今回は、Excelで曜日や月などの連続したデータを一瞬で入力できる「オートフィル」機能と、その機能を自分好みにカスタマイズできる「ユーザー設定リスト」について紹介します。
オートフィル機能の基本
Excelでスケジュール表やカレンダーを作成する際、「月曜日」「火曜日」……と1つずつセルに手入力していくのは非常に手間がかかります。
Excelには、規則性のあるデータを自動的に連続入力してくれる「オートフィル」という機能が備わっています。これを使うと、わずか数秒で大量のデータを入力することが可能です。
オートフィルの基本的な使い方
最もよく使われるのが、曜日や月などの入力です。
- セルに「月」または「月曜日」と入力します。
- 入力したセルを選択し、セルの右下角にある小さな緑色（または黒）の四角形（フィルハンドル）にマウスポインターを合わせます。
- ポインターの形が黒い十字（＋）に変わったら、下（または右）に向かってドラッグします。
- ドラッグした範囲に「火」「水」「木」……と自動的に連続データが入力されます。
この機能は、他にも「1月」「2月」といった月、「第1四半期」「第2四半期」といった決まった言葉にも対応しています。
数字の連続データを作る時のコツ
「1、2、3……」とただの数字の連番を作りたい場合、「1」とだけ入力してオートフィルをすると、すべて「1」がコピーされてしまいます。
数字の連番を作りたい時は、「1」と入力したセルを選択し、キーボードの「Ctrl」キーを押しながらフィルハンドルをドラッグすると、「2、3、4……」と連続した数字が入力されます。
自分だけのオートフィルを作る「ユーザー設定リスト」
曜日や月のように、Excelがあらかじめ認識している言葉だけでなく、「自社の部署名」や「支店名」「よく使う担当者の名前」などをオートフィルで入力できたら便利だと思いませんか。
Excelでは、「ユーザー設定リスト」という機能を使うことで、オリジナルの連続データを作成し、登録しておくことができます。
ユーザー設定リストの登録手順
一度登録してしまえば、どのファイルを開いてもその順番でオートフィルが使えるようになります。
- 「ファイル」タブを開き、左下の「オプション」をクリックします。
- 「Excelのオプション」ダイアログボックスが開いたら、左側のメニューから「詳細設定」を選びます。
- 画面を一番下までスクロールし、「全般」という項目の中にある「ユーザー設定リストの編集」ボタンをクリックします。
- 「ユーザー設定リスト」ダイアログが表示されます。左側のリストで「新しいリスト」が選択されていることを確認します。
- 右側の「リストの項目」の入力欄に、登録したい言葉（例：「東京支店」「大阪支店」「名古屋支店」など）を1行ずつEnterキーで改行しながら入力します。
- 入力が終わったら「追加」ボタンを押し、「OK」でダイアログを閉じます。
登録したリストを使う
登録が完了したら、通常のオートフィルと同じように使えます。
セルに「東京支店」と入力し、フィルハンドルをドラッグすると、先ほど登録した「大阪支店」「名古屋支店」……という順番で自動的にデータが入力されていきます。部署のメンバーのリストなど、毎回同じ順番で入力する項目がある場合は、この機能を使うことで劇的に作業時間を短縮できます。
ユーザー設定リストを並べ替えに活用する
ユーザー設定リストは、単に入力を楽にするだけでなく、データの「並べ替え」にも応用できるのが強力なポイントです。
独自の順番でデータを並べ替える
Excelの通常の並べ替えは、「あいうえお順（昇順）」か「五十音の逆順（降順）」しかできません。例えば、役職名（社長、部長、課長、一般社員）が入力された表を並べ替えようとしても、あいうえお順では「一般社員、課長、社長、部長」というバラバラな順番になってしまいます。
しかし、先ほどのユーザー設定リストに「社長、部長、課長、一般社員」という順番で登録しておけば、そのリストの通りに並べ替えることができます。
- 並べ替えたい表の中のセルを選択し、「データ」タブから「並べ替え」をクリックします。
- 「順序」のドロップダウンリストを開き、一番下にある「ユーザー設定リスト」を選びます。
- 登録しておいた役職のリストを選択して「OK」を押すと、その順番通りに表の行がきれいに並べ替わります。
まとめ
Excelのオートフィル機能は、曜日や連番の入力だけでなく、「ユーザー設定リスト」を活用することで、自分専用の強力な入力補助ツールに進化します。頻繁に使用する部署名や商品名のリストを一度登録しておくだけで、日々の入力作業が数秒で終わり、独自の順番での並べ替えも可能になります。ルーティンワークを少しでも楽にするために、ぜひ一度設定してみることをおすすめします。