今回は、PowerPointの書式のコピーを使って、図形や文字のデザインをそろえる方法を紹介します。
書式のコピーが役立つ場面
PowerPointで図形やテキストを追加するたびに、色、線、フォント、文字サイズなどを個別設定すると、少しずつ見た目が変わることがあります。既存の要素と同じ書式を使いたい場合は、書式のコピーが便利です。
書式のコピーでは、見本となるオブジェクトの書式を取り出し、別のオブジェクトへ適用できます。内容や位置を変えず、見た目の設定だけを再利用できるため、見出し、説明ボックス、図形などの統一に役立ちます。
ただし、コピーされる書式は対象の種類によって異なります。図形から文字列、画像から図形など、種類が大きく異なる対象では期待した結果にならない場合があります。
基本的な使い方
見本となる図形やテキストを選び、ホームタブの書式のコピーを選択します。ポインターの表示が変わったら、書式を適用したい対象を選びます。
- 正しい書式の見本を選択する
- ホームタブから書式のコピーを実行する
- 適用先の図形または文字を選ぶ
- 色、線、文字などの変化を確認する
- 必要に応じて位置やサイズを調整する
一回の操作で一つの対象へ適用する場合は、通常のクリックで実行します。複数の対象へ続けて適用する方法もありますが、意図しない要素へ適用しないよう対象を確認します。
複数の対象へ連続して適用する
書式のコピーを複数の図形へ使いたい場合は、機能を連続使用できる状態にします。見本を選び、書式のコピーをダブルクリックすると、複数の対象へ順番に適用できます。
作業が終わったらEscキーなどで解除します。解除を忘れると、その後に選んだ要素へ書式が適用される可能性があります。
- 同じ役割の見出しをまとめてそろえる
- 複数の説明ボックスへ共通書式を付ける
- 図形の塗りと線をページ内で統一する
- 強調用の文字書式を必要箇所へ適用する
多くの要素へ適用する前に、一つの対象で結果を確認します。余白やサイズまで変わると困る場合は、適用後の状態を見てから続けます。
文字の書式をコピーする
テキストの一部へ設定したフォント、サイズ、色、太字などを別の文字列へ適用できます。文字列を選択してから書式のコピーを使い、適用先の文字列をドラッグして選びます。
テキストボックス全体を選んだ場合と、内部の文字だけを選んだ場合では、適用される範囲が異なることがあります。文字の見た目だけを変えたい場合は、編集状態で対象文字を選びます。
段落の配置、箇条書き、行間なども影響する場合があります。適用後に、改行位置やインデントが変わっていないか確認します。
図形の書式をコピーする
図形をオブジェクトとして選択すると、塗りつぶし、枠線、影、効果などの書式を別の図形へ適用できます。カード型の説明、ラベル、矢印などをそろえるときに使えます。
図形の形そのものや記載内容は通常そのまま残ります。ただし、適用先の形やサイズによって、影やグラデーションの見え方は変わります。同じ書式でも面積が違うと印象が異なるため、全体を確認します。
適用先の内容を残すための確認
書式のコピーは内容を置き換える機能ではありませんが、段落設定や箇条書きなどが変わると、文字の位置や行数が変化します。適用前後で文章が欠けていないか、枠内へ収まっているかを確認します。
自動調整が働いて文字サイズが変わっているテキストボックスでは、書式適用後にサイズが再調整されることがあります。長い文章へ適用するときは、一つずつ確認します。
見本となる要素を決める
スライド内に似た書式が複数ある場合、どれを見本にするかを先に決めます。古い色や一時的な装飾を見本にすると、不統一な書式が広がります。
完成済みの基準スライドやテンプレートからコピーすると、正しい書式を選びやすくなります。見本には、役割と状態が明確な要素を使います。
- 章見出しは基準スライドの見出しからコピーする
- 本文は本文用プレースホルダーを見本にする
- 強調ボックスは採用済みの書式からコピーする
- 作業中の仮デザインを見本にしない
複数人で編集する場合は、基準となるスライドを共有します。
テーマとレイアウトを優先する
書式のコピーは個別修正に便利ですが、すべてのスライドで同じ見出し書式を使うなら、スライドマスターやテーマで管理するほうが適しています。
個別コピーを繰り返すと、後から色やフォントを変更するときに各要素を直す必要があります。共通部分はマスター、例外的な図形は書式のコピーというように役割を分けます。
一時的な修正は書式のコピー、資料全体の規則はテーマやマスターと考えると管理しやすくなります。
書式だけでなくサイズもそろえたい場合
書式のコピーでは、図形の幅や高さ、位置まで同じにならない場合があります。同じ大きさのカードを作るなら、基準図形を複製して内容だけを書き換える方法が向いています。
複数の既存図形を整える場合は、サイズ設定と配置機能を併用します。書式をそろえた後に、幅、高さ、上端、間隔を確認します。
図形を新規作成する作業では複製、既存要素の見た目だけ直す作業では書式のコピーを使うと効率的です。
グラフや表での注意点
グラフや表は、内部に系列、軸、セル、罫線など多くの要素があります。オブジェクト全体を選んだ場合と、内部の一部を選んだ場合で適用範囲が異なります。
グラフの一系列だけを見本にして別系列へ書式をコピーすると、色や線をそろえられることがあります。表ではセル単位の書式と表全体のスタイルを区別します。
広い範囲へ適用する前にコピー先を複製し、結果を試す方法が安全です。
画像の書式をそろえる
画像には枠線、影、角の効果などが設定されていることがあります。画像同士で書式をコピーすると、同じ見せ方へそろえられます。
ただし、トリミング範囲や縦横比まで期待どおりになるとは限りません。画像ごとに被写体の位置が違うため、書式適用後にトリミングと大きさを個別確認します。
装飾効果を増やしすぎると画像内容が見にくくなるため、枠や影は必要なものだけにします。
元に戻す操作を活用する
想定外の書式が適用された場合は、続けて修正を重ねず、元に戻す操作で適用前へ戻します。どの設定が変わったか分からないまま手作業で直すと、一部の書式が残る可能性があります。
連続適用中に誤った対象を選んだ場合も、書式のコピーを解除してから元に戻します。その後、見本と対象を選び直します。
完成前に確認する項目
書式をそろえた後は、スライド一覧表示でページ間の見え方を確認します。編集している一枚だけでなく、同じ役割の要素が全ページで統一されているかを見ます。
- 見出しのフォントと色を確認する
- 図形の塗りと枠線を確認する
- 文字の位置と折り返しを確認する
- 画像の枠とトリミングを確認する
- 例外的な強調が意図したものか確認する
まとめ
PowerPointの書式のコピーを使うと、文字、図形、画像などの見た目を別の要素へ再利用できます。正しい見本を選び、一つの対象で結果を確認してから複数へ適用します。
共通書式はテーマやスライドマスター、同じ大きさの新規要素は複製を使うなど、目的に応じて機能を分けます。内容を保ったまま見た目をそろえる補助機能として活用し、適用後の文字配置やサイズも確認しましょう。