今回は、Wordのクイックアクセスツールバーをカスタマイズして、作業をスムーズに進めるコツを紹介します。
クイックアクセスツールバーとは
Wordの画面左上、リボンの上部（または下部）にある小さなアイコンの並びがクイックアクセスツールバーです。初期設定では「上書き保存」「元に戻す」「やり直し」などの基本的な操作ボタンが配置されています。
このツールバーの最大の利点は、どのタブを開いていても常に表示されていることです。例えば、「ホーム」タブを開いているときに「ページレイアウト」タブの機能を使いたくなった場合、通常であればタブを切り替える操作が必要になります。しかし、よく使う機能をクイックアクセスツールバーに追加しておけば、タブを切り替えることなくワンクリックで目的の操作を実行できます。日常的な文書作成の中で、少しずつ積み重なるタブ切り替えの手間を減らすことができる便利な機能です。
カスタマイズの基本的な手順
クイックアクセスツールバーに新しいボタンを追加する方法はいくつかありますが、最も簡単なのはリボンから直接追加する方法です。
リボンから追加する方法
- Wordの画面上部にあるリボンから、追加したい機能のアイコンを見つけます。
- そのアイコンの上で右クリックします。
- 表示されるメニューから「クイックアクセスツールバーに追加」を選びます。
これだけで、選んだ機能がツールバーに追加されます。よく使うフォントの色の変更や、特定のスタイルの適用などを追加しておくと便利です。
リストから選んで追加する方法
リボンに表示されていない機能や、より細かく設定したい場合は、設定画面から追加します。
- クイックアクセスツールバーの右端にある下向きの小さな矢印（「クイックアクセスツールバーのユーザー設定」）をクリックします。
- メニューの中にある「その他のコマンド」を選びます。
- 「Wordのオプション」という画面が開きます。左側のリストにすべてのコマンドが表示されるので、追加したいコマンドを選びます。見つからない場合は、上部のプルダウンメニューを「基本的なコマンド」から「すべてのコマンド」に変更すると探しやすくなります。
- 目的のコマンドを選んだら、中央にある「追加」ボタンをクリックします。すると、右側のリスト（現在のツールバーの内容）にそのコマンドが移動します。
- 最後に右下の「OK」をクリックすると、設定が反映されます。
おすすめの追加コマンド
どのようなコマンドを追加すればよいか迷う場合のために、文書作成で役立つおすすめの機能をいくつか挙げておきます。
「名前を付けて保存」
既存のファイルを開いて編集し、別のファイルとして保存したい場面は多いと思います。標準の「上書き保存」だけでなく「名前を付けて保存」を追加しておくと、ファイルタブを開く手間が省けます。
「印刷プレビューと印刷」
文書を印刷する前にレイアウトを確認したいとき、このボタンを登録しておけば、すぐにプレビュー画面に切り替えることができます。印刷ミスを防ぐためにも便利なコマンドです。
「書式のコピー/貼り付け」
特定の見出しや強調箇所のデザイン（フォント、サイズ、色など）を別の場所にも適用したいときに使う機能です。頻繁に使う場合は、ツールバーにあると重宝します。
「記号と特殊文字」
チェックマークや矢印など、キーボードから入力しにくい記号を挿入する際に使います。挿入タブを開かずにすぐに呼び出せるようになります。
ツールバーの整理と配置
機能を追加しすぎると、アイコンが横に長く並んでしまい、かえって目的のボタンが見つけにくくなることがあります。そのような時は、アイコンの並び順を変えたり、不要なものを削除したりして整理します。
アイコンの並べ替えと削除
- 先ほどと同じように、右端の矢印から「その他のコマンド」を選んでオプション画面を開きます。
- 右側のリストから、移動したいコマンドを選択します。
- リストの右側にある上向き、または下向きの矢印ボタンをクリックすると、選んだコマンドの位置が上下に移動します。上にあるものほど、実際のツールバーでは左側に表示されます。
- 不要になったコマンドがある場合は、リストで選んでから中央の「削除」ボタンをクリックします。
表示位置の変更
クイックアクセスツールバーは、リボンの上に表示するか、リボンの下に表示するかを選ぶことができます。右端の矢印をクリックし、「リボンの下に表示」を選ぶと位置が変わります。リボンの下に配置すると、マウスの移動距離がわずかに短くなるため、より素早くクリックできるようになるというちょっとした工夫です。アイコンの数が多い場合は、リボンの下の方が見やすくなることもあります。
まとめ
Wordのクイックアクセスツールバーを自分好みにカスタマイズすると、文書作成の際のちょっとした手間を省くことができます。自分の作業スタイルに合わせて、よく使うコマンドを厳選して配置してみるとよいでしょう。日々の作業が少しでも快適になるように、設定を見直してみてはいかがでしょうか。