今回は、Word（ワード尾）の使い方を基本操作から上級テクニックまで解説します。
Wordの基本操作
新規文書の作成と保存
Wordを起動すると、スタート画面が表示されます。ここで「白紙の文書」を選択すると、新しい文書を作成できます。文書を保存するには、画面左上の「ファイル」タブをクリックし、「名前を付けて保存」を選択します。保存先とファイル名を指定して保存しましょう。
既に作業中の文書を保存する場合は、「ファイル」→「上書き保存」を選ぶか、ショートカットキー「Ctrl+S」を使うと素早く保存できます。文書作成中は定期的に保存する習慣をつけることで、予期せぬトラブルによるデータ損失を防げます。
文字の入力と編集
文書にテキストを入力するには、入力したい位置にカーソルを置いてキーボードから文字を入力します。入力した文字を削除するには、削除したい文字の右側にカーソルを置いて「Backspace」キーを押すか、左側にカーソルを置いて「Delete」キーを押します。
文字の編集で重要なのが「Enterキー」の使い方です。Wordでは、Enterキーは「段落の区切り」として機能します。一般的な文書では、文章の意味のまとまり（句点「。」の後など）でEnterキーを押して改行することをおすすめします。単純な行の改行だけが目的なら、「Shift+Enter」で改行できます。
文字の書式設定
文字の書式を変更するには、まず変更したい文字を選択します。選択するには、変更したい範囲の先頭でクリックし、そのままドラッグして範囲を指定します。文字を選択した状態で、「ホーム」タブにある書式設定のオプションを使用できます。
- フォントの変更：フォント名のドロップダウンメニューから選択
- サイズの変更：フォントサイズのドロップダウンメニューから選択
- 太字：「太字」ボタンをクリックするか、「Ctrl+B」
- 斜体：「斜体」ボタンをクリックするか、「Ctrl+I」
- 下線：「下線」ボタンをクリックするか、「Ctrl+U」
- 文字色の変更：「フォントの色」ボタンから選択
段落の書式設定
段落の書式を設定するには、設定したい段落内にカーソルを置くか、複数の段落を選択します。「ホーム」タブの段落グループにあるボタンを使用して、以下のような設定ができます。
- 配置：左揃え（Ctrl+L）、中央揃え（Ctrl+E）、右揃え（Ctrl+R）、両端揃え（Ctrl+J）
- 行間：「段落」ダイアログボックスの「間隔」で設定
- インデント：左インデント、右インデント、ぶら下げインデントなど
- 箇条書き：「箇条書き」ボタンで様々な箇条書きスタイルを適用
- 段落番号：「段落番号」ボタンで番号付きリストを作成
文書作成のための便利な機能
表の挿入と編集
情報を整理して表示するために、表は便利な機能です。表を挿入するには「挿入」タブの「表」ボタンをクリックし、必要な行数と列数を選択します。表を挿入したら、セル内をクリックしてテキストを入力できます。
表のデザインやレイアウトを調整するには、表を選択したときに表示される「表ツール」の「デザイン」と「レイアウト」タブを使用します。ここでは、罫線のスタイル、塗りつぶしの色、セルの結合・分割、行や列の挿入・削除などができます。
画像や図形の挿入
文書に視覚的な要素を追加するには、「挿入」タブを使用します。
- 画像の挿入：「挿入」→「画像」から、パソコン内の画像ファイルを選択
- オンライン画像の挿入：「挿入」→「オンライン画像」から、インターネット上の画像を検索して挿入
- 図形の挿入：「挿入」→「図形」から、様々な図形を選択して描画
- SmartArtの挿入：「挿入」→「SmartArt」から、様々な図表を選択
挿入した画像や図形は、サイズ変更、移動、回転などの編集が可能です。画像を選択すると「図ツール」タブが表示され、さまざまな調整ができます。画像を自由に移動させるには、画像を選択して表示される「レイアウトオプション」から「前面」や「四角形」などの文字列の折り返しオプションを選択します。
ページ設定とレイアウト
文書のページ設定を行うには、「レイアウト」タブを使用します。ここでは、用紙のサイズ、向き（縦/横）、余白、段組みなどを設定できます。特に重要なのが余白の設定で、文書の種類や目的に応じて適切な余白を設定することで、読みやすい文書に仕上がります。
また、長い文書では「ページ番号」の挿入も便利です。「挿入」→「ページ番号」から、ページ番号の位置やスタイルを選択できます。
効率的な操作のためのショートカットキー
Wordを効率よく使うためには、ショートカットキーの活用が役立ちます。頻繁に使う操作をキーボードだけで素早く実行できるようになると、作業効率が向上します。以下に、特に覚えておきたい基本的なショートカットキーをご紹介します。
