今回は、Excelの「ウィンドウ枠の固定」機能を活用して、大きな表をスクロールしても見出しが常に見えるようにするコツを紹介します。
大きな表を扱う際のストレス
Excelで顧客リストや毎月の売上明細など、行数や列数が多い巨大な表を閲覧・編集する際、下の方へスクロールしていくと一番上にあった「氏名」や「金額」といった項目名（見出し）が画面から消えてしまいます。
そのため、「今入力しようとしているこの列は、何のデータを入れる場所だったか？」と迷ってしまい、その都度一番上までスクロールして見出しを確認し、また下に戻ってくるという無駄な作業が発生してしまいます。列の数が多い横に長い表の場合も同様に、右へスクロールすると左端にあった「社員名」や「商品名」が隠れてしまい、どの行のデータを見ているのか分からなくなってしまいます。
このようなストレスを解消し、作業効率を上げるための必須機能が「ウィンドウ枠の固定」です。
ウィンドウ枠の固定の基本的な使い方
この機能を使うと、指定した行や列を画面上に「ピン留め」することができ、どれだけスクロールしても常にその部分が表示され続けるようになります。
一番上の行（見出し）だけを固定する
最もよく使うのが、表の1行目にある見出し行を固定する方法です。
- リボンの「表示」タブを開きます。
- 「ウィンドウ」グループの中にある「ウィンドウ枠の固定」をクリックします。
- ドロップダウンメニューから「先頭行の固定」を選びます。
これだけで、1行目のすぐ下にうっすらと黒い線が引かれ、下へスクロールしても1行目が常に画面の上部に残るようになります。
一番左の列だけを固定する
横に長い表で、左端にある「名前」や「ID」などの基準となる列を固定したい場合は、以下の手順になります。
- 「表示」タブの「ウィンドウ枠の固定」をクリックします。
- メニューから「先頭列の固定」を選びます。
これで、右へスクロールしてもA列が常に画面の左端に固定されます。
任意の行や列を同時に固定する応用テクニック
表の作りによっては、見出しが1行目だけでなく2行にまたがっていたり、左側の2つの列（例えば「商品コード」と「商品名」の両方）を固定しながら、上の見出しも固定したい（行と列の同時固定）という場面もよくあります。「先頭行の固定」や「先頭列の固定」のボタンでは、それぞれ1行目・1列目しか固定できず、同時使用もできません。
複数の行・列を同時に固定するには、セルを選択する「位置」が重要になります。
行と列を同時に固定する手順
固定したい行の「すぐ下」、かつ固定したい列の「すぐ右」にあるセルを選択するのがルールです。
例えば、「上から2行目まで」と「左から2列目（B列）まで」を同時に固定したい場合の手順は以下の通りです。
- 上から3行目、左から3列目にあたる「C3」セルをクリックして選択します。
- 「表示」タブの「ウィンドウ枠の固定」をクリックします。
- 一番上にある「ウィンドウ枠の固定」を選びます。（※すでに別の固定が設定されている場合は、一度「ウィンドウ枠固定の解除」を選んでから、再度やり直してください）
これで、C3セルを基準にして、その上にある1〜2行目と、左にあるA〜B列が十字に固定され、下にも右にも自由にスクロールできる快適な表になります。
使用時の注意点と解除方法
ウィンドウ枠の固定を使う際に、気をつけておきたいポイントがあります。
固定を解除する方法
固定を解除して元の状態に戻したい場合は、どのセルが選択されていても構いません。「表示」タブの「ウィンドウ枠の固定」から、「ウィンドウ枠固定の解除」をクリックするだけで、すべての固定が解除されます。
画面の表示倍率との関係
固定する行数や列数が多すぎると、固定されていない「スクロールして動かせる領域（データを閲覧・入力する部分）」が狭くなってしまい、かえって作業がしづらくなることがあります。特にノートパソコンなどの小さな画面で作業する場合は、固定する範囲を最小限にとどめるか、画面の右下にあるズームスライダーで表示倍率を少し下げて、全体を見渡しやすくする工夫が必要です。
印刷には反映されない
ウィンドウ枠の固定は、あくまで「パソコンの画面上で見やすくするための機能」であり、印刷結果には影響を与えません。2ページ目以降の印刷物にも見出しを印字したい場合は、固定機能ではなく、「ページレイアウト」タブの「印刷タイトル」という別の機能を使って設定する必要があります。
まとめ
Excelのウィンドウ枠の固定機能は、スクロールによる見失いを防ぐ、データ入力や確認作業において非常に役立つ機能です。ちょっとしたことですが、この設定をしておくだけで、表を見るたびに感じるイライラがなくなり、作業のスピードが格段に向上すると思います。大きなデータを受け取ったり作成したりした時は、まず最初に見出しを固定する習慣をつけてみてはいかがでしょうか。