今回は、Word（ワード）を使って、はがきの宛名面（あてなめん）を作成する手順と、印刷時のポイントについて解説します。
はがき宛名面作成の全体像と事前準備
Wordの「はがき宛名面印刷ウィザード」を使用すると、はがきの宛名面を作る作成することができます。
この機能を使用すると、用紙の種類、縦書き・横書きの選択、フォントの設定、住所録の読み込みを対話形式で進めることができます。
住所録データの用意（Excel推奨）
宛名はWord上で直接入力することもできますが、Excel（エクセル）で住所録を作成すると、住所録データの管理も含めて効率的に作業ができます。
以下の項目を列見出しとして設定し、データを入力したExcelファイルを用意します。
- 氏名：宛名のフルネーム
- 敬称：「様」「御中」など（ウィザードで一括設定も可能ですが、個別に指定したい場合は用意します）
- 連名：家族の氏名など
- 郵便番号：ハイフンあり・なし、どちらでも対応可能ですが統一しておくと管理が容易です
- 住所1：都道府県から番地まで
- 住所2：建物名や部屋番号など
このExcelファイルを作成したら、ファイルを保存して画面を閉じます。ファイルが開いたままだと、Wordからデータを読み込めない場合があります。
「はがき宛名面印刷ウィザード」の起動と設定
準備が整ったら、Wordを起動してウィザードを開始します。
1. ウィザードの開始
Wordのリボンメニューにある[差し込み文書]タブをクリックします。
次に、[作成]グループにある[はがき印刷]ボタンをクリックし、表示されるメニューから[宛名面の作成]を選択します。
これで「はがき宛名面印刷ウィザード」が起動します。
2. はがきの種類の選択
ウィザードの最初の画面で[次へ]をクリックすると、はがきの種類を選択する画面になります。
- 年賀/暑中見舞い：年賀はがきや暑中見舞い用のはがきを使用する場合に選択します。
- 通常のはがき：官製はがきや私製はがきを使用する場合に選択します。
- 往復はがき：往復はがきを使用する場合に選択します。
用途に合わせて適切なものを選択し、[次へ]をクリックします。
3. 縦書き・横書きの指定
次に、はがきの様式を指定します。「縦書き」または「横書き」を選択します。一般的に、和風のデザインや年賀状では縦書き、ビジネスライクな案内や洋風のデザインでは横書きが選ばれる傾向があります。また、差出人の郵便番号を住所の上に印刷するかどうかのチェックボックスもあるので、必要に応じて設定します。
4. 書体の指定
宛名と差出人のフォント（書体）を指定します。
- フォント：明朝体、ゴシック体、正楷書体などから選択します。宛名には読みやすい楷書体や明朝体が好まれます。
- 縦書き時の番地の書式：縦書きを選択した場合、番地の数字を漢数字に変換するかどうかを指定できます。縦書きの美しさを重視する場合は、漢数字への変換が適しています。
5. 差出人情報の入力
差出人の氏名、郵便番号、住所、電話番号などを入力します。差出人を宛名面に印刷しない場合は、[差出人を印刷する]のチェックを外します。過去に入力した情報がある場合は、その情報が表示されることがあります。
6. 差し込み印刷の指定（住所録の選択）
ここで、事前に用意したExcel住所録を指定します。
- [既存の住所録ファイル]を選択します。
- [参照]ボタンをクリックし、保存しておいたExcelファイルを選択して[開く]をクリックします。
- [テーブルの選択]ダイアログボックスが表示された場合は、住所録データが含まれているシートを選択し、[先頭行をタイトル行として使用する]にチェックが入っていることを確認して[OK]をクリックします。
- 最後に[完了]をクリックします。
これで、はがきのレイアウトが表示され、Excelデータが紐づけられます。
宛名面のレイアウト調整と確認
ウィザードが完了すると、画面にはがきが表示されますが、まだ実際のデータは表示されていないことがあります（「住所」や「氏名」といったフィールド名が表示されている状態）。
データのプレビュー
