今回は、Wordで画面キャプチャを使った手順書を作る方法を紹介します。
手順書は読む人の作業画面を想像して作る
Wordで手順書を作るときは、操作を知っている人の視点ではなく、初めて作業する人の視点で構成します。画面キャプチャを入れると、どのボタンを押すのか、どの画面を見ているのかが伝わりやすくなります。
画面キャプチャ入りの手順書では、画像の量よりも、どの場面を切り取るかが大切です。すべての画面を載せるより、判断に迷いやすい画面や入力が必要な画面を中心に入れると読みやすくなります。
最初に手順の単位を決める
画面を撮る前に、手順を大きな流れに分けます。ログイン、設定画面を開く、項目を入力する、保存する、確認する、のように作業の区切りを決めてからキャプチャを取ると、文章と画像の対応が分かりやすくなります。
手順書に入れたい基本項目
- 作業の目的
- 対象となる画面や機能
- 事前に用意する情報
- 操作手順
- 確認するポイント
- 困ったときの対処
手順を細かく分けすぎると、ページ数が増えて読みにくくなります。反対に、説明をまとめすぎると、読む人が途中で迷います。1つの見出しに1つの作業を置く感覚で作ると、後から修正しやすくなります。
キャプチャは余計な部分を写さない
画面キャプチャには、操作に必要な範囲だけを入れます。画面全体をそのまま貼ると、文字が小さくなり、どこを見るべきか分かりにくくなることがあります。
メニュー、ボタン、入力欄など、説明に必要な場所が分かる範囲で切り取ります。個人情報、顧客名、社内の機密情報が写っていないかも確認します。必要であれば、画像を貼る前にぼかしや塗りつぶしで隠します。
手順書用のキャプチャは、操作に必要な情報だけを残すと読みやすくなります。見せたい場所が小さい場合は、Word上で画像サイズを調整するより、切り抜いてから貼るほうが整いやすいです。
画像の下に短い説明を置く
キャプチャを貼っただけでは、読む人が何をすればよいか判断できないことがあります。画像の前後に、操作内容を短く書きます。説明文は長くせず、押すボタン、入力する項目、確認する表示を中心にします。
説明文の書き方
- 「設定」を開き、「アカウント」を選択します。
- 必須項目に担当者名と期限を入力します。
- 保存後、画面上部に完了メッセージが出ることを確認します。
画像の中に矢印や枠を入れる場合は、色や太さをそろえます。赤い枠、青い枠、黄色の塗りつぶしなどを混ぜると、強調の意味が分かりにくくなります。重要な場所は枠線、補足は吹き出しなど、使い分けを決めておくと文書全体が整います。
見出しと番号で迷わない構成にする
手順書では、見出しと番号が案内役になります。Wordの見出しスタイルを使うと、後から目次を作ったり、ナビゲーションウィンドウで移動したりできます。
操作手順は番号付きリストにすると、問い合わせ時にも「手順3で止まった」のように共有しやすくなります。補足や注意点は箇条書きにして、手順本文と区別します。
手順書は、読み返す文書ではなく、作業しながら見る文書です。見出し、番号、画像、確認ポイントの位置をそろえると、必要な場所を探しやすくなります。
更新しやすい作りにしておく
システム画面は変わることがあります。そのため、手順書は更新しやすい形にしておく必要があります。画像を多く入れすぎると、画面変更のたびに差し替える手間が増えます。重要な場面だけを画像にし、細かい説明は文章で補うと保守しやすくなります。
文書の先頭か末尾に、更新日、作成者、対象バージョン、変更内容を入れる欄を作ると、古い手順書を使ってしまうミスを減らせます。
画像の配置ルールをテンプレート化する
手順書を複数人で作る場合は、画像の幅、説明文の位置、強調枠の色を決めておくと、文書ごとの差が出にくくなります。たとえば、画面全体を見せる画像は本文幅いっぱい、ボタンだけを見せる画像は本文幅の半分、注意箇所は赤枠、入力箇所は青枠のように決めます。
決めておくとよいルール
- 画像の標準幅
- キャプチャの保存形式
- 強調枠の色
- 矢印の向きと太さ
- 画像下の説明文の書き方
- 機密情報の隠し方
ルールは細かくしすぎると守りにくくなります。最低限の配置と表記だけを決め、作成者が迷いやすい部分を減らします。Wordのテンプレートファイルに、見本の画像枠や説明文を入れておくと、次回以降の作成が進めやすくなります。
手順書の品質は、画像そのものよりも、同じルールで並んでいるかで差が出ます。
確認者に試してもらう
手順書を作成したら、実際に作業を知らない人に見てもらうと改善点が見つかります。作成者は操作を知っているため、説明を省いても理解できますが、初めて読む人は途中で迷うことがあります。
確認してもらうときは、どの手順で止まったか、どの画像が分かりにくかったか、入力例が足りない場所はないかを見ます。指摘を受けたら、画像を増やすだけでなく、見出しや説明文を直すことも検討します。
手順書は完成後も更新が必要です。画面変更や運用変更があったときに直せるよう、元画像や編集前のキャプチャを保存しておくと差し替えが楽になります。
検索しやすい言葉を見出しに入れる
手順書は最初から順番に読むだけでなく、必要な操作を探すためにも使われます。見出しには、機能名や操作名を入れておくと検索しやすくなります。「設定する」だけではなく、「通知設定を変更する」のように書くと、後から探しやすくなります。
画像のファイル名にも、画面名や手順番号を入れておくと管理しやすくなります。差し替え時にどの画像を使っているか分かるため、更新作業の手戻りを減らせます。
まとめ
Wordで画面キャプチャを使った手順書を作るときは、手順の単位を先に決め、操作に必要な画面だけを切り取ります。キャプチャの前後には短い説明を置き、矢印や枠のルールをそろえると読みやすくなります。
見出しスタイルと番号付きリストを使えば、作業中に必要な場所を探しやすくなります。更新日や対象バージョンを残しておくと、画面変更があったときにも管理しやすい手順書になります。