今回は、Excelの条件付き書式にある「アイコンセット」を使い、しきい値を自分で決めて数値の評価を見える化する方法を紹介します。操作の説明はWindows版のデスクトップアプリのExcel（日本語の画面表示）を前提にしています。Web版とMac版で手順が異なる点は、後半でまとめて補足します。画面の表示や項目名は、お使いのバージョンによって異なる場合があります。
アイコンセットでできること
アイコンセットは、セルの値をしきい値で3～5つの区分に分け、区分ごとに違うアイコンを付ける条件付き書式です。それぞれのアイコンが、ある値の範囲を受け持っています。
- 3つの矢印のセットでは、緑の上向き矢印が大きい値、黄色の横向き矢印が中間の値、赤の下向き矢印が小さい値を表します。
- 5つのアイコンのセットを使えば、5段階の評価のような表示も作れます。
- 設定できる対象は、セル範囲（選択範囲や名前付き範囲）とExcelテーブルです。Windows版では、ピボットテーブル レポートにも設定できます。
- データバーやカラースケールなど、ほかの条件付き書式と組み合わせることもできます。
アイコンの判定基準は、選んだセットやルールの設定によって変わります。「この点数以上なら合格」のように基準がはっきり決まっている場合は、このあと説明する手順でしきい値を自分で決めておくと、アイコンの意味が伝わりやすくなります。
アイコンセットを適用する基本の手順
リボンから適用する
- アイコンを付けたいセル範囲を選択します。
- [ホーム]タブの[スタイル]グループで、[条件付き書式]の横の矢印をクリックします。
- [アイコン セット]を選び、使いたいセットをクリックします。
クイック分析から適用する
範囲を選んでCtrl+Qを押すと、クイック分析が開きます。選択範囲が数値だけのときは、[書式設定]タブに[アイコン セット]が候補として出てきます。どんな見た目になるかを手早く確かめたいときに使えます。
しきい値を自分で決める方法
ルールの設定画面を開く
- 対象のセル範囲を選び、[条件付き書式]→[ルールの管理]を開きます。
- 新しく作るときは[新規ルール]をクリックします。設定済みのルールを変えるときは、ルールを選んで[ルールの編集]をクリックします。
- [セルの値に基づいてすべてのセルを書式設定]を選びます。
- [書式スタイル]で[アイコン セット]を選び、使うアイコンのセットを決めます。
- アイコンごとに比較演算子、値、種類を設定して確定します。
新規ルールの画面では、最初は[3 つの信号 (枠なし)]が選ばれています。アイコンの数や、あらかじめ入っている比較演算子・しきい値はセットごとに違います。セットを選び直したら、設定値も見直しておきましょう。
しきい値の種類を使い分ける
しきい値の種類は、次の4つから選べます。
- 数値：数値のほか、日付や時刻も指定できます。設定した値がそのまま区切りになるので、「80以上」「60以上」のように決まった基準で評価したいときに合っています。
- パーセント：0～100の値で指定します。%記号は入力しません。
- 百分位：0～100の値で指定します。
- 数式：数値・日付・時刻のいずれかを返す数式を、先頭に「=」を付けて入力します。
しきい値を決めるときのコツ
- しきい値は、上位・中間・下位の区分が矛盾しない順序で設定します。
- 比較演算子も変えられます。境目にあたる値をどちらの区分に入れるのか、先に決めておくと設定に迷いません。
- [数式]を使う場合、数式が無効だと書式は適用されません。設定する前に、その数式がエラーにならないか確かめておきます。
- 別のブックを参照する外部参照は、条件付き書式では使えません。基準にする値は、同じブックの中に用意しておきます。
見せ方を整える工夫
アイコンの順序を逆にする
所要時間や件数のように、値が小さいほど良いデータもあります。その場合は[アイコンの順序を逆にする]を選びます。最初のアイコンが小さい値、最後のアイコンが大きい値を表すように入れ替わるため、良い結果に緑のアイコンを付けられます。
アイコンだけを表示する
[アイコンのみ表示]を選ぶと、セルの値を隠してアイコンだけを表示できます。評価の欄を記号だけで並べたいときに向いています。
必要なセルにだけアイコンを出す
各条件のアイコンのドロップダウンで[セルのアイコンなし]を選ぶと、その条件に当てはまるセルにはアイコンが付きません。たとえば、基準を下回るセルにだけ警告のアイコンを出し、ほかは空けておく使い方ができます。種類の違うアイコンを組み合わせて、独自のセットを作ることもできます。
