今回は、Wordのパスワード保護機能を使って、重要な文書のセキュリティを高める方法について紹介します。
仕事で扱う文書の中には、個人情報や未発表の企画内容、社外秘のデータなど、関係者以外には見せられない情報が含まれることがあります。このようなファイルをメールでやり取りしたり、共有フォルダに保存したりする際、誰でも開ける状態にしておくのは情報漏洩のリスクを伴います。Wordには、ファイルを開く際や編集する際にパスワードを要求する機能が標準で備わっており、これを適切に設定することで、文書の安全性を高めることが期待できます。
Wordのパスワード保護の種類
Wordで設定できるパスワード保護には、大きく分けて「読み取りパスワード」と「書き込みパスワード」の2種類があります。目的によって使い分けることが大切です。
読み取りパスワード
ファイルを開く（中身を見る）こと自体を制限するためのパスワードです。このパスワードを知らない人は、文書の内容を一切確認することができません。特に機密性の高い情報が含まれており、指定された人以外には絶対に内容を知られたくない場合に設定します。
書き込みパスワード
ファイルを開いて内容を読むことは誰でも（あるいは読み取りパスワードを知っている人なら）可能ですが、内容を編集して上書き保存するためにはパスワードが必要になる、という設定です。パスワードを知らない人は「読み取り専用」としてファイルを開くことになり、内容の確認はできても、元のファイルに変更を加えることはできません。多くの人に内容を周知したいが、勝手に書き換えられるのを防ぎたい（マニュアルや規定集など）場合に有効です。
パスワードの設定手順
それでは、実際に文書にパスワードをかける手順を説明します。Wordでは、ファイルを保存する際の設定画面からパスワードを追加することができます。
新規保存または名前を付けて保存時の設定
- 画面左上の「ファイル」タブをクリックします。
- メニューから「名前を付けて保存」を選び、保存先のフォルダを指定します。
- 「名前を付けて保存」のダイアログボックスが表示されたら、右下にある「ツール」というボタン（またはプルダウンメニュー）をクリックします。
- 表示されたメニューの中から「全般オプション」を選択します。
- 「全般オプション」という小さなウィンドウが開き、「読み取りパスワード」と「書き込みパスワード」の入力欄が現れます。
- 目的に応じて、いずれか（または両方）の欄に任意のパスワードを入力し、「OK」をクリックします。
- 確認のため、先ほど入力したパスワードをもう一度入力する画面が出ますので、同じパスワードを入力して「OK」をクリックします。
- 最後に、元のダイアログボックスに戻るので、「保存」ボタンをクリックして完了です。
これで、次回そのファイルを開こうとしたときに、パスワードの入力が求められるようになります。
パスワードの解除と変更
設定したパスワードが不要になった場合や、別のパスワードに変更したい場合は、同じ手順をたどって設定を解除・変更します。
- パスワードがかかっているファイルを、パスワードを入力して開きます。
- 「ファイル」タブから「名前を付けて保存」を選びます。
- 保存先を指定し、「ツール」から「全般オプション」を開きます。
- 入力されているパスワード（黒い丸などで伏字になっている部分）を「BackSpace」キーや「Delete」キーで全て消去し、空欄にします。変更したい場合は、新しいパスワードを入力します。
- 「OK」をクリックし、そのまま「保存」（上書き保存）をします。
パスワードを扱う上での注意点とTips
パスワード保護は強力な機能ですが、運用方法を誤るとトラブルの原因になることもあります。設定・管理する上でのポイントをいくつか挙げます。
パスワードを忘れないための管理
Wordのパスワード保護機能には、「パスワードを忘れた場合にリセットする（救済する）」仕組みが用意されていません。もし設定したパスワードを忘れてしまうと、作成した本人はもちろん、誰であってもそのファイルを開くこと（あるいは編集すること）ができなくなってしまいます。パスワードを設定する際は、推測されにくく、かつ自分や関係者が確実に管理できる文字列を選ぶことが重要です。必要に応じて、安全なパスワード管理ツールなどを併用して記録を残しておくことをお勧めします。
メールで送る際のパスワードの伝え方
パスワードを設定したファイルをメールで相手に送る場合、ファイルが添付されたメールの本文中にパスワードを書いてしまうと、セキュリティの意味が薄れてしまいます。もしそのメールが第三者に誤送信されたり、盗み見られたりした場合、ファイルとパスワードが同時に渡ってしまうからです。
一般的には、ファイルを添付したメールと、パスワードを知らせるメールを別々に（時間差で）送るという方法がよく取られます。または、ファイルの送付はメールで行い、パスワードはチャットツールや電話など、別の連絡手段で伝えるといった工夫をすることで、より安全に受け渡しができるようになります。
「読み取り専用を推奨する」設定
パスワードをかけるほど厳密な制限は必要ないものの、「できれば編集してほしくない」「誤って上書きしてしまうのを防ぎたい」という場面もあります。そのような時は、「全般オプション」のウィンドウ内にある「読み取り専用を推奨する」というチェックボックスを活用します。
ここにチェックを入れて保存すると、次回ファイルを開いた際に「この文書は、変更する必要がなければ、読み取り専用で開いてください。読み取り専用で開きますか？」というメッセージが表示されます。「はい」を選ぶと読み取り専用で開き、「いいえ」を選ぶと編集可能な状態で開きます。強制力はありませんが、編集に対する心理的なハードルを設け、注意喚起を促す手段として役立ちます。
まとめ
Wordのパスワード保護機能を活用することで、文書の機密性や整合性を保つための対策をとることができます。「読み取りパスワード」で閲覧を制限し、「書き込みパスワード」で編集を制限するという2つの役割を理解し、状況に合わせて適切に設定することが大切です。また、パスワードを忘れるとファイルが開けなくなるというリスクを常に意識し、管理と受け渡しの方法にも工夫を凝らしながら、安全な文書の運用を目指してみてはいかがでしょうか。