実際の内容を確認するには、[差し込み文書]タブの[結果のプレビュー]ボタンをクリックします。これでExcelの1行目のデータが表示されます。隣にある矢印ボタン（次のレコード、前のレコード）をクリックすることで、他の宛名の表示を確認できます。
レイアウトの微調整
長い住所や名前の場合、文字が枠からはみ出したり、改行位置が不自然になったりすることがあります。その場合は、以下の方法で調整します。
- テキストボックスの調整：住所や氏名はテキストボックス（枠）の中に配置されています。枠のサイズを変更したり、移動したりすることでバランスを整えます。
- フォントサイズの変更：特定の宛名だけ文字サイズを小さくしたい場合は、その文字を選択して[ホーム]タブからフォントサイズを変更します。
- 行間の調整：行間が広すぎる場合は、[ホーム]タブの[行と段落の間隔]から調整します。
連名の設定
家族連名などで、Excelデータの「連名」列を表示させたい場合は、フィールドの挿入を行います。
- 連名を表示させたい位置（氏名の横など）にカーソルを置きます。
- [差し込み文書]タブの[差し込みフィールドの挿入]をクリックし、「連名」を選択します。
- 必要に応じて、連名の敬称（「様」など）を手入力するか、敬称用のフィールドを追加します。
特定の宛先のみを印刷する場合
住所録に含まれる全員ではなく、特定の人にだけ送りたい場合は、データの抽出を行います。
- [差し込み文書]タブの[アドレス帳の編集]をクリックします。
- 「差し込み印刷の宛先」ダイアログボックスが表示されます。
- 印刷したい宛名のチェックボックスにチェックを入れ、印刷しない宛名のチェックを外します。
- [OK]をクリックします。
これで、チェックを入れた宛名のみが印刷対象となります。
印刷の実行
画面上での確認が完了したら、印刷を行います。いきなり全件印刷するのではなく、まずは試し印刷を行うことを推奨します。
1. プリンターの設定確認
プリンターにはがきが正しくセットされているか確認します。プリンターによっては、はがき用のトレイや手差しトレイを使用する必要があります。また、用紙の表裏（宛名面と通信面）の向きにも注意が必要です。
2. 完了と差し込み
[差し込み文書]タブの[完了と差し込み]ボタンをクリックし、[文書の印刷]を選択します。
- すべて：抽出されたすべてのレコードを印刷します。
- 現在のレコード：現在プレビュー表示されている1件のみを印刷します（試し印刷に適しています）。
- 最初のレコード～最後のレコード：指定した範囲を印刷します。
[OK]をクリックすると印刷ダイアログボックスが表示されるので、プリンターのプロパティではがきサイズが選択されていることを最終確認し、印刷を実行します。
トラブルシューティングと注意点
住所録が読み込めない場合
「外部テーブルのフォーマットが正しくありません」などのエラーが出る場合、Excelファイルが開かれたままになっている可能性があります。Excelファイルを閉じてから再度試してください。また、Excelのデータ範囲に結合セルや空行が含まれていると正しく認識されないことがあります。住所録はシンプルなリスト形式にしてください。
郵便番号がずれる場合
郵便番号の枠と数字がずれる場合は、プリンター側の余白設定や、Wordのページ設定の余白が影響している可能性があります。大きくずれる場合は、テキストボックス全体をマウスでドラッグして微調整するか、プリンターの設定で「フチなし印刷」や「はがき」設定を見直します。
敬称「様」が表示されない
ウィザードの設定によっては、敬称が自動でつかないことがあります。その場合は、[結果のプレビュー]をオフにした状態で、氏名フィールド（《氏名》のような表示）の後ろに直接「様」と入力することで、全データに反映させることができます。ただし、Excelデータ自体に「様」を含めている場合は二重敬称にならないよう注意してください。
まとめ
Wordの「はがき宛名面印刷ウィザード」とExcel住所録を組み合わせることで、大量のはがき宛名作成をスムーズに行うことができます。
一度設定したレイアウトファイルと住所録は、翌年以降も再利用できます。
住所録のメンテナンスを定期的に行い、必要な時にすぐに印刷できる体制を整えておくことで、季節の挨拶や事務連絡の効率が向上します。