今回は、Wordの翻訳機能を使って、多言語文書を確認しやすくする方法を紹介します。
Wordの翻訳機能を使う目的
Wordには、文書内の文章を別の言語に訳して確認できる機能があります。海外向けの案内文、英文メールの下書き、社内の多言語資料、取引先から届いた文書の確認などで役立ちます。
翻訳機能は、文章の意味をつかむための補助として使うと便利です。専門的な契約文や正式な提出文書では、人による確認が必要になる場合がありますが、内容の概要を把握したり、表現の候補を出したりする場面では作業を進めやすくなります。
大切なのは、翻訳結果をそのまま完成文として扱わないことです。翻訳結果は確認用のたたき台として見て、文脈、相手、用途に合わせて整えます。
翻訳前に原文を整える
翻訳結果の読みやすさは、原文の状態に左右されます。日本語の文が長すぎたり、主語が省略されすぎたりしていると、翻訳後の意味が分かりにくくなることがあります。
翻訳前に整えたい点は次の通りです。
- 一文を短めにする
- 主語と目的語を補う
- あいまいな指示語を減らす
- 専門用語の表記をそろえる
- 箇条書きで情報を分ける
たとえば、「これを確認後に対応します」という文は、何を確認するのか、誰が対応するのかが分かりにくい場合があります。「担当者が申請内容を確認後、修正作業を行います」のように書くと、翻訳後の意味も安定しやすくなります。
選択範囲だけ翻訳する
文書全体を翻訳する前に、必要な部分だけを選んで翻訳すると確認しやすくなります。特定の段落や見出しだけ意味を確認したい場合、範囲を選択して翻訳すれば、作業が散らかりにくくなります。
基本的な流れは次の通りです。
- 翻訳したい文や段落を選択する
- 校閲関連のメニューから翻訳機能を開く
- 翻訳元と翻訳先の言語を確認する
- 翻訳結果を確認する
- 必要に応じて文書へ反映する
文書へ直接挿入する前に、翻訳結果を読み、意味が合っているか確認します。別の表現の方が自然な場合は、翻訳結果を参考にしながら自分で調整します。
文書全体を翻訳するときの注意
Wordでは、文書全体を翻訳して別文書として扱える場合があります。全体の意味を確認したいときには便利ですが、書式や表、注釈の扱いを確認する必要があります。
文書全体を翻訳するときは、元ファイルを残しておくことが大切です。翻訳後の文書を別名で保存し、原文と見比べながら確認します。元の文書に直接上書きすると、表現の差分を追いにくくなります。
また、見出し、表内テキスト、脚注、図形内の文字など、翻訳される範囲が想定どおりか確認します。重要な文書では、本文だけでなく、ヘッダーやフッターに入った情報も見落とさないようにします。
多言語確認で見るべきポイント
翻訳結果を確認するときは、単語ごとの正しさだけでなく、文書として自然に読めるかを見ます。特に業務文書では、丁寧さ、依頼の強さ、責任範囲の表現が大切です。
確認したいポイントは次の通りです。
- 依頼なのか通知なのかが分かるか
- 期限や条件が誤解されないか
- 担当者や対象者が明確か
- 専門用語が同じ意味で使われているか
- 箇条書きの並びが原文と対応しているか
日本語では自然な省略でも、別の言語では意味があいまいになることがあります。翻訳結果を見て不自然に感じる箇所は、原文側を直すと改善する場合があります。
専門用語は一覧で管理する
多言語文書では、同じ専門用語を毎回同じ表現にすることが大切です。Wordの翻訳機能で候補が出ても、社内や業界で使っている表記と違う場合があります。
よく使う用語は、文書の先頭や別ファイルに簡単な用語表としてまとめておくと確認しやすくなります。日本語、英語、略称、補足を並べておくと、複数人で編集するときにも表記を合わせやすくなります。
たとえば、製品名、部署名、機能名、手続き名は表記のゆれが起きやすい項目です。翻訳後に文書内検索を使い、同じ言葉が別の訳になっていないか確認します。
原文と翻訳文を並べて確認する
翻訳文だけを読むと、原文との対応が分かりにくくなることがあります。重要な箇所は、原文と翻訳文を並べて確認すると修正しやすくなります。
確認方法としては、表を作って左列に原文、右列に翻訳文を置く方法があります。短い案内文やメール文面では、この形にすると比較しやすくなります。長い文書では、見出し単位で分けて確認します。
原文と翻訳文を並べると、抜けている情報や順番が変わった箇所に気づきやすくなります。翻訳結果を整えるだけでなく、原文自体のあいまいさを見直すきっかけにもなります。
配布前の仕上げ確認
翻訳した文書を配布する前には、内容だけでなく見た目も確認します。言語が変わると文字数が増えたり減ったりするため、改行位置、表の幅、図形内の文字が崩れることがあります。
配布前に確認したい項目は次の通りです。
- 見出しが途中で切れていないか
- 表内の文字が収まっているか
- 箇条書きの階層が崩れていないか
- リンクや参照先が正しいか
- ファイル名に言語が分かる表記があるか
多言語版を複数作る場合は、ファイル名に言語名や版数を入れておくと管理しやすくなります。
まとめ
Wordの翻訳機能は、多言語文書の意味を確認したり、翻訳文のたたき台を作ったりするときに役立ちます。使う前に原文を短く明確に整えることで、翻訳結果も確認しやすくなります。
選択範囲の翻訳、文書全体の翻訳、原文との比較を使い分けると、用途に合わせて作業できます。専門用語は一覧で管理し、翻訳後に表記のゆれを確認します。
翻訳結果はそのまま完成文にせず、文脈や相手に合わせて整えることが大切です。Wordの翻訳機能を確認用の道具として使うことで、多言語資料の作成を進めやすくできます。