今回は、Wordのクイックアクセスツールバーで操作を短縮する方法を紹介します。
よく使う操作を近い場所に置く
Wordで文書を作っていると、同じ操作を何度も行うことがあります。保存、元に戻す、印刷プレビュー、表の挿入、段落の設定、書式のコピーなどは、資料作成の途中で繰り返し使いやすい操作です。
こうした操作を毎回リボンから探していると、文書そのものに向けたい注意が細かく途切れます。そこで使えるのがクイックアクセスツールバーです。画面の上部に小さなボタンを並べ、よく使う機能をすぐ実行できるようにします。
クイックアクセスツールバーは、Wordの標準機能です。リボンのタブを切り替えなくても使えるため、作業の途中で必要な操作へ移りやすくなります。設定を少し整えるだけで、自分の文書作成に合う操作環境を作れます。
追加する機能を選ぶ基準
便利そうな機能をすべて追加すると、ツールバーが混み合い、かえって目的のボタンを探しにくくなります。追加する機能は、日常的に使うものに絞るのが基本です。
まずは、自分が文書作成中に何度も使う操作を書き出します。毎回リボンを開いて探している機能や、ショートカットを覚えにくい機能が候補になります。
- 保存や上書き保存
- 元に戻す、やり直し
- 印刷プレビュー
- 書式のコピー
- 表の挿入や罫線関連
- 文字カウント
クイックアクセスツールバーは、手元に置く道具を選ぶ感覚で考えると整理しやすくなります。たまにしか使わない機能はリボンから探し、頻繁に使う機能だけを置くと、画面がすっきりします。
機能を追加する手順
機能を追加する方法はいくつかあります。分かりやすいのは、リボン上のボタンを右クリックして「クイックアクセスツールバーに追加」を選ぶ方法です。普段使うボタンを見つけたときに、その場で追加できます。
もう少し整理して追加したい場合は、Wordのオプションから設定します。クイックアクセスツールバーの設定画面では、機能の一覧から追加したいものを選び、表示順も調整できます。
設定の流れは次の通りです。
- ファイルタブからオプションを開く
- クイックアクセスツールバーを選ぶ
- 追加したいコマンドを選択する
- 追加ボタンで右側の一覧に入れる
- 上下ボタンで並び順を整える
並び順は、作業の流れに合わせると使いやすくなります。たとえば、保存、元に戻す、印刷プレビュー、文字カウントのように、利用頻度が高いものを左から並べると、目で追いやすくなります。
リボンの下に表示する使い方
クイックアクセスツールバーは、リボンの上だけでなく下にも表示できます。画面上部の小さな位置では見つけにくい場合や、ボタンを押しやすくしたい場合は、リボンの下に移動すると扱いやすくなります。
リボンの下に表示すると、本文に近い位置にボタンが並びます。特にノートパソコンの画面や、細かい作業を続ける文書では、操作位置が分かりやすくなります。
ただし、リボンの下に置くと本文の表示領域が少し狭くなります。縦方向の表示を広く使いたい場合は、上に戻すほうが向いています。画面の広さや作業内容に合わせて選ぶとよいでしょう。
文書作成の種類別に考える
クイックアクセスツールバーに置く機能は、作る文書の種類によって変わります。報告書を作る人と、契約書を整える人と、案内文を作る人では、よく使う操作が違います。
たとえば、報告書では見出し、目次、表、図表に関係する操作が多くなります。契約書では変更履歴、コメント、比較、検索置換などが候補になります。案内文では印刷プレビュー、ページ設定、余白、文字カウントが役立ちます。
- 報告書では見出しや表関連の操作を置く
- レビュー文書ではコメントや変更履歴を置く
- 印刷前提の文書では印刷プレビューやページ設定を置く
- 原稿作成では文字カウントや検索を置く
自分の作業に合わない機能を並べても、操作短縮にはつながりにくくなります。よく使う文書の流れを思い出しながら、必要な機能だけを選びます。
増やしすぎたら見直す
しばらく使っていると、最初に便利だと思って追加したボタンを使っていないことがあります。クイックアクセスツールバーは、定期的に見直すと使いやすさを保てます。
使っていないボタンが多いと、必要なボタンを探すまでの視線移動が増えます。少ない数に絞ることで、使いたい機能に届きやすくなります。
見直すときは、次の点を確認します。
- 最近使っていないボタンがないか
- 同じ役割の機能が重複していないか
- 並び順が作業の流れに合っているか
- リボンから使えば十分な機能まで置いていないか
削除しても、機能そのものがなくなるわけではありません。必要になれば、また追加できます。迷う場合は、数日使っていないボタンから外してみると判断しやすくなります。
ショートカットと組み合わせる
クイックアクセスツールバーは、ショートカットキーと組み合わせるとさらに使いやすくなります。キーボード操作が得意な機能はショートカットで行い、覚えにくい機能や画面を見ながら選びたい機能をツールバーに置きます。
たとえば、保存や元に戻すはショートカットを使い、文字カウントや印刷プレビューのように確認画面を開く操作はツールバーに置くという分け方があります。
すべてをツールバーで行う必要はありません。自分が自然に使える操作方法を組み合わせることで、Wordの作業が進めやすくなります。
共有端末では設定範囲に注意する
会社の共有端末や複数人で使うパソコンでは、クイックアクセスツールバーの設定を変える前に運用を確認します。個人用の端末なら自分の作業に合わせて調整できますが、共有端末では次に使う人が戸惑うことがあります。
共有環境では、標準的な機能だけを置く、または部署内でよく使う操作に絞ると扱いやすくなります。個人の好みで細かく変えすぎると、別の人が同じ画面を見たときに必要な操作を探しにくくなる場合があります。
また、パソコンの入れ替えやWordの再設定があると、ツールバーの内容が変わることがあります。よく使う構成がある場合は、どの機能を追加しているかをメモしておくと、再設定が必要なときに戻しやすくなります。
まとめ
Wordのクイックアクセスツールバーは、よく使う操作を画面上部に置き、リボンの切り替えを減らすための機能です。保存、印刷プレビュー、文字カウント、書式のコピーなど、作業中によく使う機能を選ぶと操作短縮につながります。
大切なのは、追加しすぎず、自分の文書作成に合う機能だけを置くことです。文書の種類や作業の流れに合わせて並び順を整え、使っていないボタンは外すと、Wordを扱いやすい状態に保てます。