今回は、Wordの差し込み印刷で連名宛名を作る方法を紹介します。
連名宛名は差し込み前の準備で決まる
案内状、招待状、通知文などを送るとき、夫婦、担当者複数名、部署内の代表者など、連名で宛名を作りたい場面があります。Wordの差し込み印刷を使えば、Excelの住所録をもとに宛名を自動で作れますが、連名の場合はデータの作り方が重要です。
単独宛名だけを想定した住所録では、氏名欄が一つしかなく、二人目の名前をどこへ入れるか迷いやすくなります。連名宛名をきれいに作るには、住所録の列を連名に対応した形で用意することが先決です。
住所録に連名用の列を作る
Excel側では、主宛名と連名を分けて入力します。たとえば「姓」「名」「敬称」「連名1」「連名1敬称」「連名2」「連名2敬称」のように列を用意します。連名がない行は空欄にしておきます。
住所録で分けておくと、Word側で表示位置を調整しやすくなります。二人目がいる場合だけ表示したい、連名にも敬称を付けたい、家族名と担当者名を分けたい、といった調整ができます。
用意しておくと便利な列は次の通りです。
- 郵便番号
- 住所1
- 住所2
- 主宛名
- 主宛名敬称
- 連名1
- 連名1敬称
- 備考または宛名区分
連名を一つのセルにまとめて入力する方法もありますが、後から敬称や配置を変えにくくなります。長く使う住所録なら、列を分けておくほうが管理しやすくなります。
Wordで差し込み文書を設定する
Wordでは、差し込み印刷の開始から封筒、ラベル、または通常の文書を選びます。宛名面を作る場合は、用紙サイズや余白を先に設定してから進めると、後で位置を直す手間を減らせます。
次に、宛先の選択でExcel住所録を指定します。住所録の先頭行に列見出しが入っていることを確認し、差し込みフィールドを配置します。郵便番号、住所、主宛名、連名を、宛名面の見た目に合わせて並べます。
主宛名と連名を縦に並べる場合は、主宛名の下に連名フィールドを置きます。横に並べる場合は、文字数が長いと崩れやすいため、事前にサンプルで確認します。
連名がない行の空白を調整する
連名用フィールドをそのまま置くと、連名がない宛先でも空白行が残ることがあります。宛名面では、この空白があると全体のバランスが悪く見えます。
対策として、連名欄を主宛名の近くに置き、余白が目立たない配置にします。より細かく制御したい場合は、差し込み印刷のルールで条件分岐を使い、連名がある場合だけ表示する形にします。
ただし、条件分岐は設定が複雑になりやすいため、まずは住所録側を整えることを優先します。連名が少ない場合は、差し込み後に個別文書として編集し、該当ページだけ調整する方法も現実的です。
敬称の付け方をそろえる
連名宛名では、敬称の付け方がばらつきやすくなります。「様」を名前ごとに付けるのか、団体名には「御中」を使うのか、部署名と個人名を併記するのかを決めておきます。
個人宛なら、主宛名にも連名にも敬称を付けるのが基本です。部署や会社宛の場合は、個人名があるかどうかで変わります。住所録に敬称列を用意しておけば、宛名ごとに使い分けられます。
確認したい点は次の通りです。
- 主宛名と連名の敬称がそろっているか
- 会社名や部署名に個人向け敬称を付けていないか
- 連名が空欄の行で不要な敬称だけが残っていないか
- 長い氏名で改行位置が崩れていないか
プレビューで複数パターンを見る
差し込み印刷では、結果のプレビューを使って宛先を切り替えながら確認します。連名あり、連名なし、住所が長い、氏名が長い、会社名を含むなど、条件の違う宛先を確認します。
先頭の1件だけ見て印刷すると、後ろのデータで崩れが出ることがあります。特に連名宛名では、名前の長さによって位置が変わりやすいため、複数件を確認することが大切です。
印刷前には、PDFやテスト印刷で実際の位置も確認します。封筒やラベルは少しのずれが目立つため、用紙設定とプリンター設定も合わせて見ます。
まとめ
Wordの差し込み印刷で連名宛名を作るには、Excel住所録に連名用の列を用意し、主宛名と連名を分けて管理することが大切です。敬称も列で分けておくと、宛先ごとの違いに対応しやすくなります。
ポイントは、差し込み後の見た目だけでなく、住所録の作り方から整えることです。連名あり、連名なしの両方をプレビューで確認すれば、印刷前の修正漏れを減らせます。