今回は、Wordで自動作成した目次のレベル（階層）を設定し、必要な見出しだけを表示させるカスタマイズ方法について紹介します。
目次機能の仕組みと見出しスタイルの関係
Wordの目次機能は、文書内に設定された「見出しスタイル」を自動的に抽出し、ページ番号と紐づけて一覧表を作成する非常に便利なツールです。
何十ページにも及ぶマニュアルや報告書を作成する際、手作業で目次を作ると、後からページが増減したときにページ番号を手直しする膨大な手間が発生します。
自動目次機能を使えば、数回のクリックで目次が完成し、ページ番号の更新も一瞬で行えます。
この自動目次を思い通りに操るための鍵となるのが、「どのレベルの見出しまでを目次に表示させるか」という設定です。
見出しレベルとは何か
Wordには「見出し1」「見出し2」「見出し3」といったように、あらかじめ階層化されたスタイルが用意されています。
「見出し1」が大項目（章）、「見出し2」が中項目（節）、「見出し3」が小項目（項）といった具合に、数字が大きくなるほど細かい階層のタイトルを意味します。
目次を作成した際、デフォルトの設定では「見出し1から見出し3まで」の3つの階層が抽出され、インデント（字下げ）によって階層構造が視覚的に表現された状態で目次に並びます。
しかし、文書の構成によっては「見出し1と見出し2だけで十分（見出し3まで入れると目次が長くなりすぎる）」といったケースや、逆に「見出し4まで詳細に目次に載せたい」といったケースが出てきます。
このような場合に、目次に表示させるレベルをコントロールするカスタマイズが必要となります。
目次に表示するレベルを変更する手順
作成済みの目次に対して、抽出する見出しのレベル（階層の深さ）を変更する手順を解説します。
ユーザー設定の目次を開く
すでに自動目次が挿入されている場合、その目次の上をクリックして選択状態にします。
リボンの「参考資料」タブを開き、左端にある「目次」ボタンをクリックします。
表示されるメニューの下の方にある「ユーザー設定の目次（または『カスタム目次』）」を選択します。
すると、「目次」ダイアログボックスが開きます。この画面で、目次に関するあらゆる詳細設定を行います。
アウトラインレベルの数値を変更する
ダイアログボックスの左下あたりに「アウトライン レベル」という項目と、その横に数値を変更できるスピンボックス（上下の矢印ボタン）があります。
デフォルトではここが「3」に設定されています。これは「見出し1から見出し3までを目次に表示する」という意味です。
もし、大項目と中項目だけでスッキリとした目次にしたい場合は、この数値を「2」に減らします。
逆に、小項目のさらに下にある詳細な見出しまで目次に載せたい場合は、数値を「4」や「5」に増やします。
数値を変更すると、ダイアログボックス上部の「印刷プレビュー」の表示がリアルタイムに切り替わり、どの階層までが表示されるのかを確認できます。
設定が完了したら「OK」をクリックします。
「既存の目次を置き換えますか？」という確認メッセージが表示されるので「はい」を選択すると、新しいレベル設定が適用された目次に自動的に書き換わります。
特定のスタイルだけを目次に含める高度な設定
Wordの標準の見出しスタイル（見出し1〜9）以外にも、自分で作成した独自のスタイル（例：「コラム見出し」や「補足説明」など）を目次の一部として組み込みたい場合があります。
また、特定の標準見出しスタイル（例えば「見出し2」）だけを目次から除外したいといった、変則的なカスタマイズも可能です。
目次オプションでのスタイル割り当て
先ほどと同じように「ユーザー設定の目次」ダイアログボックスを開きます。
今度は「アウトライン レベル」の右側にある「オプション」ボタンをクリックします。
「目次オプション」という新しい画面が開き、文書内で使用できるすべてのスタイルが一覧表示されます。
スタイルの名前の右側にある「目次レベル」という入力欄の数字が、そのスタイルを目次のどの階層（インデント位置）に表示するかを決定しています。
- 独自のスタイルを目次に追加する:
リストの中から、自分が作成した「コラム見出し」などのスタイルを探します。その右側の空欄に、目次の中で表示させたい階層の数字（例えば「見出し2」と同じ階層にしたいなら「2」）を入力します。 - 特定のスタイルを目次から外す:
目次に表示させたくないスタイル（例えば「見出し3」など）の右側に入力されている数字を、BackSpaceキーやDeleteキーで削除して空欄にします。
「OK」をクリックして元の画面に戻り、再度「OK」で目次を更新すると、オプションで設定した独自のルールに従って目次が再構築されます。
目次レベルと連動する段落のアウトライン設定
目次がうまく作成できない、あるいは本文中の普通の段落がなぜか目次に混ざってしまうといったトラブルの多くは、この「アウトラインレベル」の認識違いから生じます。
見出しスタイルを使わずに目次レベルを設定する
Wordでは、「見出し1」などのスタイルを適用しなくても、任意の段落に対して直接「これは目次レベル1の段落だ」と定義することができます。
目次に含めたい（あるいは外したい）段落を選択し、「ホーム」タブの「段落」グループの右下にあるダイアログボックス起動ツールをクリックして「段落」ダイアログボックスを開きます。
「インデントと行間」タブの中にある「アウトライン レベル」という項目を見ます。
通常、普通の本文はここが「本文」になっています。
ここを「レベル 1」や「レベル 2」に変更すると、その段落は見出しスタイルと同じように、自動目次の抽出対象となります。
逆に、本文のはずなのに目次に表示されてしまう段落は、何らかの理由でここが「レベル ○」になってしまっているため、ここを「本文」に戻すことで目次から除外できます。
まとめ
Wordの自動作成された目次に対して、表示する見出しのレベル（階層）を設定・変更する方法について解説しました。
「参考資料」タブの「ユーザー設定の目次」からアウトラインレベルの数値を増減するだけで、目次のボリュームを文書の目的に合わせて簡単にコントロールできます。
数値を「2」にして大まかな構成だけを伝えるスッキリとした目次にしたり、「4」にして詳細な項目まで網羅した辞書のような目次にしたりと、見せ方の幅が広がります。
また、「目次オプション」を開くことで、自作のオリジナルスタイルを目次に組み込んだり、特定の階層だけを除外したりといった高度なカスタマイズも可能になります。
目次が意図通りに抽出されない場合は、段落のアウトラインレベルの設定を確認するというトラブルシューティングの知識も合わせて持っておくことが重要です。
長文のドキュメントを作成する際は、見出しスタイルと目次レベルの仕組みを理解し、読み手にとって最も探しやすく分かりやすい目次をデザインしてみてはいかがでしょうか。