今回は、PowerPointで作成したスライドを、聴衆に配るための「配布資料」として印刷する際の設定や、見やすくするコツをご紹介します。
プレゼンテーションを行う際、画面に映すスライドとは別に、参加者の手元に残る資料を用意することがよくあります。そのままスライドを1枚ずつ印刷すると、紙が大量に必要になったり、余白にメモを書き込むスペースがなかったりして不便です。PowerPointの配布資料印刷機能を活用すれば、用紙の節約と参加者の利便性を両立した、気の利いた資料を簡単に作成することができます。
配布資料印刷の基本的な設定
PowerPointには、1枚の用紙に複数のスライドを割り付けて印刷する「配布資料」という印刷モードが標準で備わっています。
1枚の用紙に印刷するスライド数を決める
印刷設定画面から、レイアウトを選択します。
- 「ファイル」タブから「印刷」を選択します。
- 「設定」の項目にある、デフォルトでは「フルページサイズのスライド」と表示されているボタンをクリックします。
- ドロップダウンメニューの「配布資料」という項目から、1ページに印刷したいスライドの数を選択します（1スライド、2スライド、3スライド、4スライド、6スライド、9スライドから選べます）。
これで、プレビュー画面に選択したレイアウトが反映されます。用途に合わせて適切な枚数を選ぶのがポイントです。
よく使われるレイアウトと用途
- 2スライド：スライドの文字が小さくなりすぎないため、グラフや細かい文字が多い資料に適しています。
- 3スライド：スライドの横に罫線（メモ欄）が自動で印刷されるのが特徴です。研修やセミナーなど、参加者がメモを取りながら話を聞く形式の場合に最もおすすめのレイアウトです。
- 6スライド：用紙の節約を重視する場合や、後から全体の内容をサッと振り返るためのインデックス的な資料として使う場合に便利です。
見やすい配布資料にするための工夫
ただスライドを縮小して印刷するだけでなく、少しの設定を加えることで、より親切で読みやすい資料になります。
ヘッダーやフッター、ページ番号の追加
資料が複数枚にわたる場合、バラバラになった時に困らないようページ番号を入れたり、誰の何の資料か分かるようにタイトルを入れたりすると親切です。
- 「表示」タブの「マスター表示」グループにある「配布資料マスター」をクリックします。
- マスター画面が開いたら、四隅にある「ヘッダー」「フッター」「日付」「ページ番号」のプレビューボックスに必要なテキストを入力します。
- 設定が終わったら「マスター表示を閉じる」をクリックします。
この設定はスライド自体には影響を与えず、配布資料として印刷した時のみ用紙の余白に印字されます。
白黒印刷時の見栄えを確認する
カラーで作成したスライドを白黒で印刷すると、文字や図形が潰れて見えなくなってしまうことがあります。印刷する前に、白黒での見え方を確認しておくことが重要です。
「表示」タブの「カラー/グレースケール」グループにある「グレースケール」または「白黒」をクリックすると、白黒印刷時の状態を画面上で確認できます。もし文字が読みにくい箇所があれば、その状態のまま「グレースケール」タブのメニューから、特定の図形だけを「枠線のみ」や「黒」に変更するなど、印刷用の微調整を行うことができます。
Tips：スライドの周りに枠線を付ける
背景が白いスライドを配布資料として印刷すると、用紙の白と同化してしまい、スライドの境界線がどこにあるのか分かりづらくなることがあります。このような場合、スライドを囲む枠線を付けると全体が引き締まって見えます。
印刷設定の画面（「ファイル」タブの「印刷」）で、スライド数を選ぶメニュー（例：「3スライド」を選んだところ）をもう一度クリックします。メニューの下の方に「スライドに枠を付ける」という項目があるので、ここにチェックを入れます（クリックします）。これだけで、印刷される各スライドの周囲に細い黒枠が追加され、資料としての見栄えが格段に良くなります。
まとめ
PowerPointの配布資料印刷機能を適切に設定することで、単なる画面のコピーではない、参加者にとって本当に価値のある手元資料を作成できます。特に、メモ欄が自動で付く「3スライド」レイアウトや、スライドを見やすくする「スライドに枠を付ける」設定は、実務ですぐに役立つ機能です。用紙の無駄を省きつつ、プレゼンテーションの効果を高めるためのサポートツールとして、印刷設定にもこだわってみることをおすすめします。