今回は、Wordのコメント表示を印刷前に確認する方法を紹介します。
コメントは印刷時の見え方を確認しておく
Wordで文書をレビューするとき、コメント機能は修正依頼や確認事項を残すのに便利です。ただし、画面上では見えているコメントが、印刷やPDF化のときにどのように扱われるかは設定によって変わります。
コメント付きで印刷したいのか、最終版ではコメントを出したくないのかを確認せずに出力すると、意図しない状態で配布してしまうことがあります。印刷前にコメント表示と変更履歴の状態を確認することが大切です。
社内確認用の資料、契約前のレビュー文書、校正作業中の原稿などでは、コメントを残した版と消した版を使い分ける場面があります。目的に合わせて出力状態を選びます。
コメントを表示する目的を決める
印刷前に、コメントを出す理由を明確にします。確認者へ指摘内容を共有したいのか、完成版として本文だけを渡したいのかで設定が変わります。
確認用ならコメントを残す
レビュー中の文書では、コメントを表示した状態で印刷やPDF化を行うことがあります。指摘箇所とコメントが一緒に見えるため、会議や確認作業で使いやすくなります。
確認用として出す場合は、次の点を見ます。
- コメントが対象箇所と対応しているか
- 古いコメントが残っていないか
- 個人名や不要な情報が表示されていないか
- 余白にコメントが収まっているか
コメントが多い文書では、本文の表示領域が狭くなることがあります。印刷プレビューで読みやすさを確認します。
配布用ならコメントを非表示または削除する
完成版として配布する文書では、コメントを表示しない設定にするか、不要なコメントを削除します。非表示にしただけでは文書内にコメントが残るため、ファイルを共有する場合は注意が必要です。
PDFだけを配布する場合でも、出力設定によってコメントが含まれることがあります。配布前にはPDFを開き、コメントが出ていないか確認します。
表示状態を切り替える
Wordでは、校閲関連の表示を切り替えられます。コメント、変更履歴、吹き出し表示などの設定によって、画面と印刷の見え方が変わります。
最終版表示だけで安心しない
画面上で最終版のように見えていても、コメントや変更履歴が文書内に残っていることがあります。表示を切り替えて見えなくしているだけの場合、共有先で表示される可能性もあります。
完成版として渡す前には、コメントが残っていないか、変更履歴が承認または反映済みかを確認します。表示を隠すことと、情報を削除することは別の操作です。
吹き出し表示と本文内表示を確認する
コメントや変更履歴は、余白の吹き出しとして表示される場合と、本文内に表示される場合があります。印刷時のレイアウトにも影響するため、どの表示が適しているか確認します。
コメントの内容を確認しながら読む資料では吹き出し表示が便利です。本文の流れを確認したい場合は、コメントを非表示にして本文だけを出力するほうが読みやすくなります。
印刷プレビューで見るポイント
コメント付きで出力する場合は、印刷プレビューで必ず見え方を確認します。コメントが余白に収まらない、本文が縮小されすぎる、ページ数が増えるといったことがあります。
余白と文字の大きさを確認する
コメントを表示すると、本文の表示幅が狭くなることがあります。文章が折り返され、ページ数が増えたり、表が崩れたりする場合があります。
表や図を含む文書では、コメント表示によってレイアウトが変わることがあります。確認用なら問題ない場合もありますが、本文の内容が読みにくくなるなら、コメント一覧や別紙で管理する方法も考えます。
ページ番号のずれに注意する
コメント表示の有無でページ数が変わる場合があります。コメント付きの確認版とコメントなしの完成版では、ページ番号が異なることがあります。
会議でページ番号を使って確認する場合は、どちらの版を基準にするか決めておきます。確認版で指摘を集め、完成版ではページ番号が変わる可能性があることを共有しておくと混乱を避けやすくなります。
コメントを整理してから出力する
コメント付きで印刷する場合でも、不要なコメントは整理します。古い指摘、解決済みの会話、作成途中のメモが残っていると、確認者が迷う原因になります。
解決済みコメントを扱う
解決済みのコメントを残すか削除するかは、文書の目的によります。修正履歴として残したい場合はそのままにし、完成に近い確認では削除するほうが読みやすくなります。
コメントが多い場合は、重要なものだけ残す、担当者ごとに確認する、日付の古いものから処理するなど、整理の順番を決めると進めやすくなります。
個人情報を確認する
コメントには作成者名や時刻などの情報が含まれることがあります。社外へ共有する文書では、不要な個人情報が残っていないか確認します。
文書検査を使うと、コメント、変更履歴、文書プロパティなどを確認できます。配布前の最終確認として行うと、不要な情報の残りに気づきやすくなります。
版を分けて保存する
コメント付きの確認版と、コメントなしの配布版は分けて保存すると管理しやすくなります。同じファイルを上書きし続けると、どの状態が最終版なのか分かりにくくなります。
ファイル名で状態を分かるようにする
確認用には「コメント付き」、配布用には「最終」や「提出用」など、状態が分かる名前を付けます。日付や版番号も入れておくと、会議後にどのファイルを見ればよいか判断しやすくなります。
ただし、名前だけで安心せず、ファイルを開いてコメント表示と変更履歴を確認します。配布用PDFを作る場合も、PDFを開いて余白やコメントが出ていないか確認してから共有します。
まとめ
Wordのコメントは、レビューや校正に役立つ一方で、印刷やPDF化のときに意図せず表示されることがあります。確認用としてコメントを残すのか、配布用として非表示または削除するのかを先に決めます。
印刷前には、表示状態、変更履歴、吹き出し表示、印刷プレビューを確認します。完成版として共有する場合は、コメントを隠すだけでなく、不要なコメントや個人情報が文書内に残っていないか確認すると安心です。