今回は、Excelのハイパーリンクを使って、シート移動をしやすくする方法を紹介します。
シートが増えると移動に時間がかかる
Excelブックに月別、部署別、担当者別のシートが増えると、目的のシートを探すだけで手間がかかります。シート見出しを横にスクロールしたり、似た名前のシートを開き直したりすることもあります。
ハイパーリンクを使うと、目次シートや一覧表から目的のシートへ移動できます。特に、共有用のブックや月次で更新するブックでは、最初に見る画面から各シートへ移動できると扱いやすくなります。シート移動の入口を用意することで、利用者が迷いにくくなります。
目次シートを作る
まず、ブックの先頭に目次用のシートを作ります。シート名は「目次」「メニュー」「確認用」など、用途が分かる名前にします。ここに、移動先のシート名や内容の説明を一覧にします。
目次シートに置く項目は、次のようなものです。
- 移動先のシート名
- シートの内容
- 更新担当者
- 最終更新日
- 確認が必要な項目
単にシート名だけを並べるより、内容の説明を添えると、初めて開く人にも分かりやすくなります。業務用のブックでは、入力するシートと確認するシートを分けて表示すると便利です。
シートへのリンクを設定する
リンクを設定したいセルを選び、右クリックから「リンク」を選びます。リンク先として「このドキュメント内」を選び、移動先のシートとセルを指定します。通常は、移動先シートのA1や先頭の見出しセルを指定します。
リンク文字は、移動先が分かる表現にします。「1月売上へ」「入力シートへ」「確認表へ」のように書くと、クリック後の動きが伝わります。URLのような長い文字列ではなく、操作の目的が分かる言葉にするのがポイントです。
複数のリンクを作る場合は、セルの色や下線をそろえます。リンクだと分かる見た目にしておくと、利用者が操作しやすくなります。
戻るリンクも用意する
目次から各シートへ移動できても、戻る方法が分かりにくいと使いづらくなります。各シートの同じ位置に「目次へ戻る」リンクを置くと、移動しやすくなります。
たとえば、各シートのA1や右上に戻るリンクを配置します。位置をそろえておけば、どのシートでも同じ感覚で操作できます。見出しの近くに置く場合は、入力欄と混同しないように色や枠で区別します。
戻るリンクは、頻繁に使うブックほど効果があります。確認作業で複数シートを行き来する場合、目次へ戻れるだけで作業の流れが整います。
リンク切れを防ぐ管理
シート名を変更すると、リンク先の表示や移動先に影響が出ることがあります。Excelが自動で調整する場合もありますが、リンクが多いブックでは確認が必要です。
リンク切れを防ぐために、次の点を意識します。
- シート名を頻繁に変えない
- 削除するシートにリンクがないか確認する
- 目次シートのリンク一覧を更新する
- 移動先セルを固定する
- 使わなくなったリンクを残さない
シートを追加したら目次にもリンクを追加し、削除したら目次からも消します。目次シートが古いままだと、かえって混乱の原因になります。
リンクと保護を組み合わせる
共有ブックでは、目次のリンクを誤って消されないようにする工夫も必要です。入力セルとリンクセルの見た目を分けたり、シート保護を使ったりすると、リンクを保ちやすくなります。
リンクセルを編集しない前提なら、目次シートを保護し、必要なセルだけ選択できるようにします。入力用のシートとは役割を分けておくと、利用者がどこを触ればよいか分かりやすくなります。
まとめ
Excelのハイパーリンクを使うと、目次シートから目的のシートへ移動しやすくなります。シート数が多いブックほど、移動の入口と戻るリンクを用意する効果があります。
ポイントは、リンク文字を分かりやすくし、シート名の変更や削除に合わせて目次を更新することです。共有用のブックでは、リンクセルを保護しておくと運用しやすくなります。