今回は、Wordに備わっている表計算と関数機能を使って、簡単な集計作業を文書内で完結させる方法を紹介します。
見積書や請求書、経費の報告書などを作成する際、金額の合計や消費税の計算が必要になる場面があります。そのような場合、別途Excelを起動して計算を行い、その結果をWordに貼り付けるといった手順を踏んでいる方も多いかもしれません。しかし、Wordの表機能を活用すれば、簡単な計算であればわざわざ別のソフトを開くことなく、スムーズに数値を求めることが可能です。
Wordにおける表計算の基本
Wordの表の中にも、Excelと同様にセル（枠）の概念があり、縦の列をアルファベット（A、B、C…）、横の行を数字（1、2、3…）で表します。この位置情報を利用して、計算式を設定していきます。
計算式を挿入する手順
合計金額などを計算して表示したいセルにカーソルを合わせることから始めます。
- 計算結果を表示させたい表内のセルをクリックします。
- リボンに表示される「レイアウト」タブ（表ツールの右側にあるもの）を選択します。
- 「データ」グループの中にある「計算式」ボタンをクリックします。
- 「計算式」ダイアログボックスが表示されるので、目的に応じた数式を入力します。
たとえば、すぐ上にある数値の合計を出したい場合は、計算式欄に「=SUM(ABOVE)」と入力してOKボタンを押すだけで、自動的に計算された結果が表示されます。
よく使われる便利な関数
Wordで利用できる関数のうち、日常的な文書作成で特に出番の多いものをいくつか取り上げます。
SUM関数（合計）
指定した範囲の数値をすべて足し合わせる際に使用します。
売上の合計や、複数項目の経費を合算する見積書などで重宝します。
- =SUM(LEFT)：カーソルがあるセルから左側にある数値をすべて合計します。
- =SUM(ABOVE)：カーソルがあるセルから上側にある数値をすべて合計します。
AVERAGE関数（平均）
複数の数値の平均値を求めたいときに便利です。
アンケート結果の平均点や、数ヶ月間の平均売上などを文書に記載する際に役立ちます。
- =AVERAGE(ABOVE)：上にある数値の平均を計算します。
四則演算（足し算・引き算・掛け算・割り算）
単価と数量を掛けて金額を出したい場合など、特定のセル同士で単純な計算を行うことも可能です。
例えば、B列の2行目（単価）とC列の2行目（数量）を掛ける場合は、計算式に「=B2*C2」と入力します。関数を使わずに、記号（+、-、*、/）を直接入力して計算できるため、直感的に操作できます。
表示形式の設定と更新
数値をただ表示するだけでなく、見栄えを整えたり、データが変わった際に正しい値に直したりする方法も覚えておくと便利です。
カンマ区切りや円マークの表示
金額を扱う場合、数字に3桁ごとのカンマを入れたり、「￥」マークを付けたりしたほうが見やすくなります。
「計算式」ダイアログボックス内にある「表示形式」のドロップダウンリストから、「#,##0」や「￥#,##0」といった形式を選択することで、計算結果に自動でカンマや通貨記号が付与されます。
Tips：数値が変わった際の再計算方法
Excelとは異なり、Wordの表計算は元の数値を変更しても自動的に計算結果が更新されません。表内の数値を修正した場合は、計算結果の数値を手動で更新する必要があります。
対象となる計算結果のセル（数字の背景がグレーに変わる部分）を選択、または文書全体を選択した状態で、キーボードのF9キーを押します。これで最新の数値に基づいて再計算が行われ、正しい結果が表示されます。修正した後にF9キーを押す習慣をつけておくと、計算ミスのまま文書を提出してしまうリスクを減らせます。
まとめ
Wordの表計算機能を活用することで、Excelを開く手間を省き、文書作成の流れを止めることなく数値の集計が行えます。SUM関数による合計の算出や、セルを指定した掛け算などは、見積書や請求書作りにそのまま応用可能です。複雑なデータ分析や大量のデータ処理にはExcelが適していますが、ちょっとした金額の計算や平均値の算出程度であれば、Wordの機能で十分に対応できます。普段の文書作成に組み込むことで、作業時間の短縮につながると思われます。