今回は、PowerPointでのプレゼンテーション本番中に役立つ「ペンツール」を活用して、スライドに直接書き込みながら説明する方法について紹介します。
スライドをスクリーンやモニターに投影して説明している際、特に注目してほしいポイントを指し示したり、参加者からの質問に答えるためにその場で補足の図を描いたりしたい場面があるかと思います。
あらかじめ作り込まれたアニメーションだけでは対応しきれない、その場での柔軟なやり取りにおいて、スライドショー実行中のペンツールはとても有効な手段となります。
プロジェクターを使った対面での発表だけでなく、オンライン会議ツールを通じた画面共有でのプレゼンでも活用できる機能です。
スライドショー実行中のペンツールの呼び出し方
ペンツールは、スライドショーを再生している最中にのみ使用できる機能です。まずは画面にペンツールを呼び出す基本的な操作手順をお伝えします。
画面左下のメニューから選択する
スライドショーを実行中、マウスを動かすと画面の左下隅に薄いアイコンのメニューがいくつか浮かび上がります。
その中にある「ペンの形をしたアイコン」をクリックすると、ポインターのオプションメニューが表示されます。そこから「ペン」や「蛍光ペン」を選択することで、マウスポインターが小さな点やペンの形に変わり、スライド上に書き込める状態になります。
右クリックメニューから選択する
もう一つの方法は、スライド上の任意の場所で右クリックをする方法です。
表示されたメニューの中から「ポインター
オプション」にマウスポインターを合わせ、さらに展開されたメニューから「ペン」や「蛍光ペン」を選びます。左下のアイコンが見えにくい場合や、マウスの移動距離を短くしたい場合には、こちらの方法がスムーズです。
ショートカットキーを活用する
頻繁に書き込みを行う場合は、キーボードのショートカットを覚えておくと、さらに素早くツールを切り替えることができます。
- ペンに切り替える：「Ctrl」キーを押しながら「P」キーを押します。（PenのPと覚えます）
- 矢印（通常のポインター）に戻す：「Ctrl」キーを押しながら「A」キーを押します。（ArrowのAと覚えます）
ペンツールの種類と使い分け
ポインターオプションの中には、用途に合わせていくつかのツールが用意されています。発表の状況に応じて使い分けることで、より伝わりやすい説明が可能になります。
レーザーポインター
書き込みはせずに、注目してほしい場所を光の点で指し示すだけのツールです。
画面上に赤い丸い点（設定で色変更可能）が表示され、マウスの動きに追従します。視線を誘導したいだけで、スライド上に線を残したくない場合に使用します。
ペン
フリーハンドで線を描くことができる基本的なツールです。
重要なキーワードを丸で囲んだり、図解に矢印を書き足したりするのに適しています。ペンの色は、メニューの「インクの色」から変更できるため、スライドの背景色に合わせて目立つ色（赤や青など）を選んでおくと効果的です。
蛍光ペン
文字の上に半透明のマーカーを引くことができるツールです。
文書を読み合わせながら、重要な文章をハイライトして強調したい場面で役立ちます。下の文字が透けて見えるため、テキストメインのスライドと相性が良いツールです。
書き込んだ内容の消去と保存
スライドに書き込んだ線やハイライトは、発表の途中で消したり、プレゼン終了後にデータとして残したりすることができます。
書き込みを消去する
間違えて線を引いてしまった場合や、次の説明に進むために画面をきれいにしたい場合の操作です。
ポインターオプションのメニューから「消しゴム」を選択し、消したい線の上をクリックすると、その線だけをピンポイントで消すことができます。
また、スライド上に書いたすべてのインクを一度に消去したい場合は、キーボードの「E」キー（EraseのE）を押すだけで、画面が一瞬でクリアになります。
書き込みを保存する
スライドショーを終了する（「Esc」キーを押すなどして元の編集画面に戻る）際、スライド上にペンや蛍光ペンの書き込みが残っていると、「インク注釈を保持しますか？」という確認のメッセージが表示されます。
ここで「保持」を選択すると、プレゼン中に手書きした線やマーカーが、図形（インクオブジェクト）としてスライド上にそのまま保存されます。
会議での決定事項や、参加者からのフィードバックをスライドに書き込んだ場合、それを議事録の一部としてそのまま残しておけるため、情報共有の手間を省くことにつながります。後から通常の図形と同じように削除したり移動させたりすることも可能です。
まとめ
PowerPointのスライドショー実行中にペンツールを使って書き込みを行う方法についてお伝えしました。
左下のメニューや右クリックからの呼び出し、そして「Ctrl＋P」などのショートカットキーを使いこなすことで、プレゼンテーションの流れを止めることなく、自然に強調ポイントを示すことができます。
ペン、蛍光ペン、レーザーポインターといったツールを状況に応じて使い分け、さらに書き込んだインクを保存する機能を活用すれば、ただ見せるだけでなく、双方向のコミュニケーションを生むプレゼンテーションが実現しやすくなるかと思います。本番前にリハーサルで操作感を試しておくことをおすすめします。