列幅とフォントサイズを調整する
アイコンがすべて見えるように、列幅の調整が必要になることがあります。アイコンの大きさはセルのフォントサイズで決まり、フォントを大きくすると縦横比を保ったままアイコンも大きくなります。
うまく表示されないときの確認ポイント
- エラーを返す数式があるセルには、条件付き書式が適用されません。IFERROR関数やIS関数を使い、エラー以外の値を返すように数式を直します。
- [条件付き書式ルールの管理]では、ルールは一覧の上から順に評価されます。新しいルールは常に一覧の先頭に入るので、必要に応じて[上へ移動]や[下へ移動]で順序を変えます。
- アイコンセットのルールでは、[条件を満たす場合は停止]のチェックボックスはオンにもオフにもできません。
アイコンで並べ替え・絞り込みをする
アイコンセットを設定したセルは、コンテキストメニューからアイコンの順に並べ替えられます。複数のアイコンを好きな順に並べたい場合は、次の手順を使います。
- [データ]タブの[並べ替えとフィルター]グループで[並べ替え]をクリックします。
- [最優先されるキー]で列を選び、[並べ替えのキー]で[セルのアイコン]を選びます。
- [順序]でアイコンを指定し、[上]か[下]を選びます。
- ほかのアイコンも並べたいときは[レベルの追加]で同じ列を指定し、同じ操作を繰り返します。
アイコンには既定の並べ替え順がないため、並べ替えるたびに順序を指定します。フィルターでもアイコンを条件に絞り込めますが、同じ列に対するアイコンでのフィルターとカスタムフィルターは同時に使えません。データを変えたあとや、数式の結果が再計算で変わったあとは、フィルターを適用し直すと結果に反映されます。
設定したルールのコピー・確認・削除
- コピー：[ホーム]タブの[書式のコピー/貼り付け]を使います。ダブルクリックすると続けて貼り付けられ、Escキーで終わります。
- 確認：[検索と選択]→[条件付き書式]で、条件付き書式のセルをすべて選択できます。
- 削除：[条件付き書式]→[ルールのクリア]から、[選択したセルのルールをクリア]か[シート全体からルールをクリア]を選びます。
Web版・Mac版で操作するときの違い
Excel for the web
- [ホーム]→[スタイル]→[条件付き書式]→[アイコン セット]で適用します。
- [ルールの管理]を選ぶと[条件付き書式]作業ウィンドウが開きます。鉛筆アイコンでルールを編集し、ごみ箱アイコンで削除します。
- 新しいルールは[範囲に適用]と[ルール タイプ]を指定し、[完了]で確定します。
- しきい値の細かな設定や[アイコンのみ表示]の項目は、作業ウィンドウの表示を見ながら確かめてください。
Excel for Mac
- 範囲を選び、[ホーム]タブ→[条件付き書式]→[アイコン セット]をポイントしてセットを選びます。
- [条件付き書式]→[ルールの管理]でルールを選び、[ルールの編集]から比較演算子・しきい値・色・アイコンを変更します。
- 条件付き書式のセルを探すときは、[編集]メニュー→[検索]→[移動]→[選択]→[条件付き書式]を使います。[オプション]で[同じ]を選ぶと、同じ書式のセルだけが対象になります。
- 削除は[条件付き書式]→[ルールのクリア]で行います。ほかの書式もまとめて消すなら、[編集]メニュー→[クリア]→[書式設定]を使います。
- アイコンの順序を逆にする設定やアイコンだけを表示する設定は、ルールの編集画面の項目を確かめてから使ってください。
まとめ
Excelのアイコンセットは、しきい値で値を3～5つの区分に分け、評価をアイコンで表す条件付き書式です。ポイントを振り返ります。
- [ルールの管理]から[セルの値に基づいてすべてのセルを書式設定]を開くと、しきい値と比較演算子を自分で決められます。
- しきい値の種類は数値・パーセント・百分位・数式の4つです。決まった基準で評価するなら[数値]が扱いやすい選択肢です。
- [アイコンの順序を逆にする]、[アイコンのみ表示]、[セルのアイコンなし]を組み合わせると、表の目的に合った見せ方になります。
- 表示されないときは、エラーを返す数式やルールの順序を確認します。
- Windows版では、アイコンを基準に並べ替えることもできます。
評価の基準を先に決めてから、それをしきい値に置き換えるという順で進めると、誰が見ても意味が通じる表を作りやすくなります。