目以降に何のデータなのかを示す「見出し」がなくなり、とても読みづらくなってしまうことがあります。
「この数字は何の金額だったかな？」「この列は住所？それとも部署名？」と、いちいち1ページ目に戻って確認しなければならず、資料としての親切さに欠けてしまいます。
だからといって、ページが切り替わる行に手動で見出しを挿入していくと、後で行を追加・削除した際にレイアウトが崩れてしまい、修正に大きな手間がかかります。
「印刷タイトル」で全ページに見出しをつける
このような問題を簡単に解決できるのが、Excelの印刷タイトルという機能です。
この機能を設定すると、指定した行（または列）を、すべての印刷ページの先頭に自動で繰り返し配置してくれます。
印刷タイトルの設定手順
設定は数回のクリックで完了します。
- 画面上部のリボンから「ページレイアウト」タブを選択します。
- 「ページ設定」グループの中にある「印刷タイトル」というボタンをクリックします。
- 「ページ設定」というウィンドウが開き、「シート」タブが選択された状態になります。
- 「印刷タイトル」の項目にある「タイトル行」の入力欄をクリックしてカーソルを入れます。
- その状態で、シート上の見出しにしたい行（例えば、1行目と2行目を見出しにしたいなら、行番号の「1」から「2」まで）をマウスでドラッグして選択します。（入力欄には
`$1:$2` のように自動で入力されます） - 右下の「OK」ボタンを押して設定完了です。
印刷プレビューで確認する
設定が終わったら、「ファイル」タブから「印刷」を選び、プレビュー画面を確認してみましょう。
プレビューの右下にある矢印ボタンで2ページ目、3ページ目と進めていくと、設定した見出し行がすべてのページの上部に表示されていることが確認できます。
列を見出しとして設定したい場合
縦に長い表だけでなく、横に長い表（例えば日ごとのスケジュールが右にずっと続くような表）を印刷する場合には、各ページの左端に名前や項目名などを固定したいことがあります。
そのような場合は、先ほどと同じ「ページ設定」のウィンドウで、タイトル行のすぐ下にある「タイトル列」を設定します。
入力欄をクリックし、繰り返して印刷したい列（例えばA列なら、列番号の「A」）をクリックするだけで、すべてのページの左端にその列が印刷されるようになります。
設定時のちょっとした注意点
印刷タイトルはとても便利な機能ですが、設定時に一つだけ注意が必要です。
印刷プレビューの画面から「ページ設定」を開いた場合、この「タイトル行」「タイトル列」の入力欄がグレーアウトしてしまい、設定を変更することができません。
設定を行う際は、必ず通常のシート編集画面で「ページレイアウト」タブから「印刷タイトル」をクリックして設定を行うようにしてください。
まとめ
今回は、Excelの印刷タイトル機能を使って、複数枚にわたる表の各ページに行見出しを自動で印刷する方法を紹介しました。
この設定をしておくだけで、読む人にとって格段に分かりやすい、親切な資料を作成することができます。長い表を印刷する際には、ぜひ忘れずに設定してみてください。