今回は、Wordの目次を自動更新しやすくする作り方を紹介します。
自動目次を使う理由
Wordでマニュアル、報告書、提案書、規程文書などを作るとき、ページ数が増えるほど目次の管理が大変になります。見出し名を変えたり、章を追加したりすると、手入力の目次ではページ番号や項目名の修正漏れが起こりやすくなります。
自動目次を使うと、見出しスタイルをもとに目次を作成できます。本文側の見出しやページ番号が変わっても、目次を更新すれば反映できます。
目次は本文とは別に作るものではなく、本文の見出しから生成するものと考えると、管理しやすくなります。長い文書ほど、自動目次の効果が出ます。
見出しスタイルを設定する
自動目次を作るには、本文内の見出しにWordの見出しスタイルを適用しておく必要があります。文字を太字にしただけでは、自動目次の対象になりません。
章には見出し1を使う
文書の大きな章には、見出し1を適用します。たとえば「はじめに」「操作手順」「注意事項」「問い合わせ先」など、文書全体を区切る見出しが対象です。
見出し1を使うことで、Wordはその項目を目次の上位階層として認識します。章タイトルの見た目を変えたい場合も、直接書式ではなく見出し1スタイルを変更すると管理しやすくなります。
節には見出し2を使う
章の中にある細かい項目には、見出し2を使います。さらに小さな項目が必要な場合は見出し3を使います。
- 見出し1：文書全体の章
- 見出し2：章の中の項目
- 見出し3：補足や細分化した項目
階層を深くしすぎると、目次が長くなりすぎます。読み手が探しやすい範囲に絞ることが大切です。
目次を挿入する
見出しスタイルを設定したら、文書の先頭付近に目次を挿入します。表紙の後、本文の前に置くことが多いですが、文書の用途に合わせて位置を決めます。
自動作成の目次を選ぶ
Wordの目次機能では、見出しスタイルをもとに自動で目次を作成できます。手動目次を選ぶと、後から本文を直しても自動反映されにくいため、更新しやすさを重視するなら自動作成の目次を使います。
目次を挿入した後は、見出し名やページ番号が表示されているか確認します。表示されない見出しがある場合は、その本文側に見出しスタイルが適用されているか見直します。
表示する階層を調整する
文書によっては、見出し3まで目次に入れると長くなりすぎることがあります。その場合は、目次に表示する階層を見出し2までにするなど、読み手が使いやすい範囲に調整します。
目次は細かければよいわけではありません。読み手が目的の章に移動しやすいかを基準にします。
本文を修正した後の更新方法
本文を直した後は、目次を更新します。見出し名の変更、章の追加、ページ数の増減があった場合は、更新しないと古い情報が残ることがあります。
ページ番号だけ更新する場合
本文の内容を追加しただけで見出し名は変えていない場合は、ページ番号だけを更新できます。ページの増減に合わせて、目次のページ番号が変わります。
ただし、章の追加や見出し名の変更がある場合は、ページ番号だけでは不十分です。そのときは目次全体を更新します。
目次全体を更新する場合
見出しを追加、削除、変更した場合は、目次全体を更新します。新しい見出しが目次に反映され、削除した見出しも取り除かれます。
提出前には、ページ番号だけでなく目次全体を更新するのが扱いやすい方法です。目次の見出し名と本文の見出し名が一致しているか確認できます。
目次が崩れたときの確認ポイント
自動目次が思い通りに表示されない場合は、本文側の見出し設定や目次の設定を確認します。目次だけを直接直すと、次回更新時に変更が消えることがあります。
不要な文章が目次に出る場合
本文の途中の文章に見出しスタイルが適用されていると、意図しない項目が目次に表示されます。その文章を標準スタイルに戻すと、目次から外れます。
見た目を整えるために見出しスタイルを使っていると、目次に不要な項目が出る原因になります。見出しとして扱うものだけに見出しスタイルを使いましょう。
必要な見出しが出ない場合
目次に出したい見出しが表示されない場合は、その見出しに正しい見出しスタイルが適用されているか確認します。直接太字にしただけの文字は、目次に入りません。
また、目次の表示階層が浅く設定されている場合、見出し3などが表示されないことがあります。必要に応じて、表示する階層を調整します。
提出前に確認すること
自動目次を使った文書は、提出前に更新と表示確認を行います。目次は文書の案内役なので、ここに誤りがあると読み手が探しにくくなります。
- 目次全体を更新する
- 見出し名が本文と一致しているか確認する
- ページ番号が正しいか確認する
- 不要な項目が目次に出ていないか確認する
- 階層が深くなりすぎていないか確認する
PDF化する場合は、PDF上でも目次のページ番号と本文の位置が合っているか確認します。Word上で正しく見えていても、出力後にページの見え方が変わることがあります。
目次を読みやすくする工夫
自動目次は便利ですが、表示する項目が多すぎると読み手が探しにくくなります。目次は文書全体の案内なので、必要な情報を絞って見せることも大切です。
見出し名を短く整える
本文中の見出しが長すぎると、目次上でも長く表示されます。目次で読みやすいように、見出し名は短く具体的にします。
たとえば「入力時に確認しておきたい注意事項について」より、「入力時の注意事項」のほうが目次では探しやすくなります。本文の説明は見出しの下に書き、見出し自体は役割を示す言葉に絞ります。
目次ページの余白を整える
目次が詰まって見える場合は、目次スタイルの行間やインデントを調整します。本文と同じ書式にこだわらず、目次として読みやすい間隔にします。
ただし、目次の文字を直接選んで直すと、更新時に戻ることがあります。目次の見た目を整える場合は、目次用のスタイルを変更するほうが管理しやすくなります。
まとめ
Wordの自動目次は、見出しスタイルをもとに目次を作成し、本文の変更に合わせて更新できる機能です。手入力の目次よりも修正漏れを防ぎやすく、長い文書の管理に向いています。
作り方のポイントは、章に見出し1、節に見出し2を使い、必要に応じて見出し3を使うことです。目次を挿入した後は、本文を修正するたびに更新します。
提出前には、目次全体を更新し、見出し名、ページ番号、表示階層を確認しましょう。Wordの自動目次を活用すれば、読み手が目的の情報を探しやすい文書を作りやすくなります。