今回は、Wordの「変更履歴の記録」と「コメント」機能を使用して、複数人で文書を編集・校正する際に誰がどこを修正したのかを正確に共有する方法について紹介します。
変更履歴の記録とは何か
企画書や契約書、マニュアルなど、会社で重要な文書を作成する際、最初から最後まで一人で書き上げることは稀であり、上司や関係部署の担当者に内容をチェックしてもらい、何度も修正を重ねて完成に近づけていきます。
このとき、「どこを直したのか」が後から見てわからないと、修正前と修正後のファイルを横に並べて一文字ずつ見比べるという、非常に非効率な作業が発生してしまいます。
Wordの「変更履歴の記録」機能を使えば、誰が、いつ、どの文字を削除し、どの文字を追加したのかが、色付きの下線や取り消し線で画面上に明示されるようになります。
これにより、修正箇所が一目でわかり、その修正を受け入れる（反映させる）か、元に戻す（拒否する）かを、後から一つずつ判断できるようになるため、チームでの共同作業において必須のツールとなっています。
コメント機能との併用
変更履歴の記録が「実際の文章の書き換え」を追跡する機能であるのに対し、「コメント」機能は、文章自体は書き換えずに「ここはもっと具体的な数字を入れた方が良いのでは？」といった意見や質問を、付箋のように文書の横に貼り付ける機能です。
「ここはこう直しました」という履歴と、「ここは直してください」というコメントを併用することで、Wordファイルそのものがコミュニケーションの場となり、メールで「3ページの2行目を…」と長々と説明する手間が省けます。
変更履歴の記録を開始・終了する手順
まずは、自分が他人の文書を修正する（校正する）立場になった場合を想定し、変更履歴の記録をオンにしてから作業を始める基本的な手順を解説します。
変更履歴の記録をオンにする
修正作業を始める前に、必ずリボンの「校閲」タブを開きます。
「トラッキング」グループの中にある「変更履歴の記録」というボタン（上が紙と鉛筆のアイコン、下が文字になっているボタン）の上半分（アイコン部分）をクリックします。
すると、ボタンの背景色が濃いグレーに変わり、機能がオンになったことがわかります。
この状態になると、以降のすべてのキーボード操作や削除操作が「履歴」として記録され始めます。
例えば、既存の文字をBackSpaceキーで消すと、文字が消えずに赤い取り消し線が引かれ、新しい文字を入力すると、赤い下線が引かれた状態で表示されます。
この状態でファイルを上書き保存して相手に送り返すことで、自分がどこを修正したのかを正確に伝えることができます。
記録の終了と表示の切り替え
修正作業が終わったら、再度「変更履歴の記録」ボタンをクリックしてオフに戻します（ボタンの背景色が元に戻ります）。
オフにしても、これまでに記録された履歴（赤い線など）が消えるわけではなく、「これ以上は記録しない」という状態になるだけです。
また、修正箇所が多すぎて画面が赤線だらけになり、最新の状態の文章が読みにくくなってしまうことがあります。
その場合は、「校閲」タブの「トラッキング」グループにある「変更内容の表示」のプルダウンメニュー（デフォルトでは「すべての変更履歴」になっている部分）をクリックし、「シンプルな変更履歴」または「変更履歴なし（最終版）」に変更します。
「シンプルな変更履歴」にすると、修正箇所の左側の余白に赤い縦線が表示されるだけで、文章自体は修正後のスッキリとした状態で読めるようになります。
「変更履歴なし」にすると、赤い縦線も消え、完全に修正が適用された後の完成形としてプレビューできます。
コメントを挿入・返信・解決する手順
次に、文章を直接直すのではなく、意見や指示を書き込む「コメント」機能の使い方を解説します。
コメントの挿入
コメントを付けたい単語や文章をドラッグして選択状態にします。
「校閲」タブの「コメント」グループにある「新しいコメント」ボタンをクリックします。
すると、画面の右側に「コメントウィンドウ（吹き出し）」が現れ、選択した文字と点線で結ばれます。
この吹き出しの中に、「このデータは最新ですか？」といった質問や指示を入力します。
入力が終わったら、吹き出しの外側をクリックするか、Escキーを押すことでコメントが確定します。
コメントへの返信と解決
相手から送られてきたファイルにコメントがついていた場合、その吹き出しの下部にある「返信」というテキストボックスをクリックすると、そのコメントに対する回答（「はい、最新です」など）を入力でき、チャットのようにやり取りを繋げることができます。
また、指摘された内容を修正し終えて、そのコメントがもう不要になった場合は、吹き出しの右上にある「解決（チェックマーク）」をクリックします。
解決済みにすると、コメントの色が薄いグレーになり、まだ対応していないコメントと区別しやすくなります。
完全に削除したい場合は、コメントを選択した状態で「校閲」タブの「削除」ボタンをクリックします。
相手の修正（変更履歴）を確認・承諾・元に戻す手順
最後に、自分が作成した文書に対して、上司や同僚から「変更履歴付き」で修正が加えられて戻ってきたファイルを処理する手順です。
変更箇所の確認と承諾・元に戻す操作
送られてきたファイルを開き、「校閲」タブの「変更内容」グループにある「次へ」ボタンをクリックします。
すると、文書内にある最初の修正箇所（赤い線など）が自動的にハイライトされて選択されます。
その修正内容を見て、問題なければ「承諾」ボタンをクリックします。すると、赤い線が消えてその修正が正式に文書に適用され、自動的に次の修正箇所へとジャンプします。
もし、「ここは自分の元の表現の方が良い」と判断して修正を受け入れたくない場合は、「元に戻す（または『拒否』）」ボタンをクリックします。すると、相手が加えた修正がキャンセルされ、元の自分の文章に戻ります。
このように、「次へ」→「承諾」か「元に戻す」の判断、という操作を繰り返していくことで、すべての修正箇所を一つ残らず確実に確認・処理していくことができます。
（なお、「承諾」ボタンの下半分をクリックして「すべての変更を反映」を選ぶと、確認なしで一括適用することも可能ですが、重要な文書では一つずつ確認することをおすすめします。）
まとめ
Wordの「変更履歴の記録」と「コメント」機能を使用して、複数人での文書校正を効率的かつ正確に行う方法について解説しました。
「校閲」タブから変更履歴をオンにして作業するだけで、誰がどこを削除し、追加したのかが色付きで明示されるため、修正の意図や過程を相手と正確に共有できます。
疑問点や指示は「新しいコメント」として文書の横に付箋のように貼り付け、返信や解決のステータス管理を行うことで、メールでの煩雑なやり取りを減らすことができます。
そして、戻ってきたファイルに対しては、「次へ」ボタンで修正箇所を順番にジャンプしながら、「承諾」か「元に戻す」かを一つずつ判断していくことで、修正の見落としを確実に防ぐことができます。
チームでの共同作業において、ファイルを見比べる時間をなくし、スムーズな合意形成を図るために、これらの校閲ツールをセットで活用してみてはいかがでしょうか。