今回は、複数人でWord文書を編集・チェックする際に便利な「変更履歴の記録」機能と、その修正の過程（赤字や取り消し線）を残したまま紙に印刷する方法について紹介します。
Wordの「変更履歴の記録」とは
契約書や社外向けの重要な文書を作成する際、自分が作った草案（ドラフト）を上司や同僚にチェックしてもらい、修正を加えてもらうというプロセスは日常的に行われます。
この時、相手が直接データを書き換えてしまうと、「どこをどう直したのか」が元の作成者には分からなくなってしまいます。
Wordの「変更履歴の記録」機能をオンにしてから編集を行うと、削除した文字には「取り消し線」が引かれ、追加した文字は「赤字や下線」で表示されるようになります。これにより、「誰が・いつ・どこを修正したか」が一目でわかるようになり、修正内容に同意するかどうか（承諾・元に戻す）を後から一つずつ判断できるようになります。
変更履歴をオンにする手順
編集作業を始める前に、機能を有効にする必要があります。
- リボンの「校閲」タブを開きます。
- 「変更履歴」グループの中にある「変更履歴の記録」というボタン（上が紙、下がペンのアイコンなど）をクリックします。
- ボタンがグレーに反転し、機能がオンになったことを確認します。
この状態で文字を消したり入力したりすると、その動作がすべて履歴として記録され、画面右側の余白（吹き出し）や、本文中に色付きで表示されるようになります。
変更履歴が残った状態を印刷する
修正の過程を画面で見るだけでなく、会議の資料として配布するために、「赤字の修正や取り消し線が入った状態のまま」紙に印刷したいという要望は少なくありません。
印刷時の設定で「変更履歴を印刷」を選ぶ
通常、ただ印刷ボタンを押しただけでは、変更履歴も含めて印刷されることが多いですが、設定によっては履歴が消えて最終版だけが印刷されてしまうことがあります。履歴を確実に印刷するための設定方法は以下の通りです。
- 「ファイル」タブを開き、左側のメニューから「印刷」を選択します。
- 「設定」という項目の下にある、印刷範囲を選ぶドロップダウンリスト（通常は「すべてのページを印刷」と書かれている部分）をクリックします。
- 展開されたメニューの一番下の方にある「変更履歴を印刷」という項目を探します。
- この項目にチェックマーク（レ点）が付いていなければ、クリックしてチェックを入れます。
右側の印刷プレビュー画面を確認し、本文の赤字や、右側余白の吹き出し（コメントや削除内容）がしっかりと表示されていれば、そのまま「印刷」ボタンを押すことで、見たままの状態で出力されます。
変更履歴を印刷したくない場合
逆に、修正が終わって提出用の「最終版」としてきれいに印刷したいのに、赤字や吹き出しが印刷されてしまって困る、という場合は、先ほどの「変更履歴を印刷」のチェックを外すことで解決します。
また、根本的な解決として、「校閲」タブの「承諾」から「すべての変更を反映」を選び、履歴そのものを確定させて（消して）から印刷するのが、正式な文書の取り扱い方となります。
印刷レイアウトを整える工夫
変更履歴、特に右側の「吹き出し」を表示したまま印刷すると、本文のスペースが左に押しやられ、文字が全体的に小さく印刷されてしまうという問題があります。
吹き出しを使わずに履歴を表示する
本文をできるだけ大きく印刷したい場合は、吹き出しを使わず、変更内容をすべて本文の中に直接表示（インライン表示）させる設定に変更します。
- 「校閲」タブの「変更履歴」グループにある「変更履歴オプション（ダイアログボックス起動ツール）」をクリックします。
- （または、「変更履歴とコメントの表示」→「吹き出し」から設定します）
- 「吹き出し」の設定を「すべての変更履歴を本文中に表示」に変更します。
これにより、右側の余白が消え、削除された文字も本文中に取り消し線付きで表示されるため、用紙の横幅をフルに使って大きく印刷することが可能になります。
まとめ
Wordの「変更履歴の記録」機能は、複数人での文書作成における強力なコミュニケーションツールです。修正内容を画面で確認するだけでなく、印刷設定の「変更履歴を印刷」をコントロールすることで、会議用のチェック資料と、提出用の綺麗な最終版を自在に使い分けることができます。右側の吹き出しの有無による印刷サイズの違いにも注意を払いながら、状況に応じた最適な印刷結果を得られるようにしましょう。