今回は、PowerPointの翻訳機能を活用して、プレゼン資料を素早く多言語化する方法について紹介します。
PowerPointで簡単に翻訳ができる
ビジネスがグローバル化する中で、日本語で作成したプレゼン資料を英語や中国語などの他言語に翻訳しなければならない機会が増えています。
外部の翻訳サイトにテキストをコピー＆ペーストして、翻訳結果をスライドに戻すという作業は、スライドの枚数が多いほど膨大な時間がかかります。しかし、PowerPointに標準搭載されている「翻訳機能」を使えば、スライド上のテキストを直接、手軽に他言語に変換することが可能です。
選択したテキストを翻訳する手順
スライド内の一部、あるいは特定のテキストボックスの文章だけを翻訳したい場合は、以下の操作を行います。
- 翻訳したいテキストを選択（ドラッグして反転）します。
- リボンの「校閲」タブを開きます。
- 「言語」グループにある「翻訳」をクリックします。
- 画面右側に「翻訳ツール」ウィンドウが表示されます。
このウィンドウの上部に元の言語（自動検出）が表示され、下部に翻訳先の言語（例：英語）が表示されます。翻訳先の言語はプルダウンメニューから自由に変更できます。
翻訳結果に問題がなければ、下部にある「挿入」ボタンをクリックすると、スライド上の選択していた日本語が、そのまま翻訳された言語に置き換わります。
資料全体を丸ごと翻訳する機能
Microsoft 365のPowerPointや、Web版のPowerPointなど一部のバージョンでは、スライド全体の翻訳を一括で行う機能も用意されています（※お使いの環境によってメニューの有無が異なります）。
プレゼンテーション全体の翻訳
もし機能が利用できる環境であれば、スライド1枚ずつではなく、ファイル全体を一度に別言語のファイルとして生成することができます。
- 「校閲」タブの「翻訳」から「ドキュメントの翻訳」を選択します。
- 翻訳先の言語を指定して「翻訳」ボタンを押します。
これにより、元の日本語ファイルはそのまま残しつつ、新たに翻訳された言語で構成された別のPowerPointファイルが自動的に作成されます。レイアウトや図形の配置も極力維持されるため、多言語版の資料作成の手間が大幅に軽減されます。
翻訳機能を活用する際のちょっとした工夫
ここからは、翻訳機能をより正確に、効率的に使うためのTipsをお伝えします。
翻訳しやすい日本語を心がける
機械翻訳の精度は年々向上していますが、主語が省略されていたり、曖昧な表現が含まれていたりすると、意図しない翻訳結果になることがあります。
翻訳機能を使うことを前提とする場合は、最初から「主語を明確にする」「一文を短くする」「結論から書く」といった、シンプルで論理的な日本語でスライドを作成しておくと、翻訳後の手直しが少なくなります。
レイアウトの崩れに注意する
日本語から英語やドイツ語などに翻訳すると、多くの場合、文字の分量（文字数や単語の長さ）が増減します。
その結果、もともと設定していたテキストボックスの枠内に文字が収まらなくなり、改行が変な位置に入ったり、文字がはみ出したりすることがあります。
翻訳機能を使った後は、必ずスライド全体を見渡し、必要に応じてフォントサイズを小さくしたり、テキストボックスの枠を広げたりして、レイアウトの微調整を行うことが重要です。
まとめ
PowerPointの翻訳機能は、外部ツールを往復する手間を省き、資料の多言語化をスムーズに進めるための非常に強力なサポート機能です。
選択部分だけの翻訳から、環境によってはファイル全体の一括翻訳まで対応しており、グローバルな情報発信のハードルを下げてくれます。
海外のクライアントやチームメンバー向けに資料を作成する際は、この機能を活用して、よりスピーディーに質の高いプレゼン準備を進めてみてはいかがでしょうか。