今回は、Wordのフィールドコードを使って、日付を自動更新する方法を紹介します。
日付を手入力すると更新漏れが起きやすい
案内文、報告書、議事録、見積依頼書などでは、文書内に日付を入れる場面がよくあります。毎回手入力していると、過去の日付が残ったまま送付したり、表紙と本文で日付が違ったりすることがあります。
Wordには、日付を自動で表示するフィールドコードがあります。作成日、印刷日、現在の日付など、用途に応じて入れ方を変えられます。日付を文字として打つのではなく、文書の情報として扱うことで、更新漏れを減らせます。
日付フィールドの主な種類
Wordで日付を扱うときは、どの日付を表示したいのかを先に決めます。文書を開いた日付を出したいのか、作成した日を残したいのかで使うフィールドが変わります。
よく使う日付の考え方は次の通りです。
- 今日の日付を表示したい場合は、DATEフィールドを使う
- 文書の作成日を残したい場合は、CREATEDATEフィールドを使う
- 最後に保存した日付を表示したい場合は、SAVEDATEフィールドを使う
- 印刷した日付を表示したい場合は、PRINTDATEフィールドを使う
たとえば、毎回開いた時点の日付にしたい案内文ならDATEが向いています。一方、議事録の作成日を残したい場合は、更新され続ける日付より、作成日を固定できる形のほうが扱いやすいことがあります。
日付フィールドを挿入する
日付を入れたい場所にカーソルを置き、「挿入」タブから「日付と時刻」を選びます。表示形式を選び、「自動的に更新する」にチェックを入れると、更新される日付として挿入できます。
より細かく管理したい場合は、「挿入」タブの「クイックパーツ」から「フィールド」を選び、DATEやCREATEDATEなどのフィールドを指定します。ここで表示形式も選べます。
フィールドとして入った日付は、通常の文字と同じように見えます。ただし、クリックすると薄い網かけが表示されることがあります。これはフィールドであることを示す表示で、印刷されるものではありません。
フィールドコードを表示して確認する
日付がどのフィールドで入っているか確認したいときは、対象の日付を右クリックして「フィールドコードの表示」を選びます。ショートカットではAlt+F9で文書内のフィールドコード表示を切り替えられます。
たとえば、日付が「{ DATE \@ “yyyy年M月d日”
}」のように表示されることがあります。この中のDATEが日付の種類で、「yyyy年M月d日」が表示形式です。
表示形式を変えたい場合は、フィールドコード内の書式部分を調整します。ただし、記号を誤って消すと日付が正しく表示されないことがあります。変更に慣れていない場合は、フィールドの挿入画面から選び直すほうが安全です。
更新タイミングを理解する
フィールドの日付は、入れた瞬間だけでなく、更新操作をしたときにも変わります。文書を開いたとき、印刷前、全選択してフィールド更新をしたときなど、タイミングによって表示が変わる場合があります。
更新したいときは、日付部分を選択してF9キーを押します。文書全体のフィールドを更新したい場合は、Ctrl+Aで全体を選択してからF9を押します。目次、相互参照、日付なども合わせて更新されます。
注意したいのは、更新してほしくない日付まで変わることです。契約書や議事録のように作成時点の日付を残したい文書では、DATEを使うと後日開いたときに変わる可能性があります。日付を固定したい文書では、更新される日付を使うかどうかを先に判断することが大切です。
日付を固定したいときの方法
自動更新の日付を固定したい場合は、フィールドを通常の文字列に変換します。対象のフィールドを選択し、Ctrl+Shift+F9を押すと、表示されている日付が普通の文字になります。
提出前の文書で日付を確定したいときや、保存後に日付が変わると困る文書では、この操作が役立ちます。ただし、通常の文字に変換すると、その後は自動更新されません。元に戻したい場合は、日付フィールドを挿入し直します。
テンプレートでは日付を自動更新のままにしておき、提出用ファイルを作る段階で固定する、という運用もできます。この方法なら、作成時は便利さを保ちつつ、提出後の日付変更を避けられます。
ヘッダーやフッターの日付にも使える
日付フィールドは本文だけでなく、ヘッダーやフッターにも挿入できます。社内資料で「印刷日」や「更新日」を入れたい場合に便利です。
ただし、ヘッダーやフッターの日付は見落としやすい場所です。本文の日付を修正したのに、フッターの日付だけ古いまま残ることがあります。自動更新フィールドを使う場合でも、提出前にはヘッダーとフッターを開いて表示を確認します。
文書内に複数の日付がある場合は、用途を分けておくと混乱しにくくなります。表紙は作成日、フッターは印刷日、本文は会議日というように、日付の意味を明確にしておきます。
まとめ
Wordのフィールドコードを使うと、文書内の日付を自動で表示できます。DATE、CREATEDATE、SAVEDATE、PRINTDATEなどを用途に合わせて使い分けることで、日付の更新漏れを減らせます。
ポイントは、更新される日付と固定したい日付を分けて考えることです。提出前にフィールドを更新し、必要に応じて文字列に変換すれば、日付管理がしやすくなります。