ファイル操作のショートカット
- 新規文書作成：Ctrl+N
- ファイルを開く：Ctrl+O
- 上書き保存：Ctrl+S
- 名前を付けて保存：F12
- 印刷：Ctrl+P
- 文書を閉じる：Ctrl+W
編集のショートカット
- 切り取り：Ctrl+X
- コピー：Ctrl+C
- 貼り付け：Ctrl+V
- 元に戻す：Ctrl+Z
- やり直し：Ctrl+Y
- すべて選択：Ctrl+A
- 検索：Ctrl+F
- 置換：Ctrl+H
書式設定のショートカット
- 太字：Ctrl+B
- 斜体：Ctrl+I
- 下線：Ctrl+U
- 左揃え：Ctrl+L
- 中央揃え：Ctrl+E
- 右揃え：Ctrl+R
- 両端揃え：Ctrl+J
- フォントサイズ増加：Ctrl+Shift+>
- フォントサイズ減少：Ctrl+Shift+<
上級者向けの機能と時短テクニック
スタイルの活用
文書の見た目を統一し、効率的に書式設定を行うための機能が「スタイル」です。スタイルとは、フォント、サイズ、色、行間などの書式設定をひとまとめにしたものです。「ホーム」タブの「スタイル」グループから、事前に定義されたスタイルを適用できます。
長文の文書や複雑な書式が必要な文書では、スタイルを活用することで以下のメリットがあります：
- 書式設定の手間を削減できる
- 文書全体の見た目を統一できる
- 目次の自動生成が簡単にできる
- スタイルを変更すると、そのスタイルが適用されているすべての箇所が一括で変更される
テンプレートの活用
同じような形式の文書を繰り返し作成する場合は、テンプレートを活用すると効率的です。Wordには多数の組み込みテンプレートがあり、「ファイル」→「新規作成」から選択できます。また、自分で作成した文書をテンプレートとして保存することも可能です。
テンプレートを使うと、以下のようなメリットがあります：
- 基本的なレイアウトや書式が既に設定されているため、文書作成の時間を短縮できる
- 企業や組織内での文書の一貫性を保つことができる
- 専門家が作成した洗練されたデザインを利用できる
差し込み印刷
同じ文書フォーマットに異なる情報を入れて、複数の文書を作成したい場合に便利なのが「差し込み印刷」機能です。例えば、招待状や案内状を多数の人に送る場合などに活用できます。
差し込み印刷の基本的な手順は以下の通りです：
- 「差し込み文書」タブを選択
- 文書の種類（例：「レター」）を選択
- 「宛先の選択」で、データソース（例：Excelのリスト）を指定
- 「差し込みフィールドの挿入」で、差し込みたい項目を文書内に配置
- 「完了と差し込み」で、個別の文書を生成
変更履歴の活用
複数の人と共同で文書を編集する場合に便利なのが「変更履歴」機能です。「校閲」タブの「変更履歴」を有効にすると、文書に加えられた変更（追加、削除、書式変更など）がすべて記録され、誰がどのような変更を行ったかが明確になります。
変更履歴機能を使うと、以下のメリットがあります：
- 誰がどのような変更を行ったかを確認できる
- 変更を個別に承諾または拒否できる
- 文書の変更過程を追跡できる
よくあるトラブルと解決方法
文書のレイアウトが崩れる
文書のレイアウトが思い通りにならない場合は、以下の点を確認してみましょう：
- 段落の書式設定（特にインデントや行間）を確認する
- 「表示」タブで「編集記号の表示/非表示」をオンにして、段落記号や空白を確認する
- テキストボックスや画像の「文字列の折り返し」設定を確認する
- セクション区切りがないか確認する
大きな文書でWord動作が遅くなる
大きな文書を編集していると、Wordの動作が遅くなることがあります。以下の対策を試してみましょう：
- 不要な画像や図形を削除するか、画像を圧縮する
- 文書を複数のファイルに分割する
- 「ファイル」→「オプション」→「詳細設定」で、パフォーマンスに関する設定を調整する
ファイルが破損した場合の対処法
Word文書が開けなくなった場合や、破損した場合は、以下の方法を試してみましょう：
- 「ファイル」→「開く」→ファイルを選択→「▼」→「開いて修復」を試す
- Word自動回復機能で保存された一時ファイルを探す
- バックアップファイルがあれば、それを開く
まとめ
当記事では、Wordの基本操作から上級機能まで、幅広く解説しました。Word初心者のユーザーは、まずは基本操作をしっかり身に付け、少しずつ上級機能にチャレンジしていくことをおすすめします。また、ショートカットキーを覚えることで、作業効率を向上させることができます。
Wordは多機能なソフトウェアですが、基本的な使い方さえ理解すれば、初心者でも素晴らしい文書を作成することができます。日々の練習と実践を通じて、徐々にスキルを高めていきましょう。