今回は、Wordにスクリーンショットを挿入して、操作説明や手順書を作りやすくする方法を紹介します。
スクリーンショットを使う意味
操作説明の文書では、文章だけで説明すると伝わりにくい場面があります。画面のどこを押すのか、どの項目を選ぶのか、設定後にどのような状態になるのかは、スクリーンショットを入れると理解しやすくなります。
Wordは、文章と画像を組み合わせた説明文書を作るのに向いています。手順、注意点、補足を画像の前後に配置できるため、社内マニュアル、研修資料、問い合わせ対応の説明書などに使えます。
ただし、画面画像を入れすぎると文書が重くなり、読む側も追いにくくなります。必要な場面だけスクリーンショットを使うことが大切です。
挿入する前に画面を整える
スクリーンショットを撮る前に、画面上の不要な情報を整理します。通知、個人名、未公開情報、関係のないウィンドウが写り込むと、後から隠す作業が必要になります。
撮影前に確認したい点は次の通りです。
- 不要なウィンドウを閉じる
- 個人情報や社外秘情報を表示しない
- 説明に必要な範囲だけを表示する
- 画面倍率を読みやすい状態にする
- カーソル位置が説明の邪魔にならないようにする
画面を整えてから撮ると、Word上での加工が少なくて済みます。説明文書は後から更新することも多いため、元の画面がきれいな状態であるほど管理しやすくなります。
Wordへスクリーンショットを挿入する
Wordでは、画像ファイルを挿入する方法のほか、画面のスクリーンショットを文書に入れる方法があります。説明したい場所にカーソルを置き、画像を挿入します。
基本的な流れは次の通りです。
- 説明文書の挿入したい位置にカーソルを置く
- 挿入メニューから画像やスクリーンショットを選ぶ
- 必要な画像を挿入する
- サイズを調整する
- 画像の前後に説明文を入れる
画像を入れた後は、文書全体の幅に合わせてサイズを調整します。大きすぎる画像はページを圧迫し、小さすぎる画像は文字が読みにくくなります。
画像の配置を安定させる
Wordでスクリーンショットを扱うときに困りやすいのが、画像の位置が動いてしまうことです。文章を追加したときに画像が思わぬ場所へ移動すると、手順の流れが分かりにくくなります。
説明文書では、画像を文章の一部として扱う配置が管理しやすい場合があります。画像の前に手順文、次にスクリーンショット、その下に補足説明という順番にすると、読み手が流れを追いやすくなります。
複雑なレイアウトにするより、1つの手順に1つの画像を置く形が安定します。画像を横に並べる場合は、表を使って位置をそろえる方法もあります。
見せたい範囲を絞る
画面全体をそのまま入れると、説明に関係のない部分が多くなります。必要に応じてトリミングし、見せたい場所を絞ります。操作ボタンや設定項目を説明する場合は、その周辺だけを残すと読みやすくなります。
トリミングするときは、前後の文脈も少し残します。ボタンだけを切り抜くと、画面のどこにあるのか分かりにくくなることがあります。メニュー名や画面タイトルを含めておくと、読み手が場所を把握しやすくなります。
重要な箇所を示すときは、図形の枠線や矢印を使えます。ただし、装飾を増やしすぎると画面が見にくくなります。赤枠や短い注釈を必要な箇所だけに使います。
画像と説明文の対応をそろえる
スクリーンショットを入れた文書では、画像と文章の対応が大切です。説明文で「右上の設定を選びます」と書いているのに、画像では別の画面が表示されていると、読み手が迷います。
対応をそろえるためには、手順番号、画像、補足の順番を統一します。
- 手順番号を書く
- その手順に対応する画像を置く
- 注意点があれば画像の下に短く書く
- 次の手順へ進む
同じ形式を繰り返すと、文書を読むリズムが安定します。長い手順書では、章ごとに画面の状態を区切ると確認しやすくなります。
個人情報を隠す
スクリーンショットには、名前、メールアドレス、顧客情報、ファイル名などが写り込むことがあります。社内向けの文書でも、不要な情報は隠すか、サンプルデータに差し替えることが大切です。
Word上で図形を重ねて隠す方法もありますが、画像をコピーして別の場所で使うと元の情報が残る可能性があります。重要な情報は、撮影前に表示しない状態にするか、画像編集で安全に加工したものを挿入します。
説明に必要な情報だけを見せることで、読み手も手順に集中しやすくなります。
ファイルサイズを意識する
スクリーンショットを多く入れると、Wordファイルのサイズが大きくなります。メール添付や共有フォルダで扱う場合、ファイルサイズが問題になることがあります。
画像が多い文書では、不要な画像を削除し、必要に応じて圧縮を検討します。ただし、圧縮しすぎると画面内の文字が読みにくくなります。配布方法に合わせて、読みやすさとファイルサイズのバランスを取ります。
PDFに変換して配布する場合も、画像がつぶれていないか確認します。画面説明では、画像内のメニュー名やボタン名が読めることが重要です。
更新しやすい文書にする
画面操作の説明は、アプリやシステムの更新で変わることがあります。後から直しやすいように、画像の元になった画面や作成日をメモしておくと管理しやすくなります。
手順書の末尾や管理用メモに、対象システム、確認日、作成者、更新内容を残しておくと、次に修正するときの手がかりになります。画像だけを差し替えれば済むように、文章と画像の対応を整理しておくことも大切です。
まとめ
Wordにスクリーンショットを挿入すると、操作説明や手順書を分かりやすく作れます。撮影前に画面を整え、必要な範囲だけを挿入することで、読みやすい文書になります。
画像の配置は安定させ、手順文、画像、補足の順番をそろえると、説明の流れが追いやすくなります。個人情報の写り込みやファイルサイズにも注意が必要です。
スクリーンショットは、文章を補うための素材です。必要な場所に絞って使うことで、Wordの説明文書を扱いやすくできます。