日々の業務でExcel（エクセル）を使用していると、「同じ作業を何度も繰り返している」と感じることがあるのではないでしょうか？
データの集計、請求書の作成、グラフの更新など、定型的な作業に多くの時間を費やしているケースは少なくありません。
このようなルーチンワークを効率化し、作業時間を短縮するための機能が「マクロ」です。
今回は、Excelのマクロとはどのような機能なのか、その基本的な仕組みやメリット、「VBA」との違いについて解説します。
また、実際にマクロを作成するための準備や基本的な手順についても紹介します。
マクロを活用することで、手作業によるミスを減らし、業務効率を向上させることが可能になります。
Excelのマクロとは？
Excelのマクロとは、Excel上で行う一連の操作を記録し、それを自動的に実行させる機能のことです。テープに音声を録音して再生するように、Excelに対する操作手順を記録して、必要なときに呼び出して再現することができます。
例えば、「特定のセルに色を塗る」「データを並べ替える」「数式を入力して計算する」といった複数のステップを1つのマクロとして記録しておけば、ボタンひとつでそれらの操作を一瞬で完了させることができます。
マクロを使うメリット
マクロを利用することで、主に以下のようなメリットが得られます。
- 作業時間の短縮: 複雑な手順や大量のデータ処理を一瞬で完了できるため、業務時間を短縮できます。
- ミスの防止: 一度記録した操作は正確に再現されるため、手作業による入力ミスや操作ミスを防ぐことができます。
- 業務の標準化: 誰が実行しても同じ結果が得られるため、担当者による作業品質のばらつきをなくすことができます。
マクロとVBAの違い
「マクロ」とセットでよく耳にする言葉に「VBA（ブイビーエー）」があります。これらは密接に関係していますが、厳密には異なる概念です。
- マクロ: Excelの操作を自動化する「機能」そのものを指します。ユーザーが利用するツールの名称です。
- VBA (Visual Basic for Applications): マクロを記述するための「プログラミング言語」です。Microsoft Office製品に標準搭載されています。
例えると、マクロは「自動演奏ピアノ」という機能であり、VBAはそのピアノを動かすための「楽譜（プログラムコード）」にあたります。ユーザーが「マクロの記録」機能を使って操作を記録すると、Excelの裏側ではその操作内容が自動的にVBAという言語で記述（プログラミング）されています。
基本的には「マクロの記録」機能を使えば、プログラミングの知識がなくても自動化が可能ですが、VBAを直接編集することで、記録機能だけでは対応できない複雑な条件分岐や繰り返し処理など、より高度な自動化を実現できるようになります。
マクロで自動化できる業務の具体例
マクロは単純な作業から複雑な処理まで幅広く対応できます。具体的にどのような業務で活用できるのか、いくつか例を挙げます。
データの整形と加工
システムからダウンロードしたCSVデータなどを、見やすい表形式に整える作業はマクロの得意分野です。
- 不要な行や列の削除
- 特定列の表示形式の変更（日付や通貨など）
- 罫線の設定や背景色の変更
- 列幅の自動調整
集計とレポート作成
定期的な売上集計や報告書の作成も自動化できます。
- 月ごとのシートを作成し、データを振り分ける
- 特定の条件（例：売上〇円以上）のデータを抽出する
- ピボットテーブルを作成して更新する
- 集計結果をもとにグラフを作成する
転記と出力
複数のファイルやシートにまたがる作業も効率化できます。
- 複数のシートのデータを1つのシートにまとめる（マージ）
- 一覧表のデータをもとに、個別の請求書シートを作成する
- 作成したシートをPDF形式で保存し、特定のフォルダに格納する
マクロを作成する前の準備：「開発」タブの表示
Excelでマクロを作成・実行するためには、リボンに「開発」タブを表示させる必要があります。初期設定では非表示になっていることが多いため、以下の手順で表示させます。
- Excelの画面左上にある「ファイル」タブをクリックします。
- 左側のメニューから「オプション」を選択します（画面サイズによっては「その他…」の中にあります）。
- 「Excel のオプション」ダイアログボックスが開きます。左側のメニューから「リボンのユーザー設定」を選択します。
- 右側の「リボンのユーザー設定」欄（メインタブ）の一覧にある「開発」のチェックボックスにチェックを入れます。
- 「OK」ボタンをクリックしてダイアログボックスを閉じます。
