【Word】差し込み印刷で封筒の宛名を作る方法

今回は、Wordの差し込み印刷を使って、封筒印刷の宛名を作る方法を紹介します。

差し込み印刷で封筒を作る準備

Wordの差し込み印刷を使うと、Excelなどで管理している宛名リストをもとに、複数の封筒へ宛名を入れられます。1通ずつ手入力するより、表記のばらつきを抑えながら作成できるため、案内状、請求書、招待状、社内通知の送付準備に向いています。

封筒印刷では、Word側のレイアウトと、宛名データ側の列名を先に整えておくことが大切です。どちらかが曖昧なまま作業を始めると、差し込みフィールドを入れる段階で迷いやすくなります。

最初に用意したい宛名データは次のような項目です。

住所は1列にまとめても使えますが、長い住所では改行位置を調整しにくくなります。都道府県から番地までを住所1、建物名や部屋番号を住所2に分けておくと、封筒に配置するときに整えやすくなります。

Wordに差し込む宛名リストは、1行目を見出しにし、2行目以降に宛先を入れる形にします。列見出しは「郵便番号」「住所1」「会社名」のように、あとでWord上で見ても分かる名前にしておきます。空白の見出しや結合セルがあると、差し込み時に扱いにくくなります。

宛名リストで確認したい点は次の通りです。

郵便番号は、Excelで数値として扱うと先頭の0が消えることがあります。郵便番号の列は文字列として入力するか、表示形式を確認しておきます。会社宛てと個人宛てが混ざる場合は、敬称の列を作り、「御中」「様」を宛先ごとに入れておくとWord側で分けやすくなります。

Wordで封筒を作るときは、先に用紙サイズと向きを設定します。封筒の種類によってサイズが違うため、実際に使う封筒に合わせて設定します。定形の長形、洋形、角形など、会社や用途で使う封筒が決まっている場合は、よく使うサイズをテンプレートとして残しておくと次回から楽になります。

レイアウトを決めるときは、次の点を確認します。

封筒はプリンターによって給紙方向が異なります。画面上の向きが合っていても、印刷すると上下や左右がずれる場合があります。最初は普通紙に試し刷りをして、封筒に重ねて位置を確認すると調整しやすくなります。

封筒のレイアウトを作ったら、差し込みフィールドを配置します。Wordの「差し込み文書」タブで宛名リストを選び、封筒内の宛名を入れたい位置にフィールドを挿入します。フィールド名は、Excelの列見出しに対応しています。

宛名の基本的な並びは次のように考えると扱いやすいです。

会社名、部署名、氏名の間隔は、実際の宛先に合わせて調整します。部署名が空欄の宛先もある場合は、空白行が目立たないようにプレビューで確認します。空欄が多いリストでは、フィールドの並べ方を見直し、必要なら宛名データ側で表示用の列を作る方法もあります。

差し込み印刷では、1件目だけきれいに見えても、別の宛先では住所が長くて折り返されたり、会社名が枠からはみ出したりすることがあります。印刷前に「結果のプレビュー」で複数の宛先を確認します。

確認したい宛先は次のようなものです。

長い宛先に合わせて文字サイズを小さくしすぎると、全体の見た目が弱くなることがあります。住所を2行に分ける、会社名の位置を調整する、宛名部分の幅を広げるなど、レイアウト側で調整できる点も確認します。

封筒印刷では、敬称の扱いが重要です。会社宛てには「御中」、個人宛てには「様」を使うなど、宛先の種類に合わせて整えます。敬称をWord側に固定で入力すると、会社宛てと個人宛てが混ざる場合に誤りが起きやすくなります。敬称列を宛名リストに作っておくと、差し込み印刷で切り替えやすくなります。

表記ゆれとして確認したい点は次の通りです。

Wordで印刷位置を整える前に、Excel側で宛名の表記を確認しておくと、印刷後の修正を減らせます。

封筒へ直接印刷する前に、普通紙でテストします。封筒と同じ向きで印刷し、実際の封筒に重ねて、宛名、郵便番号、差出人の位置を確認します。ずれがある場合は、Wordの余白やテキストボックスの位置を調整します。

印刷前のチェック項目は次の通りです。

一部の宛先だけ印刷したい場合は、差し込み印刷の対象範囲を確認します。全件印刷する前に、数件だけ出力して位置と内容を確認すると、封筒の無駄を抑えられます。

Wordの差し込み印刷を使うと、Excelの宛名リストをもとに封筒印刷を作成できます。作業を進める前に、宛名データの列名、郵便番号、住所、敬称を整えておくことがポイントです。

Word側では封筒サイズと給紙方向を確認し、差し込みフィールドを宛名の位置へ配置します。印刷前にはプレビューで長い住所や会社名を確認し、普通紙でテストしてから封筒へ印刷すると失敗を減らせます。差し込み印刷と封筒印刷を組み合わせることで、宛名作成を整った手順で進められます。