【Word】変更履歴と比較文書で修正差分を確認する方法

今回は、Wordの変更履歴と比較文書を使って、修正差分を確認する方法を紹介します。

変更履歴と比較文書の違い

Wordで文書レビューを行うとき、変更履歴と比較文書はどちらも修正内容を確認するために使えます。ただし、役割は少し違います。変更履歴は、修正している最中の操作を記録する機能です。比較文書は、別々に保存された2つの文書を比べて、差分を後から確認する機能です。

変更履歴は作業中の記録、比較文書は保存済みファイル同士の差分確認と考えると使い分けやすくなります。レビュー前に変更履歴をオンにしていれば修正の流れを追えますが、相手から戻ってきたファイルで変更履歴が残っていない場合は、比較文書が役立ちます。

たとえば、原稿の初版と修正版、契約書の相手先修正版、社内規程の前回版と最新版を比べるときに使えます。

比較文書を使う前に、元文書と修正文書を分かりやすくしておきます。どちらを元にするかを間違えると、削除と追加の見え方が逆になり、判断しにくくなります。ファイル名に日付や版数を入れておくと選びやすくなります。

整理のポイントは次の通りです。

重要な文書では、比較操作の前にバックアップを作ります。比較結果の文書は新しく生成されるため元文書が直接壊れるわけではありませんが、確認中に変更を加える場合に備えておくと安心です。

Wordの「校閲」タブには、文書を比較する機能があります。元の文書と変更された文書を指定すると、差分を含む比較結果が作成されます。比較結果では、挿入、削除、書式変更などが変更履歴のような形で表示されます。

基本の流れは次の通りです。

比較設定では、コメント、書式、表、ヘッダー、フッターなど、どの要素を比較するかを選べる場合があります。文章内容だけ見たいのか、書式変更も見たいのかによって設定を調整します。

比較結果を開くと、変更箇所が多く表示されることがあります。すべてを同じ強さで見ると疲れやすいため、表示方法を切り替えながら確認します。最初に文章として読める表示で全体を見て、その後に変更箇所を確認すると判断しやすくなります。

確認の順番は次の通りです。

長い文書では、ナビゲーションウィンドウを使って見出しごとに移動すると確認しやすくなります。変更箇所が多い場合は、章ごとに確認を区切ると、承諾や差し戻しの判断がしやすくなります。

比較文書では細かい書式変更も表示されることがあります。たとえば、空白、改行、フォント、インデントの変更が多いと、本当に重要な文章変更が埋もれます。確認の目的に合わせて、見るべき変更を絞ることが大切です。

特に確認したい変更は次の通りです。

書式の差分が多すぎるときは、比較設定で書式変更を対象外にする方法もあります。文面確認が目的なら、まず文章の差分を確認し、必要に応じて書式を別に確認するほうが進めやすくなります。

比較結果で変更を承諾する前に、判断が必要な箇所にはコメントを残すと便利です。すぐに承諾できる誤字修正と、確認が必要な内容変更を分けておくと、後で関係者へ確認しやすくなります。

コメントに入れるとよい内容は次の通りです。

コメントは短くてもかまいません。「最新版の数値か確認」「契約書の表現と合わせる」「この削除は承認者確認」など、次の行動が分かる形にします。

比較文書で差分を確認した後、最終版を作る前には変更履歴やコメントの残りを確認します。レビュー用の情報がそのまま提出用文書に残ると、内部の修正過程が見えてしまう場合があります。

最終確認の項目は次の通りです。

提出用、レビュー用、保管用のファイルを分けておくと、どの状態の文書か判断しやすくなります。

Wordの変更履歴と比較文書は、修正差分を確認するための重要な機能です。変更履歴は作業中の修正を記録し、比較文書は保存済みの2つのファイルを比べるときに役立ちます。

比較前には元文書と修正文書を整理し、比較結果では構成、本文、数値、固有名詞、コメントの順に確認すると進めやすくなります。最終版を作る前には、変更履歴やコメントが残っていないかを確認し、レビュー用と提出用を分けて管理しましょう。