これで、リボンに「開発」タブが表示され、マクロ関連の機能にアクセスできるようになります。
マクロの基本的な使い方：記録と実行
ここでは、プログラミングを行わずに操作を記録する「マクロの記録」機能を使って、簡単なマクロを作成・実行する手順を解説します。
手順1：マクロの記録を開始する
- 「開発」タブをクリックし、「コード」グループにある「マクロの記録」をクリックします。（または、Excelウィンドウ左下のステータスバーにあるマクロ記録アイコンをクリックします）
- 「マクロの記録」ダイアログボックスが表示されます。
- 「マクロ名」に任意の名前を入力します（例：SampleMacro）。名前の先頭に数字は使えず、スペースも含めることはできません。
- 必要に応じて「ショートカットキー」や「保存先」、「説明」を設定し、「OK」をクリックします。
これ以降、Excelに対する操作はすべて記録されます。余計な操作（無意味なセルの選択やスクロールなど）も記録されてしまうため、必要な操作だけを慎重に行うようにします。
手順2：操作を行う
例として、選択したセルの文字を赤色にし、太字にする操作を記録します。
- 任意のセルを選択した状態で、「ホーム」タブに移動します。
- フォントの色を「赤」に変更します。
- フォントスタイルを「太字」にします。
手順3：マクロの記録を終了する
操作が終わったら、記録を停止します。
- 「開発」タブに戻ります。
- 「コード」グループにある「記録終了」をクリックします。（またはステータスバーの停止ボタンをクリックします）
これでマクロの作成は完了です。
手順4：マクロを実行する
記録したマクロが正しく動作するか確認します。
- 書式設定されていない別のセルを選択します。
- 「開発」タブの「マクロ」をクリックします。
- 「マクロ」ダイアログボックスが表示されるので、先ほど作成したマクロ名（例：SampleMacro）を選択します。
- 「実行」ボタンをクリックします。
選択していたセルに、記録した通り「文字色が赤」「太字」の設定が適用されれば成功です。
マクロ有効ブック（.xlsm）としての保存
マクロを含むExcelファイルを保存する場合、通常のファイル形式（.xlsx）では保存できません。マクロを含めることができる「Excel マクロ有効ブック (.xlsm)」形式で保存する必要があります。
もし誤って .xlsx 形式で保存しようとすると、警告メッセージが表示されます。その状態で保存を続行すると、作成したマクロはすべて消去されてしまうため注意が必要です。
保存手順：
- 「ファイル」タブから「名前を付けて保存」を選択します。
- 保存場所を選択し、ファイル名の入力欄の下にある「ファイルの種類」のプルダウンメニューを開きます。
- 一覧から「Excel マクロ有効ブック (*.xlsm)」を選択します。
- 「保存」をクリックします。
マクロを使う際のセキュリティと注意点
マクロは便利な機能ですが、悪意のあるプログラム（ウイルスなど）の実行に使われるリスクもあります。そのため、Excelにはセキュリティ機能が備わっています。
信頼できるファイルのみマクロを有効にする
インターネットからダウンロードしたファイルや、メールに添付されていたファイルにマクロが含まれている場合、Excelはセキュリティ警告バーを表示し、マクロの実行をブロックします。
「コンテンツの有効化」というボタンが表示された場合、そのファイルが信頼できる作成元からのものであると確信できる場合のみクリックしてください。不用意に有効化すると、PC内のデータを破壊されたり、情報を盗まれたりする危険性があります。
「元に戻す」ができない
マクロによる操作は、Excelの「元に戻す（Undo）」機能（Ctrl + Z）で取り消すことができません。マクロを実行してデータが書き換わってしまった場合、手動で元に戻すか、保存せずに閉じるしかありません。
そのため、慣れないうちは、マクロを実行する前に必ずファイルを（ファイル名を変えて）保存しておくことを推奨します。重要なデータを扱う場合は、バックアップを取ってから実行すると安心です。
まとめ
Excelのマクロは、定型業務を自動化し、作業効率を向上させるための機能です。
プログラミング言語であるVBAによって動作していますが、「マクロの記録」機能を使えば、専門知識がなくても手軽に自動化を始めることができます。
まずは、日々の業務の中で「繰り返し行っている単純作業」がないか見直してみることをおすすめします。
セルの書式設定やデータの並べ替えなど、簡単な操作からマクロ化に挑戦し、徐々に複雑な処理へとステップアップしていくことで、Excelをより強力なビジネスツールとして活用できるようになります。