今回は、PowerPointのフォトアルバム機能を使って、たくさんの画像をまとめてスライドに挿入する方法と、作成後に整えるためのコツを紹介します。
この記事は、Windows版のPowerPoint（Microsoft 365などのデスクトップアプリ）を前提にしています。Mac版やWeb版では同じメニューが用意されていない場合があるため、ここでは扱いません。
フォトアルバム機能とは
PowerPointのフォトアルバムは、写真を見せることを目的にしたプレゼンテーションを作るための機能です。名前からは個人向けのアルバム作りを想像しがちですが、仕事の場面でも次のように役立ちます。
- 現場の写真やイベントの記録写真をスライドにまとめて報告資料にする
- 製品写真や作品の一覧を、同じレイアウトでそろえて並べる
- 画面キャプチャを順番に並べて、操作手順の資料の下地を作る
画像を1枚ずつ挿入してサイズや位置を合わせる作業は、枚数が多いほど時間がかかります。フォトアルバム機能を使うと、複数の画像を一度に選び、1枚のスライドに何枚配置するかなどのレイアウトを決めてまとめて作成できます。
なお、フォトアルバムは新しいプレゼンテーションとして作成されます。作業中の資料にそのまま画像が追加されるわけではない点を覚えておくと、戸惑わずに済みます。
フォトアルバムを作成する手順
基本の作り方は次のとおりです。
- [挿入]タブで、[フォトアルバム]の下の矢印をクリックし、[新しいフォトアルバム]を選びます。
- [フォトアルバム]ダイアログボックスの[写真の挿入元]で、[ファイル/ディスク]をクリックします。
- [新しい写真の挿入]ダイアログボックスで、画像が保存されているフォルダーを開き、使いたい画像を選んで[挿入]をクリックします。
- 表示の順番を変えたい場合は、[アルバムの写真]の一覧でファイル名を選び、矢印ボタンで上下に移動します。
- [作成]をクリックします。
画像を選ぶときのコツ
画像の選択画面では、Windowsのファイル選択と同じように複数の画像をまとめて選べます。
- Ctrlキーを押しながらクリックすると、離れた位置の画像を個別に追加できる
- Shiftキーを押しながらクリックすると、連続した範囲をまとめて選べる
- Ctrl＋Aでフォルダー内のファイルをすべて選べる
あらかじめ使う画像だけを1つのフォルダーに集め、表示したい順にファイル名の先頭へ番号を付けておくと、選択も並べ替えもスムーズです。たとえば「01_受付」「02_会場」のように名前を付けておくと、一覧の順番がそのまま発表の流れになります。
レイアウトと見た目を整える
作成したアルバムは、あとから[フォトアルバムの編集]で設定を変更できます。[挿入]タブの[画像]グループで[フォトアルバム]の下の矢印をクリックし、[フォトアルバムの編集]を選ぶと、作成時とほぼ同じ画面が開きます。変更後は[更新]をクリックすると反映されます。
写真のレイアウトを選ぶ
[アルバムのレイアウト]の[写真のレイアウト]の一覧から、1枚のスライドへの写真の配置方法を選べます。画像を大きく見せたい場合と、たくさんの画像を一覧で見せたい場合とで使い分けるとよいでしょう。報告書のように枚数が多い資料では、1枚のスライドに複数の写真を並べるレイアウトにすると、スライドの枚数を抑えられます。
枠の形とテーマを設定する
- [枠の形]の一覧から、すべての写真に共通する枠を選べる
- [テーマ]の横にある[参照]から、アルバム全体のデザインテーマを選べる
写真の印象を損なわないよう、ビジネス資料では落ち着いた枠とシンプルなテーマを選ぶと、内容に目が向きやすくなります。
白黒表示や明るさを調整する
[写真のオプション]の[すべて白黒写真]をオンにすると、アルバム内のすべての写真を白黒で表示できます。印刷を白黒で行う資料や、色味の異なる写真の統一感を出したい場合に便利です。
また、[アルバムの写真]の一覧で写真を選ぶと、ボタンで回転、明るさ、コントラストを調整できます。縦向きで撮った写真が横向きで取り込まれた場合も、ここで向きを直せます。
キャプションで写真に説明を付ける
写真だけでは伝わりにくい内容は、キャプションを付けて補足します。
- フォトアルバムのプレゼンテーションを開きます。
- [挿入]タブの[画像]グループで、[フォトアルバム]の下の矢印から[フォトアルバムの編集]を選びます。
- [写真のオプション]で、[すべての写真の下にキャプションを付ける]のチェックボックスをオンにします。
- [更新]をクリックします。
- 標準表示に戻り、キャプションの部分をクリックして説明文を入力します。
キャプションのチェックボックスが選べない場合は、先に[写真のレイアウト]で配置方法を指定する必要があります。
キャプションには、既定で画像のファイル名が仮の文字として入ります。この仕組みを利用して、取り込む前にファイル名を「会場入口の案内表示」のような説明文にしておくと、キャプションの入力を減らせます。
写真の入れ替えと削除
不要な写真を取り除くときは、[挿入]タブの[フォトアルバム]から[フォトアルバムの編集]を開き、[アルバムの写真]で写真を選んで[削除]をクリックします。写真を追加したい場合も、同じ画面の[ファイル/ディスク]から追加できます。
レイアウトの変更や写真の追加・削除をしたあとは[更新]で反映させます。スライドに直接書き込んだ内容とアルバムの設定が食い違わないよう、写真の構成が固まってから細かな文字入れをすると、手戻りを減らせます。
作成したアルバムを活用する
フォトアルバムは通常のプレゼンテーションとして保存されるので、その後の編集も自由に行えます。
- 完成したスライドをコピーして、本来の資料に貼り付けて使う
- プレゼンテーションをビデオに変換して、写真のスライドショーとして共有する
- ファイルをメールで送り、関係者に写真を確認してもらう
画像の枚数が多いとファイルサイズも大きくなりがちです。共有する前に、必要に応じて画像の圧縮も検討するとよいでしょう。
まとめ
PowerPointのフォトアルバム機能を使うと、[挿入]タブの[フォトアルバム]から複数の画像をまとめて選び、同じレイアウトで一度にスライド化できます。作成後も[フォトアルバムの編集]から、写真のレイアウト、枠の形、テーマ、白黒表示、キャプションの有無を変更できます。
画像を1つのフォルダーに集めて番号付きのファイル名にしておく、キャプションに使える説明的なファイル名にしておく、といった下準備をしておくと、作業がさらにはかどります。写真を多く使う報告資料や記録資料を作るときに活用してみてください。