今回は、ExcelのTAKE関数で先頭末尾を抽出する方法を紹介します。
TAKE関数は表の一部を取り出せる
Excelで一覧表を確認するとき、全件ではなく先頭の数行だけ、または末尾の数行だけを見たいことがあります。新しいデータの確認、上位項目の抜き出し、直近の履歴確認などでは、表の一部だけを表示できると便利です。
TAKE関数は、配列や表から指定した行数または列数を取り出す関数です。正の数を指定すれば先頭側、負の数を指定すれば末尾側を取り出せます。元データを残したまま、必要な範囲だけを表示するときに役立ちます。
SORTやFILTERなどと組み合わせると、条件に合うデータの先頭数件、並べ替え後の末尾数件といった一覧も作れます。
先頭行を取り出す
TAKE関数で正の行数を指定すると、表の先頭から指定した行数を返します。確認用の一覧やサンプル表示に使いやすい方法です。
見出しを含めるか決める
表を取り出すときは、見出し行を含めるかどうかを先に決めます。見出しを含めた範囲をTAKEに渡すと、先頭行として見出しも数えられます。
見出し付きで表示したい場合は、見出し行を含めた範囲を使います。データ行だけを処理したい場合は、見出しを除いた範囲を指定します。ここを混同すると、想定よりデータ件数が少なく見えることがあります。
確認用の抜粋を作る
大きな一覧から先頭の数件だけを表示すると、データ形式の確認がしやすくなります。列の並び、日付の形式、入力状態などを確認する用途に向いています。
元データを直接削るのではなく、別の場所に抜粋表示を作ることで、元の一覧を保ったまま確認できます。共有用のシートに一部だけ見せたい場合にも使えます。
末尾行を取り出す
TAKE関数で負の行数を指定すると、表の末尾から指定した行数を取り出せます。履歴データや追加データの確認で使いやすい機能です。
直近データの確認に使う
新しいデータが下に追加される表では、末尾の数行を取り出すことで直近の入力を確認できます。問い合わせ履歴、作業ログ、申請一覧などで役立ちます。
入力担当者が最後に追加した内容を確認したい場合、末尾だけの確認表を作ると見やすくなります。元データの行数が増えても、TAKEの結果は末尾側を表示します。
並べ替え後の末尾に注意する
末尾という言葉は、元データの並びによって意味が変わります。日付順に並んでいれば直近を意味することがありますが、未整理の表では単に下にある行を指すだけです。
直近データを取り出したいなら、先にSORT関数などで日付順に並べてからTAKEを使うと意図が明確になります。元データの並びに頼る場合は、入力順が保たれているか確認します。
列を取り出す使い方
TAKE関数は行だけでなく列にも使えます。左側の数列だけ、右側の数列だけを表示したい場合に利用できます。
必要な列だけ表示する
横に広い表では、確認に必要な列だけを取り出すと見やすくなります。たとえば、先頭の基本情報列だけ、または末尾に追加された確認列だけを表示できます。
列を取り出す場合も、正の数なら左側、負の数なら右側を意味します。表の列順が変わる可能性がある場合は、列名で選ぶ関数と使い分けます。
CHOOSECOLSとの違い
TAKEは先頭や末尾から連続した範囲を取り出すのに向いています。特定の列だけを飛び飛びに選びたい場合は、CHOOSECOLSのほうが向いています。
先頭3列や末尾2列のように連続した取り出しならTAKE、担当者列と金額列だけのように列を指定したいならCHOOSECOLS、と考えると使い分けやすくなります。
他の関数と組み合わせる
TAKE関数は、単独よりも他の動的配列関数と組み合わせることで使い道が広がります。抽出、並べ替え、重複削除の後に一部だけを取り出せます。
FILTERの結果から取り出す
FILTER関数で条件に合う行を抽出し、その結果から先頭数件だけを表示できます。たとえば、特定の担当者の案件一覧から上から数件だけを見せるような使い方です。
抽出結果が少ない場合は、指定した件数に満たないことがあります。表示の意味が分かるように、見出しや条件セルを近くに置いておくと確認しやすくなります。
SORTの結果から取り出す
SORT関数で日付や金額順に並べ替え、その先頭や末尾をTAKEで取り出すこともできます。上位一覧や直近一覧を作るときに使いやすい組み合わせです。
ただし、並べ替え条件が変わると結果も変わります。資料として固定したい場合は、出力後に値として保存するか、基準日や並べ替え条件を明記します。
使うときの注意点
TAKE関数の結果は動的配列として表示されます。結果が広がる範囲に別の値があると、表示できないことがあります。
スピル範囲を空ける
TAKEの結果が表示される範囲には、他の入力値を置かないようにします。結果件数や列数が変わる可能性がある場合は、周囲に余白を取ります。
また、結果範囲の一部だけを直接編集するのではなく、元の表やTAKEの指定を変更します。出力結果と入力データを分けて扱うことが大切です。
確認用シートに配置する
TAKE関数は、元データの一部を確認用シートに表示するときにも使えます。入力用シートはそのままにして、別シートで先頭行や末尾行だけを表示すれば、確認者が必要な範囲を見やすくなります。
条件と結果を近くに置く
何行取り出しているのか、どの表から取り出しているのかが分かるように、見出しや条件セルを近くに置きます。たとえば「直近10件」「先頭5件」などの表示を入れると、結果の意味が伝わりやすくなります。
確認用シートでは、TAKEの結果をさらに並べ替えたり、別の関数で加工したりすることがあります。元データへの参照関係が複雑になりすぎないよう、抽出、並べ替え、表示の役割を分けて設計します。
まとめ
ExcelのTAKE関数を使うと、表や配列から先頭または末尾の行や列を取り出せます。正の数で先頭側、負の数で末尾側を指定できるため、抜粋表示や直近データの確認に向いています。
見出しを含めるかどうかを決め、元データの並びが意味を持つか確認します。FILTERやSORTと組み合わせれば、条件抽出後の一部表示や並べ替え後の抜粋を作れます。結果範囲は動的に広がるため、スピル範囲を空けて使います。