今回は、Wordを使って社内報や会報誌などのニュースレターを作成する際に、本格的な雑誌のようなレイアウトを実現する「段組み」の作り方を紹介します。
段組みレイアウトの魅力と効果
一般的なWordの文書は、左端から右端まで1行の文章が長く続く「1段組み（段組みなし）」の形式が基本です。契約書やマニュアルなど、長文をじっくり読ませる文書にはこの形式が適していますが、ニュースレターやチラシ、パンフレットのように、複数のトピックを視覚的に拾い読みさせたい媒体には不向きな場合があります。1行が長すぎると、読者の視線が端から端まで移動する距離が長くなり、読みにくさを感じさせてしまうためです。
そこで活躍するのが「段組み」機能です。段組みとは、新聞や雑誌のように、1つのページ内で文章を縦に2列や3列に分割して配置するレイアウト手法のことです。段組みを取り入れることで1行あたりの文字数が減り、視線の移動がスムーズになるため、文章がリズミカルに読みやすくなります。また、複数の記事や写真、イラストをパズルのように限られたスペースに効率よく配置できるため、情報量が多くてもすっきりとしたプロフェッショナルな紙面に仕上げることができます。
段組みを設定する基本的な手順
Wordで段組みを設定する操作は、リボンからボタンを選ぶだけで簡単に実行できます。文書全体に適用する方法と、一部の文章だけに適用する方法があります。
- 段組みにしたい文章（段落）をマウスでドラッグして選択します。文書全体を段組みにしたい場合は、何も選択しなくて構いません。
- 画面上部の「レイアウト」タブをクリックします。
- 「ページ設定」グループの中にある「段組み」ボタンをクリックします。
- ドロップダウンメニューから「2段」や「3段」など、希望する分割数を選択します。
これで、選択した範囲（または文書全体）の文章が指定した段数に分割されて流し込まれます。左側の段の最下部まで文字が到達すると、自動的に右側の段の一番上に文章が続く仕組みになっています。
段組みの見た目を調整する詳細設定
標準の「2段」を選ぶだけでもそれらしい形になりますが、ニュースレターとしての完成度を高めるためには、段と段の間の余白や、境界線の有無などを細かく調整することがポイントになります。
段の幅と間隔をカスタマイズする
「段組み」ボタンのメニューの一番下にある「段組みの詳細設定」をクリックすると、より細かい調整が可能なダイアログボックスが開きます。
- 段の幅と間隔：デフォルトではすべての段が同じ幅（段の幅をすべて同じにする）に設定されていますが、このチェックを外すことで、「左の段は広く、右の段は狭くする」といった変則的なレイアウトを作ることができます。メイン記事とサイドバーを分けるようなデザインで役立ちます。
- 間隔（余白）の調整：段と段の間の空白（間隔）の数値を変更できます。間隔が狭すぎると左右の文章がくっついて読みにくくなり、広すぎると間延びした印象になります。文字のサイズやフォントに合わせて、適度な余白に調整することが大切です。
段と段の間に境界線を引く
同じく「段組みの詳細設定」ダイアログボックス内にある「境界線を引く」という項目にチェックを入れると、段と段の間に細い縦線が自動的に描画されます。
文章量が多い場合や、隣り合う段のトピックが異なる場合などにこの境界線を引くことで、視覚的な区切りが明確になり、読者が文章の区切りを認識しやすくなります。新聞のようなカッチリとした印象を与えたい場合にも効果的なテクニックです。
段の区切りをコントロールする「段区切り」
段組みを使って文章を入力していると、「ここから先は、まだ左の段に余白があるけれど、強制的に右の段の先頭から始めたい」という場面が出てきます。たとえば、新しい見出しから始まるセクションを、キリよく次の段の頭に持っていきたい場合などです。
エンターキーを何度も押して改行を繰り返して次の段に押しやる方法（空の段落を作る方法）は、後から文字を追加・削除した際にレイアウトが大きく崩れる原因となるため避けるべきです。
このようなときには、「段区切り」という機能を使います。
- 次の段の先頭に送りたい文字の直前（見出しの左側など）にカーソルを合わせます。
- 「レイアウト」タブの「ページ設定」グループにある「区切り」ボタンをクリックします。
- 表示されたメニューの「ページ区切り」セクションの中にある「段区切り」を選択します。
これにより、カーソルの位置から後ろの文章が強制的に次の段の先頭に移動します。この方法を使えば、後から前の段に文章を加筆しても、段区切りを設定した位置のレイアウトが保たれるため、修正作業が格段に楽になります。
まとめ
Wordの「段組み」機能は、ニュースレターや会報誌など、視覚的な読みやすさと情報量の多さが求められる文書を作成する上で欠かせないテクニックです。
「レイアウト」タブから段数を選ぶだけで基本的な設定が完了し、さらに詳細設定から段の幅や間隔、境界線の有無を調整することで、思い通りのデザインを作り上げることができます。また、文章のレイアウト崩れを防ぐために、エンターキーの連打ではなく「段区切り」機能を正しく使うことが、効率よく文書を編集するための重要なポイントとなります。
見出しの工夫や写真の配置と組み合わせて段組みを活用することで、Wordでも本格的なDTPソフトで作ったような見栄えのする紙面を作成できます。社内報やチラシ作成の際には、ぜひ試してみてください。