今回は、PowerPointの資料をPDF形式に変換して保存（出力）する方法について紹介します。
PowerPointで作成した企画書やプレゼン資料を、社外の人にメールで送ったり、Webサイトで配布したりする場面は多くあります。その際、PowerPointのファイル（.pptx）のまま送ってしまうと、相手のパソコンに同じフォントが入っていなくてレイアウトが崩れてしまったり、意図せず内容を書き換えられてしまったりするリスクがあります。そこで役立つのが、資料を「PDF」という形式に変換して出力する方法です。PDFにすることで、どの環境で見ても同じレイアウトが保たれ、不用意な編集を防ぐ効果が期待できます。
PowerPointからPDFへ変換する基本的な手順
PowerPointには、作成したスライドをそのままPDFとして保存する機能が標準で備わっています。特別なソフトをインストールしなくても、数回のクリックで変換が可能です。
「名前を付けて保存」からPDFを選ぶ方法
最も一般的なのが、保存する際のファイル形式をPDFに変更する方法です。
- 画面左上の「ファイル」タブをクリックします。
- 左側のメニューから「名前を付けて保存」を選択します。
- 保存先のフォルダ（デスクトップやドキュメントなど）を指定します。
- 「名前を付けて保存」のダイアログボックスが開きます。
- 「ファイルの種類」と書かれたプルダウンメニューをクリックします。
- リストの中から「PDF (*.pdf)」を探して選択します。
- 「保存」ボタンをクリックします。
これで、元のPowerPointファイルとは別に、同じ名前のPDFファイルが作成されます。
「エクスポート」機能を使う方法
もう一つの方法として、「エクスポート」というメニューからPDFを作成することもできます。
- 「ファイル」タブをクリックし、メニューから「エクスポート」を選びます。
- 「PDF/XPS ドキュメントの作成」という項目を選択します。
- 右側に表示される「PDF/XPS の作成」という四角いボタンをクリックします。
- 保存先を指定する画面が開くので、任意の場所を選んで「発行」をクリックします。
どちらの方法を使っても、作成されるPDFの品質に違いはありません。普段の操作で使いやすいと感じるほうを選んで問題ありません。
PDF出力時の便利な設定オプション
単にスライドをそのままPDFにするだけでなく、保存時の設定（オプション）を少し変更することで、用途に合わせた最適なPDFを作ることができます。
保存時のダイアログボックス（ファイル形式でPDFを選んだ状態）にある、「オプション」というボタンをクリックすると、詳細な設定画面が開きます。
特定のページだけをPDFにする
資料全体ではなく、一部のスライドだけを抜粋して相手に送りたい場合があります。
- オプション画面の「範囲」という項目を確認します。
- 標準では「すべて」が選ばれていますが、これを「スライド」に変更します。
- 「開始」と「終了」の枠に、PDFにしたいスライドの番号を入力します。（例：3ページから5ページまでなら、開始に3、終了に5と入力）
- 「OK」を押して保存します。
これにより、指定した範囲のスライドだけで構成されたPDFが作成されます。
配布資料（1ページに複数スライド）としてPDFにする
印刷して配布する時のように、1枚のPDFページの中に複数のスライドを並べて出力することも可能です。
- オプション画面の「発行対象」という項目を、「スライド」から「配布資料」に変更します。
- その下にある「1ページあたりのスライド数」を、2、3、4、6などから選びます。
- 「OK」を押して保存します。
この設定を使うと、ページの余白にメモを書き込めるようなレイアウトのPDF（3スライドを選んだ場合など）を作ることもでき、会議の事前配布資料として役立ちます。
非表示スライドを含めるかどうか
PowerPointの作業中、特定のページを「非表示スライド」に設定して、プレゼン本番では画面に出ないようにすることがあります。この非表示スライドをPDFに含めるかどうかも選択できます。
オプション画面の下のほうにある「非表示スライドを含める」というチェックボックスがその設定です。相手にすべての情報（裏側の資料も含めて）を渡したい場合はチェックを入れ、プレゼンで見せた画面だけを渡したい場合はチェックを外します。
PDFのファイルサイズを小さくするTips
写真や高画質な画像をたくさん使ったPowerPoint資料をPDFにすると、ファイルサイズが数MBから数十MBと大きくなり、メールに添付できなくなることがあります。そのようなときは、保存時の設定で画質を調整してファイルサイズを小さくすることができます。
保存のダイアログボックスの下部に、「最適化」という項目があります。
ここには「標準（オンライン発行および印刷）」と「最小サイズ（オンライン発行）」という2つの選択肢があります。
ファイルサイズを小さくしたい場合は、「最小サイズ」のほうを選択してから保存（発行）をクリックします。これにより、PDF内の画像の解像度が自動的に下げられ、データが軽くなります。
ただし、画質が落ちるため、印刷して細部まで見せたい資料や、高精細な写真がメインの資料には不向きです。「メールでサッと内容を確認してもらうだけ」といった用途のときに活用するのが効果的です。
まとめ
PowerPointで作成した資料をPDFに変換することは、レイアウト崩れを防ぎ、安全に情報を共有するための基本的なマナーとも言えます。「名前を付けて保存」や「エクスポート」から簡単に変換できるだけでなく、オプション設定を活用することで、ページ指定や配布資料形式、ファイルサイズの軽量化など、様々な工夫を凝らすことができます。資料を誰に、どのような目的で渡すのかを考えながら、適切な設定でPDF出力を行ってみてはいかがでしょうか。