今回は、WordのPDFエクスポートでしおりを作成する方法を紹介します。
PDFのしおりが役立つ場面
Wordで作った長い文書をPDFにするとき、読む人が章や節へすぐ移動できるようにしたい場合があります。PDFのしおりを使うと、画面左側のナビゲーションから見出しへ移動できるため、報告書、マニュアル、規程、提案書などで便利です。
Word PDFエクスポート
しおり作成を行うには、Word側で見出しスタイルを正しく設定しておくことが基本です。見出しを手作業で太字や大きい文字にしただけでは、PDFのしおりとして反映されないことがあります。
PDFにした後でしおりを手作業で作る方法もありますが、Wordの構造を整えてから出力すれば、修正や再出力にも対応しやすくなります。
しおりの元になる見出しを整える
PDFのしおりは、Word文書の見出し構造をもとに作るのが扱いやすい方法です。まず、文書内の章タイトルや節タイトルに見出しスタイルを適用します。
- 章タイトルに見出し1を使う
- 節タイトルに見出し2を使う
- 必要に応じて小見出しに見出し3を使う
- 本文には本文用のスタイルを使う
- 見出し名を短く分かりやすくする
見出しが長すぎると、PDFのしおり一覧で読みにくくなります。本文中の見出しとしては自然でも、しおりに出すと長い場合があります。必要に応じて見出しの表現を整理します。
ナビゲーションウィンドウで確認する
Wordのナビゲーションウィンドウを開くと、見出し構造を確認できます。ここに表示される項目が、PDFのしおりにも反映される候補になります。
目次に出したい見出しが表示されていない場合は、見出しスタイルが適用されていない可能性があります。反対に、しおりに出したくない文章が表示されている場合は、誤って見出しスタイルが付いているかもしれません。
PDFエクスポート時の設定
WordからPDFを作成するときは、オプション設定を確認します。しおりを作るには、見出しをしおりとして出力する設定が必要です。
- Word文書を保存する
- 「ファイル」からPDF作成またはエクスポートを選ぶ
- PDFのオプションを開く
- しおりの作成で見出しを選ぶ
- PDFを出力する
- PDFを開いてしおり表示を確認する
環境によってメニュー名は異なることがありますが、PDF出力時のオプションでしおりに関する設定を確認する流れは同じです。既定設定のまま出力すると、しおりが付かない場合があります。
目次としおりは別物
Word文書内に目次があっても、PDFのしおりが自動で作られるとは限りません。目次はPDF本文内のページであり、しおりはPDFビューアーのナビゲーション機能です。
読み手が印刷して使うなら目次が重要です。画面上で読むならしおりがあると移動しやすくなります。長いPDFでは、両方を整えると使いやすくなります。
しおりの階層を整える
PDFのしおりは、見出し1、見出し2、見出し3の階層を反映します。階層が深すぎると、しおり一覧が複雑になります。文書の長さに合わせて、どのレベルまで出すかを決めます。
- 短い資料は見出し1と見出し2までにする
- 長いマニュアルは見出し3まで使う
- 細かすぎる小見出しはしおりに出さない
- 章名と節名の表記をそろえる
- 番号付き見出しは番号のずれを確認する
しおりは多ければよいわけではありません。読み手が目的の場所へ移動しやすい粒度にすることが大切です。
見出し番号も更新する
PDF化前には、見出し番号と目次を更新します。章を移動した後に番号が古いままだと、PDFのしおりにも古い番号が出ることがあります。
見出し番号を自動設定している場合でも、フィールド更新が必要な箇所があります。PDF出力前に文書全体を更新し、目次と本文の整合性を確認します。
PDF出力後の確認ポイント
PDFを作成したら、必ず開いて確認します。Word上では正しく見えていても、PDFのしおりやリンクが期待どおりになっていないことがあります。
- しおりが表示されているか
- しおりの階層が自然か
- クリックした場所へ移動できるか
- 不要な見出しがしおりに入っていないか
- 目次のページ番号とPDFの表示が合っているか
PDFビューアーによって表示の見え方が少し変わることがあります。社内配布や顧客提出の前には、実際に使う閲覧環境を想定して確認します。
ファイル名と版数も整える
PDFは配布後に編集されにくい形式です。そのため、出力時点の版数や日付が分かるファイル名にしておくと管理しやすくなります。しおりを修正して再出力した場合は、古いPDFと取り違えないようにします。
文書名、版数、作成日をファイル名に入れると、共有フォルダー内でも探しやすくなります。
配布前にリンクも確認する
PDFにしおりを付ける文書では、本文中の目次リンクや相互参照も合わせて確認します。PDF上で目次をクリックして該当ページへ移動できるか、章番号の参照が古いまま残っていないかを見ます。
長いマニュアルでは、しおり、目次、本文の見出しが同じ表記になっていると読み手が迷いにくくなります。見出し名を修正した後は、Word側で目次やフィールドを更新し、PDFを再出力して確認します。
しおりを出しすぎない工夫
細かい小見出しまでしおりに出すと、PDFの左側が長くなり、かえって探しにくくなることがあります。読み手が移動したい単位を考え、章と主要な節に絞ることも大切です。
社内規程や手順書では、見出し2までをしおりに出し、見出し3以下は本文内で確認する方法もあります。出力後にしおり一覧を開き、目的の項目へ移動しやすいかを利用者の立場で確認します。
配布先がPDFを主に画面で読むなら、しおりの有無は使いやすさに直結します。
まとめ
WordからPDFを作るときにしおりを付けるには、Word側で見出しスタイルを正しく使うことが大切です。見出し1、見出し2、見出し3の階層が、PDFのしおり構造の元になります。
PDFエクスポート時には、オプションで見出しをしおりとして出力する設定を確認します。出力後はPDFを開き、しおりの表示、階層、リンク先を確認します。
Word PDFエクスポート
しおり作成を行えば、長い文書でも読み手が目的の章へ移動しやすくなります。目次としおりの両方を整え、PDF化前には見出し番号とフィールドを更新しておきましょう。