今回は、Wordの機能で設定された変更履歴のロックを解除する方法について紹介します。
Wordで共有された文書を開いた際、文字を入力しようとしても変更履歴が強制的に記録されてしまったり、変更履歴をオフにできなかったりすることがあります。
これは、文書の作成者が「変更履歴の記録」にロックをかけていることが原因と考えられます。
意図しない編集を防ぐための便利なセキュリティ機能ですが、自分が編集を引き継ぐ場合や、最終的な調整を行う段階では、このロックを解除する必要があります。
ここでは、変更履歴のロックを解除するための手順や、パスワードがわからない場合の対処法について見ていきます。
変更履歴のロックを解除する基本的な手順
変更履歴のロックは、正しいパスワードを入力することで解除することが可能です。
解除の操作自体は特定のメニューからスムーズに行うことができます。
ロック解除のメニューを開く
まずは、画面上部にあるリボンから操作を行います。
- 「校閲」タブを開きます。
- 「変更履歴」グループの中にある「変更履歴の記録」のボタンの下半分（矢印の部分）をクリックします。
- 表示されたメニューから「変更履歴のロック」を選択します。
すでにロックがかかっている場合は、この操作を行うことでパスワードの入力を求める画面が表示されるはずです。
パスワードを入力して解除する
「変更履歴のロックの解除」という小さなウィンドウが表示されたら、文書の作成者から共有されているパスワードを入力します。
入力後、「OK」ボタンをクリックするとロックが解除されます。
これで、通常の文書と同じように、変更履歴の記録をオンにしたりオフにしたりと、自由に切り替えができるようになります。
ロックを解除した後は、「変更履歴の記録」ボタンをクリックしてオフの状態にすれば、履歴を残さずに文字を編集できるでしょう。
パスワードがわからない場合の対処法
ロックを解除したくても、パスワードを忘れてしまったり、担当者が不在で確認できなかったりするケースもあるかもしれません。
Wordの標準機能としてパスワードを強制的に解除するボタンは用意されていませんが、別の方法で編集可能な文書を作成するアプローチがあります。
新しい文書に内容をコピーする
もっともシンプルで手軽な方法は、ロックがかかっている文書の内容を、新しいWordファイルにコピーすることです。
- ロックされた文書を開き、キーボードの「Ctrl」キーを押しながら「A」キーを押して、文書全体を選択します。
- 「Ctrl」キーを押しながら「C」キーを押して、内容をコピーします。
- Wordで「白紙の文書」を新しく作成します。
- 新しい文書の上で「Ctrl」キーを押しながら「V」キーを押し、内容を貼り付けます。
この手順で作成した新しいファイルには変更履歴のロックが引き継がれないため、自由に編集や保存を行うことが可能です。
ただし、複雑なレイアウトや特殊な書式が設定されている場合、貼り付けた際に見た目が崩れてしまうことがあるため、元の文書と見比べながら調整するとよいでしょう。
名前を付けて保存し直す
もうひとつの方法として、ファイルを別の形式で保存し直すことで、制限をクリアできる場合があります。
「ファイル」タブから「名前を付けて保存」を選び、ファイルの種類を「リッチテキスト形式（*.rtf）」などに変更して保存します。
その後、保存したリッチテキスト形式のファイルを開き、再度Word文書（*.docx）として保存し直すことで、一部の制限がリセットされることがあります。
しかし、この方法もレイアウト情報が失われる可能性があるため、文字情報だけを取り出したい場合に検討すると良いアプローチです。
変更履歴とロックを活用するためのTips
自分が文書の作成者となり、他の人にレビューを依頼する際には、変更履歴のロック機能が役立ちます。
使い方を覚えておくと、安全な文書管理につながるでしょう。
ロックをかけて変更箇所を確実に残す
複数人でファイルを回覧して意見を求める際、意図せず変更履歴がオフになってしまい、誰がどこを直したのかわからなくなるトラブルが起こりがちです。
それを防ぐために、あらかじめロックをかけておくのが効果的です。
「校閲」タブの「変更履歴のロック」を開き、任意のパスワードを2回入力して「OK」を押すだけで設定できます。
これにより、ファイルを受け取った人は必ず変更履歴が記録される状態で編集することになり、後から修正箇所を正確に把握できるようになります。
文書の保護機能と組み合わせる
変更履歴の記録だけでなく、特定の場所以外の編集を禁止したい場合は、「編集の制限」機能を併用するのもひとつの方法です。
「校閲」タブにある「編集の制限」を開くと、文書に対する編集権限をより細かくコントロールできます。
たとえば、「コメントの追加のみを許可する」といった設定も可能なため、文書の目的に合わせて設定を使い分けると、よりスムーズな共同作業が実現するでしょう。
まとめ
今回は、Wordの変更履歴のロックを解除する方法や、パスワードが不明な場合の代替策について紹介しました。
パスワードがわかっている場合は、「校閲」タブから簡単にロックを解除して、通常の編集状態に戻すことができます。
パスワードが不明な場合でも、新しい文書に内容をコピーするなどの工夫で、編集可能な状態のファイルを作成することが可能です。
また、ロック機能自体は、複数人でのファイル共有において修正箇所を明確にするための便利なツールです。
状況に合わせてロックの解除や設定を行い、安全で効率的な文書管理に役立ててみてはいかがでしょうか。