今回は、Excelの入力作業を格段に楽にする「ドロップダウンリスト（プルダウン）」の作成方法と、後から項目を追加・修正しやすくするための連動テクニックについて紹介します。
ドロップダウンリストを作成するメリット
Excelで「部署名」や「商品のカテゴリ」などを複数人で入力する際、人によって「営業部」と書いたり「営業」と省略したりすると、後からデータを集計（並べ替えやフィルターなど）する時に、別々のものとして扱われてしまい、正しい結果が得られなくなります。
このような表記揺れを防ぐために有効なのが、「ドロップダウンリスト（プルダウン）」です。あらかじめ決められた選択肢（リスト）の中からマウスでクリックして選ばせることで、タイピングの手間を省き、入力されるデータを完全に統一することができます。
基本的なドロップダウンリストの作り方
リストの作成には、「データの入力規則」という機能を使用します。
直接カンマで区切って入力する方法
選択肢が「はい」「いいえ」のように少なく、今後も変わる予定がない場合は、直接入力してしまうのが一番簡単です。
- リストを設定したいセル（例：A2）を選択します。
- 「データ」タブを開き、「データツール」グループにある「データの入力規則」をクリックします。
- 「設定」タブの「入力値の種類」のプルダウンから、「リスト」を選択します。
- すぐ下に現れる「元の値」という入力欄に、「はい,いいえ,保留」のように、選択肢を半角カンマ（,）で区切って入力します。
- 「OK」をクリックすると、セルに下向きの矢印（▼）が表示され、選べるようになります。
項目を簡単に追加・変更できる連動リストの作り方
商品名や社員名のように、選択肢が多く、しかも後から頻繁に「追加」や「削除」が発生する場合は、先ほどの直接入力の方法だと、毎回「データの入力規則」を開いてカンマを打ち直さなければならず、非常に面倒です。
そこで、シート上の別の場所にリストの「元データ」となる表を作り、それと連動させる方法がベストプラクティスとなります。
別のセル範囲を参照してリストを作る手順
- シートの空いている場所（例えばZ列など、邪魔にならない場所）に、選択肢として表示させたい項目を縦一列に入力します（例：Z1からZ5まで）。
- ドロップダウンリストを設定したい入力用のセルを選択します。
- 「データ」タブから「データの入力規則」を開き、「リスト」を選択します。
- 「元の値」の入力欄を一度クリックしてカーソルを置きます。
- その状態で、先ほど作成したZ1からZ5のセルをマウスでドラッグして選択します。（入力欄には
=$Z$1:$Z$5のように自動で入力されます） - 「OK」をクリックします。
これで、Z列のデータがそのままリストの選択肢として表示されるようになります。Z列の文字を書き換えれば、プルダウンの中身も連動して自動的に変わります。
【重要】リストを自動拡張させるテーブル化のテクニック
上記の方法でも便利ですが、Z6のセルに新しい項目を「追加」した場合、元の範囲が $Z$1:$Z$5
で固定されているため、新項目はプルダウンに表示されません。これを解決し、項目を追加したら自動でプルダウンにも反映されるようにするには、「テーブル機能」を使います。
- 元データとなるZ1からZ5の範囲を選択し、「挿入」タブから「テーブル」をクリックします。（「先頭行をテーブルの見出しとして使用する」にチェックを入れます）
- テーブルになった後、先ほどの「データの入力規則」の「元の値」で、このテーブルのデータ部分を再度選択し直します。（少し難しいですが、INDIRECT関数を使う方法もあります）
または、より簡単な方法として、「元の値」の範囲を少し広めに =$Z$1:$Z$20
のように多めに設定しておくという方法もあります。この場合、空白の選択肢が下に入ってしまいますが、手軽に追加に対応できます。
まとめ
Excelのドロップダウンリスト機能を使うことで、入力ミスのない正確で統一されたデータ収集が可能になります。項目が少ない場合はカンマ区切りで直接入力し、項目が多い、または頻繁に変更される場合は、別のセル範囲（できればテーブル化）を参照する形で作るのが鉄則です。この「入力元とリストを分ける」という設計思想を身につけることで、メンテナンスが非常に楽な、後戻りの少ないExcelファイルを作成できるようになります。